Controllo e Monitoraggio di un progetto: Perchè sono necessari?
Il Project Management Institute (PMI) definisce il Progetto come “uno sforzo temporaneo per creare un prodotto o servizio unico”. Temporaneo significa che un Progetto ha un inizio e una fine definita. Unico definisce il prodotto o servizio differente da altri prodotti o servizi. Mentre il Project Management può essere definito come la gestione sistematica di un’impresa complessa, unica e di durata limitata, rivolta al raggiungimento di un obiettivo predefinito mediante un processo continuo di pianificazione e controllo di risorse differenziate e limitate, con vincoli interdipendenti di tempo, costo e qualità.
Detto ciò andiamo adesso a spiegare brevemente perchè la fase di controllo e monitoraggio di un progetto è sicuramente necessaria all’interno del ciclo di vita del progetto.
Per capire l’esigenza del controllo e monitoraggio di progetto è necessario definire cosa si intende per qualità. Bisogna notare che la qualità di un’opera o di un prodotto (anche un prodotto software) è il grado di soddisfacimento nel tempo del sistema delle esigenze che sono risultate dall’analisi e dalla trasposizione tecnica dei bisogni della committenza.
Infatti, l’obiettivo della fase di monitoraggio e controllo del progetto è quello di verificare che l’andamento effettivo del progetto sia in linea con il piano del Project Management. Un efficace controllo del progetto consente di ridurre gli scostamenti rispetto le baseline di riferimento. Il controllo del progetto riguarda tutti gli aspetti del progetto ovvero: controllo delle risorse, controllo dei costi, controllo delle tempistiche, controllo della qualità dei prodotti, controllo delle comunicazioni con gli stakeholder, controllo dei rischi, ecc. Il controllo viene effettuato dal Project Manager in collaborazione con i membri del team di progetto e con personale tecnico. Il Project Manager inoltre dovrà preparare un report delle informazioni rilevate da tutti i processi di controllo del progetto per riferire agli Stakeholder interessati (lo sponsor/il cliente). Bisogna ricordare che il controllo è un processo che dovrebbe continuare in tutta la durata del progetto, dall’inizio alla fine.
Bisogna ricordare infine che monitoraggio e controllo del progetto con il solo tracciamento dei tempi non è sufficiente per valutare lo stato di salute complessivo del progetto. il metodo migliore per la valutazione dell’andamento e dello stato di salute complessivo del progetto è l’utilizzo dell’Earned Value (EV, letteralmente significa valore guadagnato). Tale metodo si basa su una valutazione integrata in termini di tempi, costi e performance in approccio misto tra pianificato, consuntivo e costo ai valori di budget dell’effettivamente realizzato.
