Project Management: Chiusura di un progetto
Nel Project Management, la fase di chiusura è l’ultima fase del ciclo di vita gestionale del progetto. tale processo include lo svolgimento di tutte le attività necessarie per chiudere il progetto ed i contratti stipulati. Il progetto si chiude con la consegna del deliverable finale (prodotti e servizi realizzati) al cliente e ottenere la sua accettazione. Le attività di chiusura del progetto si eseguono anche nel caso in cui il progetto si concluda in anticipo come per esempio se il cliente, per diversi motivi, impone lo stop al progetto. In fase di chiusura è importante documentare tutte le lesson learned (apprendimenti) raccolte durante tutto il ciclo di vita del progetto e destinarli a progetti futuri dell’organizzazione per non commettere gli errori del passato. Le Lesson Learned possono essere relative ad aspetti tecnici, gestionali, organizzativi, ecc.
Una volta che il progetto è stato ultimato ed è consegnato il deliverable finale al cliente è consigliato una valutazione da parte del cliente e/o lo Sponsor per capire il suo livello di soddisfazione dai risultati ottenuti. Tale valutazione avviene attraverso le tecniche di tipo interviste, gli indagini e i sondaggi attraverso brevi questionari.
In fase di chiusura è indispensabile preparare il documento di chiusura (cioè il report finale). Il report viene redatto dal Project Manager ed i membri di team del progetto e deve contenere le informazioni che riguardano intero ciclo di vita del progetto. le informazioni più importanti sono: il confronto tra la fase di pianificazione ed esecuzione ovvero; il confronto tra le date di inizio e di fine delle attività pianificate con le date di effettivo realizzazione, il confronto tra i costi previsti e i costi a consuntivo, i motivi degli scostamenti e le azioni correttive, la descrizione del deliverable finale e comparazione con le specifiche richieste, i motivi della chiusura anticipata(solo se questo è avvenuta) i commenti relativi alla valutazione effettuata dal cliente (Sponsor) e relativo livello di soddisfazione, la valutazione delle performance del team di progetto e dei singoli membri, i commenti finali.
Il documento ufficiale di chiusura dovrà essere registrata nell’archivio dell’organizzazione e potrà essere utilizzato anche come un documento di guida per i futuri progetti.
