Caratteristiche, funzionamento e vantaggi di un sistema di gestione del magazzino in informatica

Che cos’è un sistema di gestione del magazzino?

Un sistema di gestione del magazzino (WMS) è costituito da software e processi che consentono alle organizzazioni di controllare e amministrare le operazioni di magazzino dal momento in cui le merci o i materiali entrano in un magazzino fino alla loro uscita. I magazzini sono al centro delle operazioni di produzione e della catena di fornitura perché contengono tutto il materiale utilizzato o prodotto in tali processi, dalle materie prime ai prodotti finiti.

Lo scopo di un WMS è quello di garantire che le merci e i materiali si muovano attraverso i magazzini nel modo più efficiente ed economico. Un WMS gestisce molte funzioni che consentono questi movimenti, tra cui il monitoraggio dell’inventario, il prelievo, la ricezione e lo stoccaggio.

Un WMS fornisce inoltre visibilità sui livelli di inventario di un’organizzazione, aiuta nelle previsioni, facilita il controllo dell’inventario e migliora i parametri di movimentazione dei materiali in qualsiasi momento e luogo, sia in una struttura che in transito.

I gestori di magazzino sono gli utenti principali di un WMS, ma può essere integrato con la pianificazione delle risorse aziendali (ERP), la gestione delle relazioni con i clienti (CRM), i sistemi di gestione dei trasporti (TMS) e la gestione dell’inventario. Un addetto alle vendite e al marketing può effettuare ricerche sul WMS e ottenere statistiche aggiornate sulla rapidità con cui gli articoli venduti vengono individuati, raccolti e imballati, quindi consultare un TMS per scoprire come e quando il prodotto è stato spedito e la data di consegna stimata. Tutti questi dati possono essere trasformati in report sulle prestazioni.

Dove si inserisce il WMS nella supply chain

La catena di fornitura (o supply chain) può operare solo con la rapidità, precisione ed efficienza consentite dai processi di magazzino. Un WMS svolge un ruolo fondamentale nell’ottimizzazione della gestione della catena di fornitura (SCM) gestendo i processi di evasione degli ordini, dalla ricezione delle materie prime alla spedizione dei prodotti finiti.

Se le materie prime non vengono ricevute correttamente o i componenti vengono smarriti, la catena di fornitura potrebbe essere rallentata o interrotta. I WMS sono fondamentali per garantire che questi processi funzionino senza intoppi monitorando l’inventario e assicurandosi che le merci siano immagazzinate e smistate correttamente, nonché spedite e tracciate in modo accurato.

Il ruolo del WMS è quello di semplificare l’automazione del magazzino aiutando gli utenti a gestire le attività di evasione, spedizione e ricezione nel magazzino o nel centro di distribuzione, come il prelievo delle merci dagli scaffali per la spedizione o lo stoccaggio delle merci ricevute. Il suo ruolo nell’inventario è quello di tenere traccia dei dati di inventario che provengono dai lettori di codici a barre e dai tag di identificazione a radiofrequenza (RFID) e aggiornare il modulo di gestione dell’inventario nel sistema ERP per garantire che disponga delle informazioni più recenti. Un collegamento di integrazione sincronizza i dati di inventario memorizzati nel sistema ERP e nel WMS.

Il sistema ERP gestisce la contabilità e gran parte della fatturazione, la gestione degli ordini e la gestione delle scorte.

Il WMS è il luogo in cui vengono gestiti i processi di spedizione e ricezione. Si tratta essenzialmente di un archivio di informazioni dettagliate sui corrieri, ma è anche un sistema di comunicazione basato sulle transazioni per pianificare, eseguire e tracciare le spedizioni.

A volte, un TMS è integrato con un WMS per coordinare meglio le attività logistiche in entrata e in uscita che si verificano all’interfaccia tra magazzini e spedizionieri. Tali attività includono la pallettizzazione delle merci, la programmazione della manodopera, la gestione del piazzale, la creazione di carichi e il cross-docking.

