Project Management: Esecuzione di un progetto

Nel Project Management, eseguire un progetto significa mettere in pratica un insieme delle attività, volte a realizzare tutti i deliverables e completare il lavoro del progetto secondo ciò che è stato pianificato in Project Plan. L’input di questa fase è il piano della gestione realizzato durante la fase di pianificazione, perciò per eseguire il progetto si fa riferimento a baseline dei costi, dei tempi e delle risorse determinati in piano di Project Management.

Durante la fase di esecuzione i documenti del progetto vengono aggiornati, e dove necessario alcune attività vengono ripianificati e vengono determinati le nuove baseline. Gli aggiornamenti possono includere i cambiamenti nelle durate previste delle attività, i cambiamenti relativi alla disponibilità e all’impiego delle risorse richieste (umane e materiali) ed i rischi non previsti. Può capitare in questa fase che si verifichino degli scostamenti dei costi e dei tempi causati per esempio dalla mancanza delle risorse necessarie nei tempi e nei costi previsti in piano del progetto. In questi casi il problema va analizzato nei dettagli e bisogna intraprendere le strategie per la risposta al problema in tempo giusto e prima che il problema diventa grave. Se le proposte dei cambiamenti sono troppe e in caso della loro approvazione, il piano del Project Management va aggiornato e saranno anche aggiornati le baseline di riferimento. Bisogna ricordare che la maggior parte dei costi del budget e delle risorse vengono impiegate nelle attività svolte durante l’esecuzione del progetto. Il lavoro definito nella fase di definizione del progetto dovrà essere portato a termine con il successo e nei limiti di tempo, di costo e di impegno delle risorse.

Le principali responsabilità del Project Manager in questa fase sono:

• Acquisire, formare e gestire i membri del team di progetto;
• Eseguire ed implementare le modifiche approvate;
• Il controllo della realizzazione dei deliverables previsti;
• La verifica dell’implementazione delle azioni correttive;
• Raccogliere costantemente i dati sulle prestazioni del lavoro inerenti al lavoro che è stato realizzato effettivamente sino a quel momento come per esempio come l’avanzamento temporale delle attività (date di inizio e fine effettive), l’avanzamento economico (costi effettivi), i lavori completati, ecc.

Il Project Manager durante la conduzione dell’esecuzione del progetto dovrà essere supportato dal team del progetto e da alcuni principali Stakeholders come consulenti, esperti, lo Sponsor o il cliente ed altri colleghi.

I principali processi della fase di esecuzione sono: la conduzione del progetto e la gestione dei cambiamenti, la gestione delle comunicazioni tra gli Stakeholders, la gestione degli approvvigionamenti, garantire la qualità del progetto, la gestione delle questioni, il reporting dello stato dell’avanzamento del progetto.