Definizione, caratteristiche e framework del Digital Workplace in azienda

Il Digital Workplace

Al giorno d’oggi, i confini tra il luogo di lavoro inteso come spazio fisico e il luogo di lavoro inteso come ambiente produttivo si sono azzerati sempre di più, offuscando la netta divisione tra le due entità. Le principali organizzazioni, quindi, si sono attivate implementando un ambiente di lavoro completamente nuovo: il Digital Workplace. In questa nuova dimensione, i dipendenti comunicano e collaborano in modi senza precedenti, utilizzando le più comuni tecnologie, abbattendo in questo modo le principali barriere comunicative. La chiave del successo, tuttavia, risiede nell’attuazione efficace di una strategia di Digital Workplace in grado di guidare un vero cambiamento culturale all’interno delle aziende, rimodellando di conseguenza l’ambiente di lavoro.

Definizione ed obiettivo del Digital Workplace

È difficile dare una definizione univoca di quello che è il Digital Workplace, poiché il concetto è ancora troppo in evoluzione per poter essere definito in maniera precisa e definitiva.

Il termine è stato coniato per la prima volta da Charles Grantham e Larry Nichols nel 1993 che definiscono il Digital Workplace come la raccolta di tutti gli strumenti digitali in un’organizzazione che consentono ai dipendenti di svolgere il proprio lavoro come intranet, strumenti di comunicazione, posta elettronica, CRM, ERP, sistema delle risorse umane, calendario e altri processi o strumenti aziendali che aiutano nel funzionamento quotidiano generale di un’azienda.

Quasi contemporaneamente anche Jeff Bier, fondatore di Edge AI & Vision Alliance, nei primi anni Novanta ha provato a definire il Digital Workplace delineando cinque criteri chiave per spiegarlo:

1. utilizzati nuovi strumenti tecnologici,
2. favorisce il coinvolgimento delle persone delle diverse funzioni organizzative,
3. permette di lavorare da ogni luogo superando le barriere geografiche,
4. è integrato e completo, raccogliendo, distribuendo e rendendo accessibile ogni comunicazione, dato e informazione,
5. è diffuso a tutte le persone dell’azienda.

Nel 2009 Paul Miller, CEO e fondatore di Digital Workplace Group (DWG), includeva il termine Digital Workplace nel suo lessico. Alcuni anni dopo, Miller scrisse il libro “The Digital Workplace: How technology is liberating work” concentrandosi sull’evoluzione del luogo e delle modalità di lavoro.

Nel 2010, Martin White, amministratore delegato di Intranet Focus Ltd., prova a definire il Digital Workplace andando oltre alla mera dimensione tecnologia, suggerendo altri cinque criteri per definire il Digital Workplace, tra cui:

1. il grado di adattamento ai continui cambiamenti nelle organizzazioni;
2. l’offerta di ambienti e modi alternativi per lavorare che stimolino l’innovazione e la creatività;
3. la possibilità di cogliere in anticipo le esigenze delle persone e delle organizzazioni.

Il suggerimento di White è quello di definire il Digital Workplace non sulla base di quello che è, ma piuttosto di quello che consente di fare .

Infine, una definizione più recente proviene da Gartner che lo definisce come “una strategia d’impresa che abilita modalità di lavoro innovative e più efficaci; sfruttando tecnologie e modelli organizzativi orientati al lavoratore, migliorando il coinvolgimento e la produttività dei dipendenti”.

In conclusione, è possibile dire che non esiste una definizione univoca poiché il Digital Workplace significa cose diverse per persone diverse e inoltre cambia anche a seconda del settore di riferimento e dell’individuo coinvolto. Fino ad ora non si è mai riusciti a progredire oltre una definizione astratta o teorica. Ogni variante è intrinsecamente ambigua.

In ogni caso l’obiettivo principale del Digital Workplace è l’utilizzo di tecnologie a sostegno della comunicazione, della collaborazione in team, della condivisione di documenti e dell’aggiornamento di informazioni. In particolare, la collaborazione in tempo reale diventa l’elemento principale di diversificazione di questa modalità di lavoro così innovativa, infatti gli strumenti di collaborazione sono molto più sofisticati e permettono ai team di lavorare in modo sincronizzato e in real-time in completa sicurezza, contribuendo in questo modo all’innovazione aziendale pur operando su sedi distaccate. Anche le risorse esterne come collaboratori, clienti, consulenti e fornitori potranno essere coinvolte attivamente.

