Project Management: Che cos’è un progetto? 

Un progetto è un complesso coordinato di azioni finalizzato ad ottenere risultati determinati nel rispetto dei limiti stabiliti di tempo e di risorse. La UNI ISO 21500 suggerisce che il progetto è un insieme di processi unico, composto da attività coordinate e controllate, con date di inizio e di fine, che vengono realizzate per raggiungimento degli obiettivi del progetto. Gli elementi che attribuiscono il miglior risultato per raggiungere l’obiettivo sono per esempio:

1. Accurate stime iniziali;
2. Utilizzo di tecniche appropriate;
3. Impegno del gruppo;
4. Disponibilità delle risorse necessarie;
5. Controllo puntuale ma non burocratico;
6. La suddivisione in fasi della gestione del progetto.

I progetti interessano tutte le organizzazioni sia grandi che piccole, semplici e complesse. Essi possono essere soggetti a diversi vincoli: ambito, qualità, tempi, risorse e costi, e hanno un inizio e fine ben definiti. In altre parole, dal punto di vista del Management tutti i progetti hanno alcune caratteristiche fondamentali in comune, che sono riassunte qui di seguito :

• I progetti sono gli sforzi complessi che hanno inizio e fine, e non sono ripetitivi. Tutti i progetti hanno un scopo specifico che debbono raggiungerlo rispettando i limiti dei tempi e del budget. Sono inoltre iniziative originali e non di mere ripetizioni di iniziative precedenti.
• Un progetto è il processo che porta a creazione di determinati risultati. Quindi un progetto include l’intero processo necessario per realizzare un nuovo prodotto, un nuovo edificio, un nuovo software di contabilità o per ottenere qualsiasi altro risultato ben determinato. Però bisogna ricordare che il progetto è diverso dal risultato finale che può essere un nuovo prodotto, un nuovo impianto, ecc; un progetto è il processo con il quale si ottiene un nuovo risultato finale.
• Il progetto ha una vita finita. Il ciclo di vita di un progetto prevede un inizio e una fine e si suddivide in specifiche fasi. Il passaggio da una fase all’altra richiede l’approvazione o l’autorizzazione dell’alta direzione e il risultato ottenuto da ogni fase diventa l’input della fase successiva.

Ogni fase richiede l’allocazione e l’utilizzo delle risorse specifiche che di solito sono maggiori nelle fasi iniziali e minori quando il progetto si avvicina al termine. Anche le risorse umane, la capacità tecniche, le competenze e le altre risorse impegnate nel progetto variano in ogni fase. Al termine di ciascuna fase del progetto esistono cruciali momenti di valutazione e di decisione. Se non esistono gravi problemi che causano l’esigenza della ripetizione della fase già compiuta, si autorizza il passaggio alla fase successiva.

Per poter condurre al meglio il progetto verso lo scopo desiderato bisogna fin dall’inizio definire tutte le attività nei dettagli. Per facilitare la definizione delle attività bisogna dividere il progetto in diverse fasi ed è necessario che queste vengono ben curate e gestite. Dato che i progetti impiegano tante risorse preziose (denaro, competenze, impianti, tempo, energia), se queste non vengono gestite adeguatamente si avranno le conseguenze negative molto gravi per tutta la organizzazione; talvolta il fallimento di un progetto molto importante per l’impresa può annullare i benefici portati da altri progetti ben gestiti. Una gestione efficace dei progetti richiede la collaborazione di tutte le unità dell’organizzazione per dare un supporto adeguato al progetto.