Definizione, gestione e esempio di asset in azienda

Definizione di asset

La ISO 55000 definisce un asset come: qualunque oggetto che ha un valore potenziale o reale per un’organizzazione.
La definizione data è deliberatamente vaga, in modo tale da far comprendere come un asset possa essere qualsiasi cosa: un elemento tangibile e materiale (per esempio una rotaia, un vagone, un treno) o un elemento immateriale come la reputazione o l’immagine di un organizzazione. Ogni bene può portare valore a un organizzazione e per ottimizzare tale valore la gestione deve essere efficiente.

La gestione asset

Ogni asset ha una vita all’interno del processo aziendale che de ve essere registrata in ogni sua variazione, per poter avere in ogni momento una visione chiara e coerente dello stato dell’azienda.
E’ possibile dunque classificare 4 tipi di asset aziendali principali:

• Utenti;
• Documenti;
• Macchine;
• Software.

I primi sono gli utenti dell’azienda stessa, che vengono registrati nel momento dell’assunzione e che devono essere collegati agli altri asset come documenti e macchine che li riguardano.
I documenti sono intesi tutti i contratti legati ad altri asset, come i contratti di assunzione o la dichiarazione di visione di norme sulla privacy legate agli utenti, oppure i contratti di garanzia le gati a una particolare macchina.
Le macchine sono tutti i client e i server presenti in azienda, che devono essere monitorati e censiti.
Il software rappresenta invece, come asset indipendente, il pro dotto licenziato e utilizzato in azienda. Se invece inserito in un collegamento con una particolare macchina rappresenta l’installazione specifica.

Esempio di asset

Un esempio pratico sarebbe quello all’interno di un’azienda dove la gestione degli asset aziendali preve de la raccolta informazioni e la gestione riguardo alcuni aspetti:

1. monitoraggio server;
2. call tracking;
3. gestione inventario client;
4. gestione permessi utenti.

Ognuno di questi aspetti è gestito con strumenti di varia natura e prodotti da aziende differenti, rendendo di fatto ardua l’integrazione tra di essi. Le informazioni prodotte dai vari si stemi risultano essere pertanto ridondanti e di non facile consul tazione. Le collezioni di informazioni utili sono pertanto fatte a mano dagli amministratori IT recuperandole dai vari report ge nerati dagli strumenti indicati e inserendole in fogli di calcolo che spesso risultano essere di difficile gestione per la quantità di informazione contenuta, oltre a essere ad altro rischio di incoe renza con la realtà presente in azienda.