Di solito gli ordini arrivano automaticamente dall’ERP o dai sistemi di gestione degli ordini integrati con il TMS. Il sistema ERP fornisce inoltre le informazioni sull’ordine di cui TMS ha bisogno per preparare ed eseguire le spedizioni. Oltre ai dati di base come il nome e l’indirizzo del cliente, i dati del sistema ERP includono anche informazioni dettagliate sugli articoli per garantire che vengano spediti i prodotti giusti. Il TMS restituisce i dettagli della spedizione necessari al sistema ERP per le sue funzioni di contabilità e gestione degli ordini, come il numero di tracciabilità, il nome del corriere e i costi. Le informazioni sulla spedizione potrebbero anche essere inserite in un modulo per aiutare ad aggiornare i clienti sullo stato dell’ordine.

Tipologie di sistemi di gestione del magazzino

I WMS sono disponibili in diversi tipi e metodi di implementazione. La tipologia dipende in genere dalle dimensioni e dalla natura dell’organizzazione. Di seguito sono elencati quattro tipi di WMS:

Sistemi autonomi.
Moduli WMS nei sistemi SCM.
Moduli WMS nei sistemi ERP.
WMS basato sul cloud.

I WMS possono anche variare notevolmente in termini di complessità. Alcune piccole organizzazioni potrebbero fare affidamento su semplici documenti cartacei o fogli di calcolo, ma la maggior parte delle organizzazioni più grandi utilizza software WMS complessi.

Chi utilizza la tecnologia del sistema di gestione del magazzino?

Alcune configurazioni WMS sono progettate specificamente per le dimensioni dell’organizzazione e molti fornitori dispongono di versioni di prodotti WMS in grado di adattarsi a diverse dimensioni organizzative. Alcune organizzazioni creano il proprio WMS da zero, ma è sempre più comune implementare un WMS di un fornitore affermato, in particolare di fornitori cloud.

Un WMS può anche essere progettato o configurato per i requisiti specifici dell’organizzazione. Ad esempio, un venditore di e-commerce potrebbe utilizzare un WMS che ha funzioni diverse rispetto a un rivenditore fisico. Un WMS potrebbe anche essere progettato o configurato specificamente per i tipi di beni venduti dall’organizzazione. Un rivenditore di articoli sportivi, ad esempio, avrebbe esigenze diverse rispetto a una catena di alimentari.

Caratteristiche dei sistemi di gestione del magazzino

Molte funzionalità mostrate nella Figura 2 sono comuni ai prodotti software WMS. Affrontano quanto segue:

Progettazione del magazzino. Ciò consente alle organizzazioni di personalizzare il flusso di lavoro e la logica di prelievo per garantire che il magazzino sia progettato per un’allocazione e un movimento ottimizzati dell’inventario. Il WMS stabilisce la suddivisione dei contenitori che massimizza lo spazio di stoccaggio e tiene conto delle variazioni nell’inventario stagionale.
Monitoraggio dell’inventario. Questo supporta sistemi avanzati di tracciamento e identificazione automatica e acquisizione dati (AIDC), inclusi lettori RFID e codici a barre per garantire che le merci possano essere trovate facilmente quando devono essere spostate.
Ricezione e conservazione. Ciò facilita lo stoccaggio e il recupero dell’inventario, spesso con la tecnologia pick-to-light o pick-to-voice per aiutare gli addetti al magazzino a localizzare le merci.
Prelievo e imballaggio della merce. Ciò include il prelievo a zone, il prelievo a onda e il prelievo in batch. Gli addetti al magazzino possono anche utilizzare le funzioni di suddivisione in zone dei lotti e di interfoliazione delle attività per gestire le attività di prelievo e imballaggio in modo più efficiente.
Spedizione. Ciò consente al WMS di inviare polizze di carico prima della spedizione, generare distinte di imballaggio e fatture per la spedizione e inviare notifiche anticipate di spedizione ai destinatari.
Gestione del lavoro. Ciò aiuta i responsabili del magazzino a monitorare le prestazioni dei lavoratori utilizzando indicatori chiave di prestazione (KPI) che indicano quando i lavoratori lavorano al di sopra o al di sotto degli standard.
Gestione del piazzale e della banchina. Ciò aiuta i camionisti che entrano in un magazzino a trovare le banchine di carico giuste. Un uso più complesso della gestione del piazzale e delle banchine consente il cross-docking e altre funzioni della logistica in entrata e in uscita.
Segnalazione. Ciò aiuta i manager ad analizzare le prestazioni delle operazioni di magazzino e a trovare aree da migliorare.

