La RAM: definire le responsabilità per un progetto solido

Nel complesso panorama della gestione progetti, la RAM (Responsability Assignment Matrix), ovvero Matrice delle Responsabilità, assume un ruolo fondamentale nel delineare con chiarezza e precisione le responsabilità di ogni singolo individuo o team coinvolto. Attraverso un’attenta “intersezione” tra la WBS (Work Breakdown Structure) e l’OBS (Organizational Breakdown Structure), la RAM diviene lo strumento ufficiale per assegnare in modo univoco e nominale le responsabilità per ogni elemento di lavoro previsto all’interno del progetto.

Perché la RAM è così importante?

La RAM rappresenta un tassello imprescindibile per il successo di un progetto, offrendo molteplici benefici:

• Ufficializzazione delle responsabilità: La RAM formalizza nero su bianco le responsabilità di ogni fase del progetto e dei relativi deliverable. Questo permette di evitare ambiguità e di garantire che ogni membro del team sia consapevole del proprio ruolo e dei compiti da svolgere.
• Responsabilizzazione: La RAM attribuisce a ciascun individuo o team una responsabilità specifica, incentivando l’impegno e la dedizione al raggiungimento degli obiettivi prefissati.
• Facilitare il Project Manager: La RAM fornisce al Project Manager una mappa chiara e intuitiva delle responsabilità, facilitandone il compito di indirizzare ogni questione al referente appropriato.
• Trasparenza e chiarezza: La RAM garantisce una comunicazione trasparente e chiara all’interno del team, evitando fraintendimenti e favorendo un clima di collaborazione efficace.
• Identificazione dei livelli di responsabilità: La RAM rende espliciti i diversi livelli di responsabilità all’interno del progetto, facilitando la presa di decisioni e la gestione delle problematiche.

Come si crea una RAM?

La creazione di una RAM efficace segue un processo ben preciso:

1. Definire la WBS: La WBS, ovvero Struttura Analitica del Progetto, suddivide il progetto in attività elementari e ben definite.
2. Creare l’OBS: L’OBS, ovvero Struttura Organizzativa del Progetto, identifica i ruoli e le responsabilità all’interno del team.
3. Incrociare WBS e OBS: La RAM viene creata incrociando la WBS con l’OBS, assegnando ad ogni attività della WBS il responsabile individuato nell’OBS.
4. Definire le RACI: Per ogni attività, è necessario specificare le responsabilità utilizzando le sigle RACI:
   • R (Responsible): Chi è responsabile del completamento dell’attività?
   • A (Accountable): Chi approva l’attività completata?
   • C (Consult): Chi deve essere consultato prima del completamento dell’attività?
   • I (Inform): Chi deve essere informato del completamento dell’attività?

La RAM: un alleato prezioso per il Project Manager

La RAM rappresenta uno strumento indispensabile per il Project Manager, che la utilizza per:

• Pianificare e gestire le attività del progetto in modo efficace.
• Monitorare l’avanzamento del progetto e identificare eventuali scostamenti.
• Risolvere le problematiche e prendere decisioni informate.
• Garantire una comunicazione trasparente e una collaborazione efficace all’interno del team.