Differenza tra la dimensione materiale e immateriale del controllo in azienda
La dimensione materiale e immateriale del controllo in azienda
Definendo il sistema di controllo di gestione come un insieme di attività, strumenti e tecniche di misurazione che contribuiscono al raggiungimento di un efficace ed efficiente uso delle risorse e alla raccolta di informazioni utili ed eterogenee che supportino l’attività decisionale, va considerato che il meccanismo oggetto di analisi non può identificarsi con l’introduzione di tecniche e strumenti volti alla misurazione dei risultati. Questi, infatti, sebbene siano cruciali non risultano sufficienti per comprendere il ruolo che i sistemi di controllo effettivamente esercitano nelle singole organizzazioni e la sola presenza di strumenti atti a tale scopo non garantisce né l’effettivo uso delle informazioni rilevanti all’interno dei processi operativi e decisionali, né che il loro utilizzo conduca ad una gestione più efficace ed efficiente. Cercando, perciò, di andare oltre l’aspetto più immediato e visibile del controllo, risulta utile evidenziare la presenza di due dimensioni dello stesso.
La cosiddetta dimensione materiale fa riferimento sia alla struttura tecnico- informativa di supporto al processo di controllo sia alla dimensione organizzativa strutturale che, richiamando la struttura organizzativa aziendale, conduce alla suddivisione di compiti e funzioni, alla distribuzione di autorità e alla definizione delle relazioni, elementi sintetizzati graficamente nell’organigramma aziendale. Tale componente statica va ad unirsi alla componente dinamica di questa dimensione, che si riferisce invece al processo di controllo mediante il quale il sistema di controllo di gestione diventa operativo.
Il processo di controllo si concretizza nella messa a punto di meccanismi riconducibili ad un controllo tradizionale di retroazione o feed-back, basato sulla misurazione dei risultati a dati intervalli temporali, sul confronto con gli obiettivi, e l’analisi e l’interpretazione degli scostamenti per realizzare i necessari interventi correttivi. Tali meccanismi presentano lo svantaggio di fornire indicazioni solo alla fine del periodo, con la conseguenza di rendere difficile l’attivazione tempestiva di misure a correzione degli scarti.
Per questo, i suddetti meccanismi vengono, normalmente integrati con un controllo sulla direzione di marcia che, essendo invece orientato al futuro, si basa su meccanismi di feed-forward potenziando il sistema informativo per la misurazione dei risultati intermedi e la relativa proiezione a fine periodo sulla base di idonei modelli di tipo probabilistico-predittivo. La misurazione di risultati intermedi consente, infatti, di evidenziare scostamenti prima della loro effettiva realizzazione, consentendo il ripristino del sistema prima che le disfunzioni si realizzino.
La dimensione immateriale fa invece riferimento a quegli aspetti meno visibili e caratterizzati da un minore formalismo, quale la funzione attribuita dal vertice aziendale al controllo e le modalità di gestione dello stesso, ovvero il modo in cui tale meccanismo viene condotto. Questa dimensione, più profonda, influenza in maniera decisiva la capacità di stimolare i comportamenti individuali e organizzativi.
Nella definizione e nell’implementazione del sistema di controllo di gestione, alcuni elementi influenzano le modalità di gestione del controllo. Il riferimento è ad aspetti quali: il grado di autonomia assegnato ai singoli manager nella gestione delle risorse, l’ammontare e la qualità delle stesse, l’organizzazione delle funzioni di controllo, il potere assegnato al controller, la rigidità o flessibilità nell’applicazione delle procedure previste e nell’attribuzione dei giudizi derivanti dal confronto fra performance previste ed effettive, il grado di dettaglio delle rilevazioni effettuate, l’importanza attribuita al rispetto dei tempi previsti nell’ambito del processo di controllo, le modalità di considerazione degli esiti delle attività di controllo, vanno a connotare la modalità di gestione del sistema di controllo.
Tali aspetti immateriali rappresentano variabili critiche per il successo delle imprese che, seppur dotate di un ben congegnato sistema formale di controllo (dimensione materiale), non è detto che conseguano in maniera automatica un efficace ed efficiente uso delle risorse; è necessario, infatti, che vi sia impegno ed adesione nello sviluppo dello stesso in quanto priorità per i vertici aziendali.
La correlazione e interazione tra queste due dimensioni è determinante per comprendere il ruolo effettivamente svolto dal sistema di controllo di gestione e per i conseguenti benefici e le distorsioni del sistema, su cui poi graverà anche l’influenza di fattori interni ed esterni. Le due dimensioni sono influenzate da aspetti intangibili di difficile monitoraggio. Si fa riferimento, in tal senso, ai profili istituzionali che connotano la singola unità economica e il contesto di riferimento, alle caratteristiche culturali e sociali del patrimonio umano presente in azienda e nel territorio in cui l’organizzazione opera e al modo in cui i vertici aziendali vogliono o devono gestire le relazioni con gli stakeholder.
