Best practice per rendere più efficaci le tue riunioni di QA in azienda

Sei mai stato bloccato in una riunione mal organizzata? Le cose stanno diventando caotiche quando qualcuno parla, altri interrompono e, di conseguenza, nulla è deciso. Esiste dunque uno scenario più pratico di tenere una riunione con il team?

Prima di dare consigli e svelare i segreti, dobbiamo rendere trasparente di quali incontri parleremo. La frequenza e le forme dei incontri dipenderanno da diversi fattori: tipo di progetto, metodologia, dimensione del team, ecc. Se parliamo del gruppo di tester software, ecco l’elenco degli incontri più tipici per loro:

• incontri regolari con i membri del team per quanto riguarda lo stato del progetto, i problemi e le situazioni;
• regolare comunicazione organizzativa con il team;
• manifestazioni settimanali mirate su situazioni problematiche;
• incontri faccia a faccia sui risultati intermedi del Piano di Sviluppo Individuale con la presenza del Project Manager (PM);
• incontri settimanali con il team.

I 5 migliori consigli per migliorare il flusso delle riunioni

Ci sono alcuni strumenti che funzioneranno per l’efficacia delle tue riunioni: videoconferenza, software di gestione delle attività, strumenti per la pianificazione automatica e così via. Ma garantiranno il boom della produttività per i tuoi rally? Nel 70% dei casi, il miglioramento non riguarda l’utilizzo di software speciali, ma piuttosto un atteggiamento nei loro confronti, il cosiddetto “mindset”. Le persone sono quelle che influenzano l’efficienza della comunicazione e alcune semplici regole possono funzionare meglio di dozzine di strumenti elaborati.

Annunciare l’agenda chiara e visibile

Questo requisito può sembrare chiaro come il giorno, ma la verità è che molte riunioni iniziano senza un piano o uno scopo specifico. Utilizzare uno dei modi per visualizzare l’agenda:

• Dispense e documenti
  
• Accesso al documento online
• Breve discussione dell’ordine del giorno all’inizio di una riunione

Questi modi aiuteranno tutti a comprendere lo scopo della raccolta e a navigare nel flusso. L’agenda, preparata in anticipo, funge da mappa guida durante la conversazione e aiuta a rimettersi in carreggiata nel caso in cui la discussione vada fuori orario.

Sii puntuale

Cosa c’è di peggio che aspettare che compaia un responsabile della riunione? Sfortunatamente, molte persone con posizioni e potere hanno la cattiva abitudine di essere in ritardo, facendo sentire gli altri meno preziosi e più dipendenti. I dipendenti prendono spunto dal responsabile e se vogliono che la manifestazione inizi in tempo, lo farà.
Un’altra abilità di un valido meeting master è terminare la comunicazione entro i tempi predefiniti. Questa pratica ti aiuterà a preparare un’agenda chiara e consentire agli altri di pianificare il loro tempo per l’intera giornata.

Stabilisci l’obiettivo

Dovresti coprire questo punto, preparando l’ordine del giorno per la prossima riunione. L’obiettivo definisce lo scopo di raccogliere e parlare. Assicurati di aver riflettuto e annotato ogni problema che necessita di discussione e i risultati finali che stai per ottenere. Se i partecipanti alla riunione capiscono perché sono riuniti e cosa ti aspetti da loro, questo accelererà il processo e lo renderà esplicito.

Riduci il numero di persone

Vuoi risparmiare tempo, fatica e nervi? Invita meno persone possibile alle tue riunioni. Le manifestazioni più efficaci hanno meno di otto persone presenti, il che aiuta a concentrarsi sugli oratori, a limitare il flusso di informazioni ed evitare dettagli non necessari.

Chiarire tutti i problemi

La soluzione migliore per questo requisito è preparare un documento scritto che contenga le questioni discusse, le decisioni prese o il cosiddetto “parcheggio” per domande che richiedono una discussione individuale o un rinvio fino a un’altra chiamata. Nel caso in cui non vuoi perdere tempo con questo, gestisci questi problemi alla fine di una riunione.

Conclusioni

Segreti essenziali per meeting efficaci!

Una comunicazione ben organizzata e strutturata è una strada per la risoluzione dei problemi. Quindi, in questo modo aumenterai la tua attività al livello successivo. Tutto ciò di cui hai bisogno è dedicare del tempo a pianificare riunioni, definire obiettivi e rivolgerti alle persone giuste. Non dimenticare di attenersi al programma e di fornire un riepilogo di ciò di cui hai discusso e deciso. Usa questi suggerimenti utili ma semplici preparandoti per la riunione successiva. I risultati non ti faranno aspettare.