Project Management: Monitoraggio e controllo di un progetto
L’obiettivo principale della fase di monitoraggio e controllo del progetto, nel Project Management, è quello di verificare e valutare che l’andamento effettivo del progetto sia in linea con il piano del Project Management. Un efficace controllo del progetto consente di ridurre gli scostamenti rispetto le baseline di riferimento. Il controllo del progetto riguarda tutti gli aspetti del progetto ovvero: controllo delle risorse, controllo dei costi, controllo delle tempistiche, controllo della qualità dei prodotti, controllo delle comunicazioni con gli stakeholder, controllo dei rischi, ecc.
Il controllo viene effettuato dal Project Manager in collaborazione con i membri del team di progetto e con personale tecnico. Il Project Manager inoltre dovrà preparare un report delle informazioni rilevate da tutti i processi di controllo del progetto per riferire agli Stakeholder interessati (lo Sponsor/il cliente). Bisogna ricordare che il controllo è un processo che dovrebbe continuare in tutta la durata del progetto, dall’inizio alla fine. In questa fase è importante:
- Confrontare le prestazioni effettive con i dati di baseline;
- Misurare le performance complessive del progetto;
- Proporre eventuali azioni correttive;
- Analizzare, rilevare e monitorare i rischi e i loro piani di risposta;
- Mantenere le informazioni e la documentazione sui prodotti;
- Redigere i report su stato del progetto, avanzamento e previsioni;
- Fornire le previsioni a finire su costi e schedulazione;
- Monitorare l’implementazione delle modifiche approvate.
Anche nella fase di controllo e monitoraggio è fondamentale l’utilizzo dei Software del Project Management e applicare gli strumenti e le tecniche apposite per questa fase. Come è stato già detto nel secondo capitolo, gli strumenti grafici come i diagramma Gantt, Pert e Critical Path sono gli strumenti utili sia in fase di pianificazione che in fase di controllo. Attraverso tali strumenti si può tracciare l’avanzamento del progetto e aggiornare i dati relativi al lavoro svolto e il lavoro restante. Bisogna ricordare che monitoraggio e controllo del progetto con il solo tracciamento dei tempi non è sufficiente per valutare lo stato di salute complessivo del progetto. il metodo migliore per la valutazione dell’andamento e dello stato di salute complessivo del progetto è l’utilizzo dell’Earned Value che letteralmente significa valore guadagnato. Tale metodo si basa su una valutazione integrata in termini di tempi, costi e performance in approccio misto tra pianificato, consuntivo e costo ai valori di budget dell’effettivamente realizzato.
