Differenza tra Product Information Management (PIM) e Master Data Management (MDM)

Caratteristiche PIM

PIM è l’acronimo di Product Information Management ed è un tipo particolare di content management system (CMS) che viene utilizzato per raggruppare e organizzare in maniera coerente le informazioni di prodotto e le invia ai vari canali di distribuzione come un sito con catalogo prodotti, e-commerce, applicazioni mobile e così via.

In particolare un PIM gestisce le informazioni riguardanti prodotti che dovranno essere venduti online, ponendosi tra i vari sistemi che contengono quest’ultime (ERP aziendali, strutture dati varie) ed i canali di vendita online integrando le informazioni sui prodotti e strutturandole in maniera chiara ed utile per i possibili acquirenti che stanno visualizzando la pagina web. Un software di questo tipo viene utilizzato in contesti dove serve mantenere uniformità e coerenza di dati in diversi punti della rete, ad esempio in un contesto di e-commerce dove serve per mantenere le informazioni dei vari prodotti identiche nei vari punti di vendita. Un PIM solitamente non contiene direttamente le informazioni che deve mantenere allineate ma si interfaccia con le basi dati che le contengono e fa da tramite con i canali di vendita che necessitano di quest’ultime. Un PIM permette inoltre di modificare velocemente un’informazione su tutta la rete, di arricchirla aggiungendo informazioni al dato puro quali dati multimediali come immagini o video e permette di creare viste diverse dello stesso dato, molto utile ad esempio per gestire rapidamente informazioni scritte in più lingue. Alcuni PIM permettono inoltre di regolare l’accesso ai dati garantendo diversi permessi in base al tipo di accesso come la sola lettura o la possibilità di modificare solamente alcuni dati.

Infine bisogna dire esistono già sul mercato diversi software PIM che propongono soluzioni differenti tra loro; esistono però anche prodotti sostituti molto diffusi che offrono alcune funzionalità simili ma con qualche sostanziale differenza: i software MDM (Master Data Management).

Caratteristiche MDM

MDM è un particolare tipo di software che permette principalmente di:

• Identificare globalmente le informazioni di un certo tipo sincronizzando eventuali fonti diverse che nell’architettura possiedono parzialmente le informazioni in un unico punto che funge da master del dato.
• Dare un’unica visione del dato a tutti gli stakeholder del sistema.
• Supportare la gestione dei dati fornendo strumenti che permettono analisi, monitoraggio, flussi di lavoro ed interfacce grafiche che permettano all’utente di operare facilmente su quest’ultimi.

Un software MDM viene parametrizzato in base a diversi fattori:

• L’utilizzo che si intende fare del dato, definendo le funzionalità effettive che il software deve offrire: da una semplice base dati che venga aggiornata costantemente e letta da altri sistemi ad una piattaforma più complessa che ne permette la diretta gestione del dato ed altre funzionalità come la reportistica.
• La struttura organizzativa aziendale che di fatto rappresenta l’utenza del software, dal singolo team che si occupa del prodotto ad un’intera divisione aziendale che accede al software da punti differenti.
• L’accessibilità al dato che varia da letture e scritture sincrone effettuate sia da utenti fisici che piattaforme esterne ad una struttura più rigida dove il dato va letto o scritto tramite messaggi di un certo formato oppure solamente con flussi di lavoro specifici.
• La complessità del business e le sue caratteristiche che definiscono come gestire il rischio legato ai dati e quali tipi di controlli implementare.

