Project Management: definizione e caratteristiche di un progetto

Nel mondo frenetico di oggi, il termine “progetto” viene usato per descrivere una vastissima gamma di attività, da una ricerca scientifica complessa all’ampliamento di una casa. Ma cosa accomuna davvero queste iniziative così diverse? E perché la gestione dei progetti è diventata una disciplina fondamentale per il successo in svariati settori?

Oltre le definizioni: l’essenza di un progetto

Già dai primi studi pionieristici di Taylor e Gantt agli inizi del Novecento, si è cercato di dare una definizione univoca al termine “progetto”. Le più recenti convergono su un concetto chiave:

Un progetto è un insieme temporaneo di persone e risorse dedicate al raggiungimento di un obiettivo specifico, entro un tempo definito e con un budget stabilito.

In parole semplici, un progetto è un’impresa con un inizio e una fine ben definiti, che riunisce risorse e competenze per realizzare un risultato concreto.

Le caratteristiche distintive di un progetto:

Indipendentemente dal settore o dall’organizzazione, un progetto presenta elementi distintivi che lo differenziano dalle attività ordinarie:

• Un obiettivo chiaro e definito: Il progetto ha uno scopo preciso da raggiungere, con specifiche e vincoli ben delineati.
• Attività interconnesse: Il progetto è composto da una serie di attività tra loro correlate e interdipendenti, che devono essere coordinate per il successo complessivo.
• Tempo limitato: Ogni progetto ha una durata definita, con un inizio e una fine stabiliti.
• Risorse limitate: Le risorse a disposizione per il progetto, siano esse umane, finanziarie o strumentali, sono generalmente limitate e devono essere gestite con attenzione.
• Carattere multidisciplinare: Un progetto spesso richiede la collaborazione di competenze e professionalità diverse, provenienti da differenti aree o addirittura organizzazioni.
• Unicità del risultato: Il progetto mira a creare un prodotto, un servizio o un risultato unico e originale, che non esisteva prima.
• Sviluppo progressivo: Il progetto si sviluppa in modo graduale, attraverso fasi successive e un processo di elaborazione continua.

I vincoli che guidano il progetto:

Ogni progetto è soggetto a vincoli che ne influenzano il percorso e il successo:

• Qualità/prestazioni: Il progetto deve soddisfare determinati standard di qualità e raggiungere le prestazioni desiderate.
• Tempo: Il progetto deve essere completato entro la scadenza stabilita.
• Costo: Il progetto deve essere realizzato rispettando il budget definito.
• Relazioni con il cliente: Se il progetto è realizzato per un cliente esterno, è fondamentale mantenere relazioni positive e soddisfare le sue aspettative.

I benefici della gestione dei progetti:

La gestione efficace dei progetti offre numerosi vantaggi:

• Raggiungimento degli obiettivi: Aumenta la probabilità di raggiungere gli obiettivi prefissati in termini di tempo, costi e qualità.
• Efficienza e produttività: Migliora l’utilizzo delle risorse e ottimizza i tempi di realizzazione.
• Riduzione dei rischi: Identifica e gestisce i potenziali rischi in modo proattivo, minimizzando il loro impatto negativo.
• Migliore comunicazione e collaborazione: Favorisce una comunicazione chiara e trasparente tra tutti gli stakeholder coinvolti.
• Maggiore controllo e visibilità: Offre una panoramica completa sull’avanzamento del progetto e permette di intervenire tempestivamente in caso di scostamenti.

In sintesi, un progetto rappresenta un’impresa temporanea con un obiettivo chiaro da raggiungere, attraverso l’impiego coordinato di risorse e competenze. La gestione efficace dei progetti è fondamentale per il successo in svariati settori, garantendo il raggiungimento degli obiettivi prefissati nel rispetto dei tempi, dei costi e delle aspettative di tutti gli stakeholder coinvolti.

Le caratteristiche principali di un progetto

Un progetto, secondo il Project Management Institute (PMI), è uno sforzo temporaneo intrapreso allo scopo di creare un prodotto, un servizio o un risultato unici. Le sue principali caratteristiche sono tre, illustriamole qui di seguito.

