Vantaggi e benefici dell’utilizzo di una misura di perfomance

Le misure di performance apportano significativi benefici alle organizzazioni che scelgono di utilizzarle. Tali misure infatti consentono alle aziende di poter gestire e monitorare i propri processi nonché la propria attività aziendale con maggiore consapevolezza e controllo.
Si possono identificare i seguenti benefici che le misure di performance conferiscono alle organizzazioni:

capacità di valutare e misurare la soddisfazione dei propri clienti. Come fanno le organizzazioni a sapere che il loro servizio o prodotto sia in grado di soddisfare le aspettative del cliente?
capacità di comprendere ed acquisire maggior consapevolezza sulla struttura dei propri processi in modo da poter identificare e quindi migliorare eventuali punti critici;
capacità di poter confermare e attestare le decisioni aziendali anche con il supporto di dati quantitativi e non basandosi esclusivamente sulle proprie emozioni e sentimenti;
capacità di controllare se le modifiche apportate hanno avuto esiti positivi;
capacità di poter rivelare problemi o pregiudizi che non sono stati identificati in quanto l’organizzazione ha scelto di non utilizzare indici di misura. Le supposizioni fatte sull’andamento dei processi sono corrette e veritiere? Senza unità di misura si possono solo fare supposizioni, sulle quali è pericoloso fare affidamento;
capacità di valutare l’offerta dei fornitori. Corrisponde quest’ultima con i requisiti dell’organizzazione?

Vantaggi e benefici dell'utilizzo di una misura di perfomance

Si comprende dunque che se un’attività non può essere misurata essa non potrà nemmeno essere controllata. Se non si può controllare non si può nemmeno gestire. Le misure di performance possono quindi essere utilizzate per:

controllare le attività in modo da poter ridurre le variazioni. Un esempio di attività di controllo è rappresentato dal PEP, ovvero dal Piano di Valutazione delle Performance. Lo scopo principale è quello di garantire il raggiungimento degli obiettivi attraverso la riduzione dei superamenti delle spese;
eseguire dei report autovalutativi sull’andamento dei processi e sui loro miglioramenti nonché peggioramenti;
garantire l’attuazione di miglioramenti continui ai processi, in quanto grazie alle misure di performance i manager aziendali sono sempre in grado di conoscere le tendenze, le fonti degli aspetti critici e le opportunità di miglioramento dei processi;
gestire i processi grazie alla possibilità di aver sempre storicizzato tutti gli aspetti dei processi, dal loro andamento ai loro successi.

Quindi risulta ora chiaro che un sistema di misurazione delle performance può essere definito di successo se rispetta e esegue i seguenti tre principi:

misurare solo ciò che è importante e quindi le cose che conferiscono valore e soddisfazione per i clienti;
analisi delle esigenze dei propri cliente. Tale aspetto risulta importante per avere una conferma ulteriore sull’efficienza delle nostre misurazioni;
coinvolgere i dipendenti nella progettazione e implementazione del sistema di misurazione.

Questo aspetto risulta di fondamentale importanza per accrescere il senso di appartenenza dei dipendenti e di conseguenza la loro motivazione in modo da apportare un cambiamento significativo al sistema di misurazione.
Dopo aver descritto le differenti tipologie delle misure di processo, gli aspetti principali di un sistema di misurazioni e le sue caratteristiche, risulta fondamentale presentare un esempio di sistema delle misure di performance di un processo.
In particolare tale sistema consente di riconoscere l’importanza e quindi la necessità di procedere per step ben definiti per effettuare una coerente e consapevole misurazione della performance dei processi aziendali.

La “linea guida” proposta dal seguente sistema è suddivisa in undici step che possono essere così identificati:

identificazione del flusso di processo;
identificazione delle attività critiche;
stabilire gli obiettivi di performance o gli standard da utilizzare;
stabilire le misurazioni di performance;
individuare le figure responsabili per l’attuazione, il controllo e la gestione dei processi;
raccogliere dati e informazioni relative ai processi considerati nella loro interezza;
analizzare e segnalare le prestazioni effettive;
confrontare le prestazioni effettive dei processi con gli obiettivi che l’organizzazione si era posta;
valutare la necessità di apportare delle azioni correttive ai processi;
effettuare le modifiche necessarie per il miglioramento della performance dei processi;
valutare e nel caso determinare nuovi obiettivi per l’organizzazione.