Un software MDM è adatto a gestire informazioni di prodotti, materiali, clienti, servizi o addirittura persone. La maggior parte di questi software si occupa di dati appartenenti ad un singolo dominio, quindi un’unica tipologia di dato, ma alcune soluzioni permettono di gestire più domini in un unico software o esistono soluzioni particolari come ad esempio un dominio principale gestito interamente dal software e gli altri domini presenti nel software sono solo contenuti per referenza ma non gestiti direttamente. Al momento sul mercato esistono soluzioni che prevalentemente si occupano di un unico dominio, ma il mercato è in costante evoluzione ed aperto a nuove soluzioni. Il tipo di dominio dei dati definisce anche chi si deve interfacciare con il software per utilizzarne i dati, solitamente il loro utilizzo è il seguente:

• Prodotti da vendere: tipicamente viene utilizzato in uno scenario di e-commerce, perciò i dati vengono letti dai canali di vendita come siti web o applicazioni mobile per essere visualizzati dal cliente In questo caso un software PIM può essere usato come alternativa.
• Materiali o prodotti finiti: vengono salvati i dati tecnici relativi ai prodotti finiti o dei materiali, in questo scenario solitamente sono altri software o persone interne all’azienda che accedono al dato per visualizzarlo o modificarlo.
• Dati di clienti o persone fisiche: si salvano i dati relativi ad un certo cliente o fornitore, in questo caso il dato è disponibile sia per persone o software interni all’azienda che per piattaforme esterne in base alle necessità.

In buona parte degli scenari il software dialoga con sistemi esterni, questo aspetto è sempre più comune nelle architetture attuali e pertanto la gestione dei dati è sempre più critica. Un tipico esempio si ha nel concetto dell’internet of things dove tantissimi device, in maggioranza esterni al perimetro aziendale, dialogano tra loro rischiando di far circolare dati errati o “sporchi” cose che invece può essere evitata con l’utilizzo di un MDM che si preoccupa di mantenere il dato integro e garantendo coerenza nell’intero sistema (il dato verrà visto allo stesso modo da tutti i device della rete).

Un MDM offre una visione d’insieme riguardo i dati di un certo tipo, non è complesso come un ERP perché non gestisce tutti gli aspetti aziendali ma si concentra solo su alcune funzionalità chiave relative ad un unico dominio e rispetto ai tradizionali ERP è molto più dinamico perché più facilmente accessibile, modificabile e comunica più efficacemente con i sistemi esterni. Serve stare attenti ai software MDM che si occupano di dati di diversi domini perché si rischia di alzare eccessivamente la complessità, rendendolo di fatto uguale ad un ERP e annullandone i benefici citati finora.

Differenza tra PIM e MDM

Per analizzare il mercato dei software e visualizzarne il posizionamento dei principali attori verrà utilizzato il magic quadrant, ovvero un diagramma che posiziona i principali attori di un certo mercato in base ad alcuni criteri, dando una visione immediata della situazione attuale. In particolare il diagramma riportato sotto presenta la situazione del mercato degli MDM secondo i criteri di completezza, crescente man mano che ci si sposta verso destra, e capacità di esecuzione, crescente man mano che si sale. Completezza rappresenta quanto un prodotto è completo nelle sue funzionalità, perciò tiene conto sia di quante funzionalità possiede che la loro innovatività sul mercato attuale. Capacità di esecuzione invece tiene conto delle performance generali del prodotto e delle funzionalità specifiche. Una volta posizionati tutti gli attori principali sul diagramma si divide in quattro quadranti e si categorizzano i vari attori in base ai valori dei criteri sopra citati.

Leaders

I leaders sono tutti gli attori posizionati nel quadrante in alto a destra, perciò possiedono i prodotti con il miglior tradeoff tra completezza e performance, possiedono molti clienti ed hanno alta visibilità sul mercato. I leaders possiedono al momento i migliori prodotti sul mercato, ma non è detto che siano sempre la scelta migliore in quanto dipende dalle funzionalità ricercate nel prodotto.

Challengers

I challengers possiedono un prodotto molto performante ma che non sempre incontra le richieste del mercato, solitamente hanno successo in quanto riescono a soddisfare richieste particolari del mercato fornendo un prodotto molto performante su poche funionalità. Di solito sono aziende che sono specializzate in altri contesti. Il quadrante di riferimento è quello in alto a sinistra.

Visionaries

I visionaries sono tutti quei prodotti che possiedono diverse funzionalità anche innovative e che possono cambiare il mercato in futuro ma non possiedono le performance e la visibilità dei leader, presentando un prodotto nuovo ma non ancora completo o migliorabile. Stanno nel quadrante in basso a destra.

