Project Management: Change Management e gestione delle modifiche di un progetto
Il Change Management rappresenta la gestione delle modifiche di un progetto, l’obiettivo principale di tale processo nel Project Management è di condurre e di realizzare quanto previsto secondo il piano del progetto e l’implementazione delle modifiche approvate per raggiungere gli obiettivi del progetto. Le modifiche del progetto (Project Change) includono qualsiasi cambiamento che subentra durante la fase di esecuzione e può comportare dei cambiamenti di alcune baseline di progetto già pianificate.
La richiesta della modifica può essere rappresentata formalmente da parte di uno Stakeholder avente il diritto di tale previlegio (nel maggiore dei casi la richiesta viene fatta direttamente dal Project Manager) e può riguardare qualsiasi aspetto del progetto (realizzare dei nuovi deliverables, sostituire un personale, la richiesta di nuove risorse, ecc.). Bisogna ricordare che ogni cambiamento ha degli impatti sul progetto. Il massimo impatto sarà nel caso delle modifiche dello scopo del progetto; si pensi alla richiesta di realizzare un nuovo deliverable: ciò comporta inevitabili variazioni sui costi, sui tempi, sulle risorse e può aggiungere dei rischi al progetto. Una volta che è stata emessa la richiesta della modifica da parte di uno Stakeholder, sarà inviata al comitato di controllo dei cambiamenti o ad altri organi equivalenti che hanno il compito di analizzare e di rispondere alla richiesta. Se la richiesta della modifica viene approvata il piano del progetto dovrà essere adeguato alla modifica. La richiesta della modifica viene presentata in forma di un documento che include le seguenti informazioni:
- Il richiedente della modifica;
- Il codice identificativo della modifica;
- La descrizione della proposta della modifica;
- I motivi della proposta della modifica;
- L’impatto della modifica sulle variabili del progetto
- Le decisioni del comitato del controllo dei cambiamenti in merito alla richiesta della modifica;
- I motivi delle decisioni prese;
- Le approvazioni (parziali o totali) della modifica richiesta.
I cambiamenti sono realtà inevitabili durante l’esecuzione del progetto e la mancanza di una efficace ed efficiente gestione dei cambiamenti (Change Management) potrà avere le conseguenze negative per il progetto, come per esempio, ripetizioni dei lavori, aumento dei costi e dei tempi, i conflitti e cosi via.
