Differenza tra obiettivi esterni, interni, hard e software in un progetto

Quando in azienda si decide di intraprendere un nuovo progetto, la dirigenza può affidare il controllo delle risorse umane e non, necessarie per la realizzazione dello stesso, ad un Project Manager.
È importante notare che, indipendentemente dall’organizzazione e dal settore di riferimento, un progetto è caratterizzato da alcuni elementi distintivi:

1. un obiettivo da completare con determinate specifiche;
2. un insieme di attività tra loro coordinate in modo complesso;
3. tempi di inizio e fine definiti;
4. risorse normalmente limitate (umane, strumentali e finanziarie);
5. carattere pluridisciplinare o multifunzionale rispetto alla struttura organizzativa.

Per raggiungere l’obiettivo prefissato il Project Manager (PM) deve tenere in considerazione tre vincoli fondamentali: costo, tempo e qualità; tutto il project management si basa sul soddisfacimento di questi 3 aspetti.

Il PM è la persona incaricata del raggiungimento degli obiettivi di progetto, deve essere bravo a creare coesione tra gli aspetti gestionali e gli aspetti tecnici per ottenere il risultato prefissato.
La gestione di progetto include:

• identificare i requisiti;
• fissare obiettivi chiari e raggiungibili;
• individuare il giusto equilibrio tra le esigenze di qualità, ambito, tempo e costi;
• adattare specifiche di prodotto, piani e approccio alle diverse aree di interesse e alle diverse aspettative dei vari stakeholder.

Quando si parla di obiettivi chiari e raggiungibili si fa riferimento a due tipi di obiettivi che sono prerogativa del Project Management:

1. Esterni, e quindi impattano su cliente e mercato: miglioramento delle comunicazioni coi clienti, riduzione dei rischi di insuccesso, miglioramento della qualità di prodotti e servizi forniti, miglioramento della soddisfazione del cliente e quindi un conseguente miglioramento dell’immagine aziendale.
2. Interni, impattano sull’organizzazione interna dell’azienda: miglioramento della comunicazione all’interno dell’azienda, riduzione degli errori e miglioramento della qualità di processo e una riduzione dei tempi di realizzazione del progetto (no ritardi o quantomeno contenuti).

Gli obiettivi possono essere anche classificati come “Hard” o “Soft”: quelli hard riguardano tempi, costi e qualità del progetto mentre quelli soft riguardano le modalità di lavoro e la comunicazione tra i team.

Infine, è importante dire che gli obiettivi siano tradotti in specifiche misurabili e criteri di accettazione dal cliente, affinché esso possa utilizzarli per valutare il proprio grado di soddisfazione del deliverable o del risultato finale.