Temporaneità

Ogni progetto ha un inizio e una fine ben definiti. La fine viene raggiunta quando si verifica una delle tre condizioni:

1. gli obiettivi del progetto sono stati raggiunti;
2. è evidente che sarà impossibile raggiungere gli obiettivi;
3. il progetto non è più necessario e viene chiuso.

Ciò non significa che un progetto ha breve durata, i progetti possono durare anche anni, l’importante è comprendere che la durata di un progetto è definita.

Il termine temporaneo non si estende normalmente al prodotto, al servizio o al risultato creati tramite il progetto, infatti l’obiettivo di molti progetti è creare risultati duraturi.

La natura temporanea dei progetti può essere applicata anche ad altri aspetti:

• l’opportunità o finestra di mercato è generalmente temporanea;
• come unità lavorativa, raramente il gruppo di progetto sopravvive al progetto, il gruppo infatti realizzerà il progetto e alla conclusione di questo verrà sciolto, riassegnando il personale ad altri progetti.

Prodotti, servizi o risultati unici

Un progetto crea prodotti, servizi o risultati unici. I progetti creano:

• un prodotto finale o un componente di un prodotto;
• la capacità di erogare un servizio;
• un risultato, come degli esiti o dei documenti.

L’unicità è un’importante caratteristica degli output di un progetto.

Elaborazione progressiva

Con questa espressione si intende lo sviluppo in passaggi successivi e la prosecuzione incrementale. Ad esempio, in una prima fase viene definito l’ambito del progetto, questo sarà poi esplicitato e arricchito di dettagli mano a mano che il gruppo di progetto svilupperà delle conoscenze sul settore.

L’elaborazione progressiva delle specifiche di prodotto deve essere attentamente coordinata con un’appropriata definizione dell’ambito del progetto, specie nel caso in cui il progetto venga sviluppato su commessa. Se correttamente definito, il lavoro da eseguire va controllato durante l’avanzamento del progetto e l’elaborazione delle specifiche di prodotto.

Infine, è necessario e fondamentale comprendere che un progetto è un processo che, coinvolgendo competenze diverse, attraversa in modo trasversale l’intera struttura organizzativa.

Tipi di progetti

I progetti possono essere diversi nelle modalità di attuazione. Ecco alcuni esempi di progetti:

• Progetti tradizionali: vengono eseguiti in sequenza in fasi. Queste fasi sono tipicamente avvio, pianificazione, esecuzione, monitoraggio e chiusura. La maggior parte dei progetti infrastrutturali ad alto costo utilizza la gestione tradizionale dei progetti.
• Progetti agili: vengono utilizzati principalmente nello sviluppo di software. Sono focalizzati sulle persone e adattivi. In genere hanno anche tempi di consegna brevi.
• Progetti remoti: la gestione dei progetti remoti viene solitamente utilizzata da team distribuiti che raramente si incontrano di persona. La gestione dei collaboratori freelance è un esempio di progetto remoto.
• Progetti dell’agenzia: i progetti dell’agenzia vengono esternalizzati a un’agenzia che probabilmente avrà progetti con più clienti. I progetti di marketing e design sono comunemente esternalizzati alle agenzie.

I confini di un progetto

Ogni progetto opera entro determinati confini chiamati vincoli:

• Scopo del progetto
• Programma del progetto
• Persone
• Risorse.

Tutti questi vincoli di progetto dipendono da ciò che il progetto mira a raggiungere e quando. Il risultato di un progetto si traduce in deliverable. Tutto ciò che viene prodotto durante lo sviluppo del progetto come documenti, piani e rapporti di progetto è considerato un risultato finale. Un deliverable può anche essere il risultato del progetto stesso.    

Avere un risultato finale, oltre a un periodo di tempo finito, distingue la gestione del progetto dalle operazioni normali. Poiché i progetti sono diversi dalle operazioni di routine, la maggior parte delle persone coinvolte sono quelle che di solito non lavorano insieme. A volte, i professionisti coinvolti provengono da diverse organizzazioni e aree geografiche. Se il risultato desiderato viene raggiunto in tempo e nel rispetto del budget, un progetto è considerato un successo.