Che cos’è, vantaggi e benefici del Digital Workplace in azienda

Il Digital Workplace

Al giorno d’oggi, i confini tra il luogo di lavoro inteso come spazio fisico e il luogo di lavoro inteso come ambiente produttivo si sono azzerati sempre di più, offuscando la netta divisione tra le due entità. Le principali organizzazioni, quindi, si sono attivate implementando un ambiente di lavoro completamente nuovo: il Digital Workplace. In questa nuova dimensione, i dipendenti comunicano e collaborano in modi senza precedenti, utilizzando le più comuni tecnologie, abbattendo in questo modo le principali barriere comunicative. La chiave del successo, tuttavia, risiede nell’attuazione efficace di una strategia di Digital Workplace in grado di guidare un vero cambiamento culturale all’interno delle aziende, rimodellando di conseguenza l’ambiente di lavoro.

In ogni caso l’obiettivo principale del Digital Workplace è l’utilizzo di tecnologie a sostegno della comunicazione, della collaborazione in team, della condivisione di documenti e dell’aggiornamento di informazioni. In particolare, la collaborazione in tempo reale diventa l’elemento principale di diversificazione di questa modalità di lavoro così innovativa, infatti gli strumenti di collaborazione sono molto più sofisticati e permettono ai team di lavorare in modo sincronizzato e in real-time in completa sicurezza, contribuendo in questo modo all’innovazione aziendale pur operando su sedi distaccate. Anche le risorse esterne come collaboratori, clienti, consulenti e fornitori potranno essere coinvolte attivamente.

Benefici e vantaggi del Digital Workplace

I vantaggi nell’adozione di una strategia di lavoro digitale possono essere così riassunti:

1. Il primo vantaggio riguarda la maggiore produttività ed efficienza grazie all’uso degli strumenti digitali. Grazie a quest’ultimi infatti è possibile portare a termine i progetti in tempo reali, semplificando di gran lunga i processi e permettendo ai dipendenti di svolgere più lavoro in meno tempo. Un sondaggio svolto nel 2019 da CoSo Cloud mostra come il 77% dei lavoratori remoti segnali livelli di produttività elevati, grazie ad esempio all’uso di Google Docs o dei calendari condivisi.
2. Il secondo punto riguarda la comunicazione. Sempre grazie alla tecnologia, vengono eliminate in maniera definitiva le frizioni nelle attività quotidiane, facendo fluire le comunicazioni senza intoppi sia tra i vari dipartimenti e reparti, sia tra dipendenti di livello inferiore e superiore, consentendo il libero scambio di idee all’interno dell’organizzazione.
3. Il terzo vantaggio riguarda la riduzione dei costi operativi. Grazie all’uso di riunioni virtuali e chat board interattive, i dipendenti non sono più costretti a muoversi fisicamente, risparmiando così sui costi di viaggio e generali come spazi per uffici e mobili. Nel contempo, all’interno del Digital Workplace, i dipendenti riescono a godere di una maggiore flessibilità sia negli orari che nell’ambiente di lavoro, potendosi connettere in qualsiasi luogo, riuscendo in questo modo a raggiungere anche un equilibrio tra lavoro e vita privata.
4. Il quarto vantaggio mostra come gli strumenti di collaborazione consentono ai dipendenti di comunicare e connettersi tra loro, creando un forte legame professionale che promuove il lavoro di squadra e crea un senso di appartenenza.
5. Il quinto vantaggio osserva come l’utilizzo di strumenti digitali efficaci, come ad esempio l’Intranet che sfrutta l’integrazione di Google Analytics, consenta di identificare alcuni KPI che permettano di determinare aree di miglioramento per ottimizzare i processi, sia dal punto di vista interno che esterno all’azienda.
6. In sesto vantaggio riguarda il mondo recruiting, ovvero ambienti di lavoro avanzati tecnologicamente sono in grado di attirare candidati qualificati. Molte aziende hanno beneficiato di un tasso di turnover inferiore del 25%, il che significa che i dipendenti di talento hanno maggiori probabilità di rimanere attaccati al business che offre maggiori opportunità digitali.
7. Il settimo vantaggio mostra come nel giusto ambiente di lavoro digitale, i dipendenti si sentono più liberi di esprimere le loro opinioni e di conseguenza sentirsi apprezzati. Per conseguenza naturale, questo porterà i dipendenti a prendersi più cura dei clienti.

Infine, quando un’azienda è in grado contemporaneamente di aumentare la produttività e di ridurre i costi, si verifica molto probabilmente un aumento dei ricavi.