Che cos’è a cosa serve lo stato avanzamento lavori (SAL) e l’analisi degli scostamenti
Lo stato avanzamento lavori (SAL) rappresenta “il riferimento sulla cui base è possibile confrontare e valutare tutti gli andamenti economici e di efficienza e il progredire dei margini”.
In particolar modo, la fase di controllo della commessa permette di monitorare se, durante lo stato di avanzamento dei lavori, vengono rispettati i tempi precedentemente pianificati, l’andamento dei costi, dei ricavi e del cash-flow. Pertanto, la valutazione del SAL consente, innanzitutto, di verificare se vi è scostamento tra i risultati raggiunti e quelli pianificati, evidenziando così l’efficacia della gestione. In secondo luogo, permette di confrontare le performance economiche delle singole commesse, per considerare il loro posizionamento all’interno del portafoglio.
Lo stato di avanzamento di una commessa può essere determinato in diversi modi, Spetta alla singola azienda decidere quale criterio adottare, in base al metodo che misura in modo attendibile il lavoro svolto, considerando anche il tipo di commessa e il sistema di rendicontazione presente.
- il primo metodo si basa sulla percentuale di costi sostenuti fino ad una certa data, rispetto al totale dei costi complessivi stimati;
- il secondo criterio riguarda la quota di lavoro realizzato, con riferimento a quanto previsto per portare a termine la commessa;
- il terzo metodo si riferisce al calcolo della frazione di attività eseguita, in base ad un parametro fisico/tecnico;
- il quarto criterio, infine, fa riferimento al numero di unità di output che sono state terminate o consegnate.
La valutazione dello stato di avanzamento di una commessa è facilitato dall’utilizzo della WBS, che consente di calcolare il SAL attraverso il completamento di determinate attività precedentemente definite, in cui la commessa è stata appunto scomposta.
Periodicamente e se previsto, sarebbe utile redigere il report di avanzamento fisico ed economico della commessa, che può venir modificato o integrato con ulteriori informazioni e valutazioni, rispetto al contratto originale, o con varianti richieste dal committente.
In particolare, per quanto riguarda il progetto vero e proprio, risulta fondamentale determinare lo stato di avanzamento dello stesso. Vale a dire, è necessario stabilire i criteri che permettono di valutare il SAL delle singole attività e, quindi, di tutto il progetto.
Grazie alla consuntivazione dei costi e ricavi di commessa, si possono effettuare confronti tra i vari preventivi e, quindi, svolgere successivamente l’analisi degli scostamenti. Dato che i ricavi di competenza di commessa54 sono calcolati in funzione dello stato di avanzamento della commessa, tale analisi viene effettuata prendendo in considerazione soprattutto i costi diretti di commessa.
Lo scostamento che deriva dal confronto tra il preventivo per stato di avanzamento prefissato e il preventivo per stato di avanzamento effettivo è a sua volta scomponibile in due altri scostamenti:
- lo scostamento di avanzamento di progetto
Esso evidenzia se vi è uno scostamento nei tempi di esecuzione della commessa. In particolare, se la variazione è positiva significa che è presente un ritardo rispetto ai tempi prestabiliti, mentre se la variazione è negativa indica un anticipo. - lo scostamento determinato da differenze di efficienza e di prezzo
Disporre di un livello affidabile e dettagliato sulla dimensione della commessa, sia a budget che a forecast, rappresenta un prerogativa fondamentale per l’analisi delle varianze e delle successive decisioni operative che ne derivano. In tal modo, con il procedere della consuntivazione, risulta necessario provvedere alla revisione del preventivo iniziale, costruendo così un forecast, il quale contiene appunto i dati del consuntivo (per la parte consolidata) e i nuovi dati di previsione (per la quota a finire).
In particolare, bisogna effettuare un confronto tra preventivo e forecast, allo scopo di evidenziare, se presenti, scostamenti significativi.
Principalmente, sono due i tipi di confronti che vengono effettuati. Il primo riguarda il confronto preventivo esecutivo (budget) – preventivo aggiornato (forecast). Esso permette di evidenziare periodicamente, non solo gli scostamenti già avvenuti, ma anche quelli che devono ancora manifestarsi e sui quali si può ancora intervenire.
Bisogna precisare che i costi “a finire” si dovrebbero ipotizzare in assenza di future azioni correttive. Lo scostamento che ne deriva è dovuto essenzialmente:
- alla difficoltà nella previsione;
- a variazioni di efficienza;
- a variazioni di prezzo.
Il secondo confronto si riferisce, invece, al confronto preventivo iniziale – preventivo aggiornato (forecast). Tale scostamento permette di evidenziare se il margine di commessa si sta allontanando significativamente dagli obiettivi che sono stati definiti al momento dell’offerta al committente, tanto maggiore è il risultato dello stesso.
Tale scostamento rappresenta la somma tra il confronto preventivo iniziale-preventivo esecutivo e il confronto preventivo esecutivo-forecast. Date le peculiarità della produzione su commessa è preferibile non effettuare il confronto tra preventivo iniziale e preventivo esecutivo. Ciò è dovuto al fatto che tale tipo di scostamento non fornisce informazioni utili sulla futura gestione della commessa e non evidenzia i possibili rischi a cui dovrà far fronte l’azienda, se non adottate le opportune azioni correttive.
Pertanto, è necessario un controllo di tipo feed-forward, che consenta di rilevare in anticipo i possibili risultati futuri, intervenendo e mettendo in atto azioni correttive, prima che sia troppo tardi per conseguire gli obiettivi dell’opera che si vuole realizzare. Per tal motivo, le azioni correttive si basano sull’analisi degli scostamenti e delle perfomance dei costi e dei tempi, riuscendo reciprocamente ad individuare le relative criticità e ad definire potenziali interventi.