Niche Players

I niche players, o attori di nicchia, sono posizionati nel quadrante in basso a sinistra e sono tutti i prodotti presenti sul mercato ma meno utilizzati per mancanza di funzionalità offerte o per performance non del tutto soddisfacenti.

I PIM invece rispetto agli MDM offrono una soluzione differente e meno impattante dal punto di vista aziendale: un PIM infatti permette di gestire solamente i dati mirati ad un certo tipo di prodotto ed arricchirli di informazioni e contenuti multimediali, a differenza di un MDM che contiene il dato puro e non arricchito. Lo scopo di un MDM, come detto precedentemente, è contenere un certo tipo di dati e salvaguardarli, diventando di fatto padrone dell’informazione rispetto anche ai sistemi esterni ed inglobando un elevato volume di dati e sostituendo le basi dati preesistenti, costringendo un’azienda che vuole appoggiarsi ad un software di questo tipo ad avere un certo impatto sulla sua architettura. Un PIM invece si adatta molto meglio all’architettura esistente e non essendo padrone di nessun dato semplicemente lo arricchisce e si occupa di mostrarlo in un certo modo in base a chi lo richiede, perciò il software può tranquillamente adattarsi ad un’architettura preesistente senza stravolgerla, dovendo adattarsi solamente al canale di ingresso che fornisce i dati originali e agli n canali di uscita previsti.

Seguendo la stessa analisi fatta per gli MDM i maggiori attori del mercato dei PIM sono così suddivisi:

• Leaders: Salsify, Akeneo, Pimcore, Syndigo content
• Challengers: inRiver PIM
• Visionaries: Catsy, Plytix
• Niche players: Propel, Product Content Network

I software PIM e MDM in generale sono adatti per quelle imprese che faticano ad avere e mantenere un’unica visione di un certo dato all’interno del proprio sistema. Questo era possibile mantenerlo con i software ERP che gestivano per intero gli aspetti aziendali ed era di fatto l’unico software nel sistema. Con l’avvento di internet è aumentato sempre più il numero di sistemi interconnessi che dialogano tra loro tramite la rete dove gran parte di essi sono esterni al perimetro aziendale, trasformando sempre più l’architettura e rendendola sempre più decentrata e mandando in crisi gli ERP che non riescono a svilupparsi di pari passo con le nuove richieste del mercato per colpa della loro struttura statica. PIM e MDM offrono delle alternative a questi sistemi per la gestione dei dati, offrendo maggior dinamismo e permettendo di avere un sistema che si adatta meglio alle diverse richieste che derivano dal business. Questi software possono essere utilizzati assieme ad un ERP, ovviamente con delle differenze: un PIM adatterebbe l’ERP rendendolo più dinamico nella comunicazione con sistemi esterni mentre un MDM “alleggerisce” l’ERP sostituendolo in parte delle sue funzioni ed occupandosi degli aspetti legati alla gestione dei dati. Le aziende che ricercano prodotti simili sono legate al mondo web e operano in un contesto legato ad esso. Un tipico esempio riguarda l’ e-commerce, fenomeno che è cresciuto esponenzialmente negli ultimi anni, dove un’azienda solitamente di medie o grandi dimensioni è interessata a vendere prodotti online tramite uno o più siti web, applicazioni e così via, e per farlo non può servirsi di un ERP, che solitamente era già presente all’interno dell’azienda, per via dei problemi sopra indicati ed ha bisogno di un software differente che lo sostituisca oppure che faccia da tramite con l’esterno, soluzione più probabile viste le difficoltà che avrebbe un’azienda che si è sempre appoggiata su un ERP ad abbandonarlo.

In generale MDM e PIM permettono di ridurre il time to market dei nuovi prodotti o la modifica di quest’ultimi, migliorano l’integrazione con i sistemi esterni e i canali di vendita e garantiscono una maggior affidabilità delle informazioni diffuse nel sistema, soprattutto per gli MDM.