Sistema di gestione del magazzino basato sul cloud

I WMS, insieme ad altri sistemi aziendali come gli ERP, sono nati come sistemi eseguiti sui server locali di un’organizzazione. Questo modello è in fase di transizione verso i WMS basati su cloud, che stanno prosperando man mano che le organizzazioni si rendono conto dei vantaggi derivanti dall’esecuzione dei sistemi nel cloud.

Con un WMS basato su cloud, il fornitore WMS o un fornitore di servizi cloud ospita e gestisce il software. Anche i fornitori di servizi gestiti non cloud (MSP) potrebbero supportare i WMS. Ciò elimina l’onere di installazione, gestione e aggiornamento del sistema dal reparto IT dell’organizzazione.

Vantaggi dei sistemi di gestione del magazzino basati su cloud

I vantaggi di un WMS basato su cloud includono quanto segue:

Implementazione più rapida. L’implementazione dei tradizionali WMS locali può in genere richiedere mesi, mentre le implementazioni WMS basate su cloud possono essere completate in settimane, a seconda della complessità. Ciò significa che le organizzazioni hanno un percorso più rapido verso un ROI positivo e possono sfruttare più rapidamente le funzionalità WMS del cloud, il che rappresenta un enorme vantaggio nell’economia frenetica di oggi.
Meno problemi di aggiornamento. Nel modello di distribuzione Software-as-a-Service (SaaS) per WMS basato su cloud, i fornitori gestiscono gli aggiornamenti e le modifiche alla configurazione con aggiornamenti e patch regolarmente pianificati. Avere la versione più recente del software e le patch associate significa che le organizzazioni dedicano tempo e risorse minimi alla gestione degli aggiornamenti.
Costi inferiori. I WMS basati su cloud costano meno perché non richiedono installazione di hardware, software e amministratori IT per gestirli. Le personalizzazioni o le modifiche, che possono essere costose per i sistemi locali, sono gestite dal fornitore con l’approvazione del cliente. Anche gli aggiornamenti ai sistemi locali possono essere costosi, se comportano la reinstallazione e la riconfigurazione del software e l’aggiornamento dell’hardware.
Scalabilità. I WMS basati su cloud possono essere scalati rapidamente man mano che le organizzazioni crescono e le catene di fornitura diventano più complesse. Sono più flessibili e possono essere riconfigurati al variare dei requisiti aziendali o delle condizioni del mercato.

Contro del sistema di gestione del magazzino basato su cloud

Gli svantaggi di un WMS basato su cloud includono:

Costi a lungo termine. Sebbene i WMS basati su cloud abbiano spesso costi iniziali inferiori rispetto ai sistemi locali, il pagamento delle licenze su base mensile o annuale potrebbe essere più costoso nel lungo periodo. Le organizzazioni potrebbero anche sostenere costi aggiuntivi per l’implementazione di nuovi moduli o pacchetti di supporto premium.
Personalizzazione. I costi per la personalizzazione del software SaaS WMS potrebbero essere proibitivi, rendendolo meno adatto alle organizzazioni che necessitano di modificare il software per soddisfare i propri processi specifici o requisiti di settore.
Aggiornamenti e patch. I WMS basati su cloud vengono generalmente aggiornati e patchati su base regolare. Sebbene ciò garantisca che i sistemi siano sempre aggiornati, potrebbe richiedere che i clienti modifichino periodicamente i processi per stare al passo con il nuovo software e gli utenti potrebbero aver bisogno di una riqualificazione se i cambiamenti sono significativi.

Conclusioni

Possiamo concludere dicendo che, l’e-commerce, la logistica integrata e la consegna rapida stanno cambiando l’ecosistema aziendale, rendendo i WMS sempre più cruciali. Al giorno d’oggi, le aziende stanno adattando i propri approcci all’implementazione del WMS per rimanere competitive sul mercato. La loro implementazione aumenta il potenziale e la competitività della vostra azienda migliorando la produttività, ottimizzando lo spazio, riducendo i costi, supportando la tecnologia più recente e migliorando il servizio clienti. Pertanto, se gestisci un’attività logistica, di catena di fornitura o di prodotto ampia e complessa, utilizza un WMS per ottimizzare e scalare le tue prestazioni.