Gli elementi principali di un sistema informativo in azienda

In un altro articolo si sono definiti i concetti di conoscenza, nelle sue varie declinazioni, e d’impresa “creatrice di conoscenza”. La conoscenza è generata soprattutto dallo scambio d’informazioni e proprio per questo motivo è opportuno fare qualche cenno su come è strutturato il sistema informativo di progetto all’interno di una generica azienda.

L’attività di organizzazione e di gestione di un progetto è prevalentemente basata sull’informazione. Di conseguenza, l’informazione di progetto viene prodotta, mantenuta, diffusa e utilizzata attraverso il sistema informativo di progetto, inteso come “insieme di elementi che permettono di rilevare dati, produrre informazioni, comunicarle e renderle disponibili, nei tempi e nei modi opportuni a coloro che operano lavorando per un progetto”.

Gli elementi costitutivi di questo sistema sono:

I dati: la rappresentazione oggettiva della realtà di progetto. Costituiscono la base per la produzione di informazioni, le quali sono elaborazioni soggettive di dati svolte secondo criteri, logiche ed algoritmi propri delle varie discipline che le utilizzano.
Le procedure: la descrizione del lavoro del progetto relativo al funzionamento del suo sistema informativo. Sono compiti e mansioni aggregati per attività e regolamentati da norme operative e di comportamento che ne determinano sequenza e parallelismo di coordinamento.
I mezzi tecnici: le tecnologie utilizzate per rilevare, elaborare, archiviare, reperire e trasmettere dati ed informazioni. La strumentazione può essere cartacea, ma soprattutto informatica e telematica, come apparecchiature hardware e software di base e di trasmissione.
Le persone: coloro che lavorano per progettare, sviluppare e mantenere il sistema informativo di progetto. Di norma sono gli specialisti di informatica ma anche gli utenti che partecipano alla definizione e alla realizzazione diretta del sistema stesso.
I principi ispiratori: le quattro componenti descritte devono essere tra loro coerenti e coordinate rispetto alle finalità per le quali viene costruito il sistema informativo di progetto.

Le quattro componenti del sistema informativo (come si nota nella figura seguente), rese coerenti dai principi ispiratori, producono le informazioni che permettono di portare avanti il progetto.

Gli elementi principali di un sistema informativo in azienda

Queste informazioni sono di diversa natura e soddisfano diverse finalità:

Informazioni operative, utili per lo svolgimento tecnico dei compiti e delle mansioni di progetto
Informazioni decisionali, per la persa di decisione su attività di routine o eventi imprevisti
Finalità personali, nell’interesse dell’operatore stesso
Finalità condivise, svolte da componenti del team o individualmente o insieme ad altri attori, a beneficio del team e del risultato del progetto

Il possesso delle informazioni, la condivisione e la trasparenza nelle conoscenze sono il presupposto per il lavoro collaborativo. Per questo motivo è importante distinguere tra i dati e le comunicazioni ufficiali, quelle personali, ma riferite ad una figura specifica del team, e le comunicazioni che costituiscono un patrimonio conoscitivo comune a tutti gli attori del progetto.

È quindi possibile descrivere come si relazionano in una visione unitaria componenti, natura delle informazioni e gerarchia informativa.

I dati del progetto si suddividono in alcune aree:

Sistema informativo ufficiale – si costituisce la base dei dati operativi di progetto, di uso quotidiano nelle procedure strutturate predisposte per il funzionamento del progetto stesso.
Sistema informativo individuale – le persone possono predisporre proprie basi di dati il cui legame fisico con la base dati ufficiale è di condivisione monodirezionale, cioè la parte individuale può leggere i dati a non manipolarli.
Tra i due sistemi – può esistere una base di dati con finalità di condivisione bidirezionale, ossia si possono leggere e manipolare i dati e manipolarli sapendo che questa è un’area di lavoro di gruppo che non intacca in ogni caso le procedure di base della gestione del progetto.

La base di dati ufficiali del progetto può essere integrata con la base dati dell’azienda. Lo scambio dei dati deve avvenire secondo regole predefinite, codificate, che garantiscono la necessaria sicurezza e affidabilità nel trattamento dei dati.

Le procedure possono essere differenziate tra i due sistemi componenti il sistema informativo:

Nell’ambito ufficiale rientrano le procedure informatiche di gestione operativa del progetto (gestione degli acquisti, dei contratti ecc…) che da un lato generano i report necessari al capo progetto e agli altri partecipanti, dall’altro mettono a disposizione la base dati ufficiale per le interrogazioni a richiesta ai fini delle analisi qualitative e quantitative estemporanee.
Nell’ambito delle attività individuali rientrano le applicazioni più diverse, collegate ad attività come progettazione, calcolo, disegno ecc… Da queste applicazioni si genera una documentazione di uso individuale, più o meno standard, che a sua volta può essere resa disponibile ad altri membri del team attraverso la base di dati di condivisione bidirezionale.
Applicazioni alimentate dalla base di entrambi i contesti non sono riferibili solo ad uno o all’altro ambito, come le applicazioni di tipo DSS (decision support system).

Per quanto riguarda i mezzi, una o più reti locali aziendali collegano le varie componenti hardware del sistema (si veda inoltre la figura seguente):