Il framework del Digital Workplace

 Secondo Sam Marshall, un importante Intranet Consultant, per far funzionare un Digital Workplace è necessario che vengano combinate delle strutture che funzionino quotidianamente, come all’interno di una città.

Il posto di lavoro digitale fornisce a un’organizzazione servizi o capacità in cinque dimensioni principali:

1. Comunicazione e coinvolgimento dei dipendenti
2. Collaborazione tra i dipendenti
3. Condivisione delle informazioni e delle conoscenze
4. Uso delle principali applicazioni aziendali (strumenti specifici per processi come CRM, ERP e strumenti CAD, oltre a self-service per i dipendenti)
5. Agile working, ovvero la capacità di essere produttivi in qualsiasi momento e luogo.

Ma per funzionare bene queste dimensioni devono essere supportate da cinque attività di gestione:

1. Pianificazione strategica
2. Governance e gestione operativa
3. Supporto proattivo per l’adozione
4. Alta user experience
5. Tecnologia robusta, sicura e flessibile.

Ovviamente questo modello non è prescrittivo, ma ogni azienda deciderà di adattare questo modello alla propria, comprendendo il loro attuale ambiente di lavoro digitale e identificando di conseguenza le aree da sviluppare.

La società di consulenza Deloitte ha voluto rappresentare la struttura del posto di lavoro digitale con l’uomo al centro del sistema e all’esterno quattro livelli che coprono: uso, tecnologia, controllo e business drivers.

Uso

Il Digital Workplace è incentrato sulla capacità dei dipendenti di svolgere il proprio lavoro condividendo le conoscenze all’interno dell’organizzazione tramite i naturali gruppi di lavoro e non solo. Ciò che guida il comportamento dei dipendenti è sicuramente la cultura aziendale che determina come e in che misura possano sfruttare l’ambiente di lavoro digitale per connettersi, comunicare e collaborare con gli altri. La chiave è capire come i dipendenti preferiscono lavorare, sviluppando quindi un piano di lavoro digitale in linea con la cultura lavorativa della propria organizzazione.

Promuovendo questo tipo di cambiamento culturale il Digital Workplace può essere un alleato in termini di: collaborazione tramite strumenti di collaborazione online, fluidi, integrati e intuitivi che migliorino la capacità dei dipendenti di lavorare insieme; in termini di comunicazione tramite degli strumenti che supportino la comunicazione bidirezionale e la personalizzazione dei contenuti e in termini di connessioni. Infine, in termini di connessione tramite la promozione di un più forte senso di cultura e comunità all’interno del luogo di lavoro.

Tecnologia: Digital toolbox per il Workplace

La tecnologia abilita il Digital Workplace. Ogni organizzazione dispone già di una “digital toolbox” per l’ambiente di lavoro con diversi strumenti al suo interno che variano a seconda del settore e delle esigenze aziendali. La chiave è adottare gli strumenti giusti affinché i dipendenti possano svolgere il proprio lavoro. La cassetta degli attrezzi può essere divisa in otto categorie: messaggistica, produttività, collaborazione, comunicazione, applicazioni aziendali, crowdsourcing, connettività e mobilità.

Controllo

Oltre a definire i primi due punti appena elencati, è necessario risolvere tutte le sfide che l’organizzazione potrebbe dover affrontare nelle aree di governance, rischio e conformità. Quando viene a crearsi un ambiente di lavoro digitale, le organizzazioni devono sviluppare un modello di governance che supporti la connettività, mitighi i rischi e consenta la conformità.

Controlli appropriati permettono un uso efficace della tecnologia, è necessario infatti supportare il Digital Workplace con strutture di governance e processi di gestione appropriati.  Il flusso e l’utilizzo delle informazioni devono inoltre essere conformi alle politiche dell’organizzazione e alle normative di settore.

Business Drivers

Come per qualsiasi iniziativa, per ottenere i maggiori vantaggi, la direzione dell’azienda dovrebbe fare in modo di collegare i dipendenti oltre i confini delle loro aree geografiche o dipartimenti, consentendo quindi ai lavoratori di costruire comunità di interesse e di collaborare in modo da contribuire alla crescita del valore aziendale.

I pilastri del Digital Workplace

Intel e Engineering definiscono i tre pilastri principali sui quali si fonda il principio del Digital Workplace:

1. Place: Agile Workspace
2. Technology: Nuove soluzioni tecnologiche digitali
3. People: Collaborazione sul posto di lavoro