Definizione, caratteristiche e vantaggi dei sistemi ERP in azienda

Definizione, caratteristiche e vantaggi

La crescente consapevolezza dei grandi vantaggi derivanti dall’integrazione del software ha favorito la nascita e la diffusione, soprattutto tra le grandi aziende manifatturiere, dei sistemi ERP (Enterprise Resource Planning). Essi sono uno strumento di gestione il cui obiettivo principe è appunto l’integrazione dei processi aziendali attraverso un unico sistema esteso. Più in dettaglio, il sistema ERP è un software di gestione dei processi aziendali che gestisce e integra i processi finanziari, le catene di approvvigionamento, le operazioni, i report, la produzione e le risorse umane di un’azienda. D’altro canto, la maggior parte delle aziende ha una qualche forma di sistema finanziario e operativo, ma la maggior parte del software a disposizione sul mercato non può andare oltre i normali processi di business o aiutare la futura crescita del business, per questo motivo si fa largo uso di questi sistemi.

Il modo più semplice per conoscerne funzionamento e vantaggi è elencarne le molteplici caratteristiche con i relativi benefici:

Architettura client-server: il carico di lavoro viene ripartito fra più elaboratori, da un lato si centralizzano nel server i dati comuni alle diverse applicazioni, dall’altro vengono affidate ai client le operazioni di rilevanza locale e l’interfaccia con l’utente. Questo “matrimonio” tra ERP e architettura client-server rende il sistema estremamente flessibile e dunque adattabile ai diversi assetti organizzativi che un’impresa può assumere, anche nel momento in cui essi si modifichino nel tempo.
Integrazione informativa: si intende la standardizzazione dei metodi di elaborazione dei dati e l’armonizzazione del loro contenuto. Si raggiungono univocità (ogni dato assume un preciso significato tralasciando incongruenze), unicità (il dato si presenta alla fonte una sola volta), accessibilità a tutti gli utenti e in ogni momento, aggiornamento immediato ed esteso a tutto il database, sicurezza e protezione da falle e dispersione.
Unicità del database: le diverse applicazioni attingono da un archivio comune che contiene tutte le informazioni in copia unica, non lasciando spazio ai tipici problemi di ridondanza e inconsistenza dei dati dei sistemi ad isole. Se lo sforzo maggiore avviene nel momento dell’imputazione iniziale all’interno del database che può risultare lunga ed articolata, successivamente non saranno necessari interventi di reimmissione, copiatura e riallineamento. Nel database unico devono essere definiti e gestiti in maniera univoca ed omogenea tutti i codici che l’azienda utilizza al suo interno: prodotti, clienti, fornitori, materiali, centri di costo, ecc. In questo modo è garantita la tracciabilità e la veridicità di ogni informazione, nonché il suo aggiornamento: ogni evento gestionale si riflette in una variazione di stato di tutta la base dati e, di conseguenza, di tutte le informazioni collegate a tale evento.
Modularità: l’ERP è costituito da più moduli, ognuno dei quali rappresenta un sottosistema preposto a gestire i flussi informativi relativi ad una specifica area gestionale. I moduli lavorano in autonomia, nel senso che contribuiscono separatamente ai diversi flussi di lavoro, ma allo stesso tempo sono progettati per funzionare in maniera integrata. Se la messa in opera dell’intero “pacchetto” può risultare onerosa in termini di costi, adeguamento delle risorse e tempo, uno dei vantaggi maggiori di questa configurazione segmentata è la possibilità di implementare un modulo alla volta, selettivamente e progressivamente in base alle esigenze ritenute prioritarie. Ciò evita una compromissione del funzionamento complessivo del sistema, inoltre permette di mantenere intoccati quei programmi “indipendenti” ritenuti ancora utili e funzionali.
Configurabilità: altrimenti detta customization, rappresenta la possibilità di “vestire” la struttura dei processi di un sistema ERP adattato e personalizzato in base alle peculiarità e ai parametri di funzionamento disposti da ogni singola azienda. Effettuare un intervento di personalizzazione significa realizzare un cambiamento a livello di codici originari del programma, quando le funzionalità native di un modulo non soddisfano le esigenze dell’ambiente ospitante. Inoltre si rende necessario quando l’implementazione di un nuovo pacchetto ERP non parte da zero ma interviene a complemento di un sistema di archivi già esistenti e di una rete di periferiche già installate.
Questo, della possibile non corrispondenza tra soluzioni esistenti ed esigenze, è un tema molto caldo. Molte aziende infatti si trovano a dover scegliere tra due alternative: da una parte c’è la possibilità di personalizzare l’ERP sostenendo costi molto alti in fase di acquisto e nel futuro ogni qualvolta si debba procedere all’upgrading del sistema, dall’altra vi è la possibilità di adattare i processi e la struttura aziendale alle logiche proprie del software sostenendo dei costi organizzativi non indifferenti. L’approccio dipenderà di caso in caso dal grado di flessibilità, dalla politica di costo aziendale, dalla rigidità dei software scelti e dall’impatto strategico a livello generale dell’implementazione.
Disponibilità di best practice: sono dei pacchetti pensati per un determinato settore imprenditoriale, elaborati direttamente dalla software house sviluppatrice al fine di rendere note delle buone regole d’uso, una sorta di tracciato e linee guida. Alla base di questi pacchetti vi possono essere esperienze derivanti da personalizzazioni già effettuate che hanno avuto successo o ricerche ad hoc condotte nel settore.

Le caratteristiche di modularità, configurabilità e di forte orientamento ai processi, unite alla scarsità sul mercato di valide soluzioni integrate alternative, rendono i sistemi ERP applicabili con successo nella quasi totalità degli ambiti aziendali: dall’industria manifatturiera (fruitrice per eccellenza) alla grande o piccola distribuzione, dai servizi finanziari ai trasporti, dalle telecomunicazioni alla pubblica amministrazione.

Applicazione degli ERP

Gli ambiti applicativi possono essere suddivisi in cinque flussi di base, comuni a tutte le realtà sopra elencate. Un breve cenno delle attività per ciascun flusso cui l’ERP si relaziona attraverso i moduli che lo compongono:

Flusso amministrativo/contabile: gestione della contabilità generale e delle transazioni elementari, produzione di informazioni di sintesi sull’andamento aziendale in termini economici di costi e ricavi, supporto alla gestione dei cespiti, degli oneri fiscali, alla stesura del bilancio.
Flusso logistico: trattamento dei materiali (approvvigionamento e movimentazione), definizione dell’anagrafica articoli, del layout di magazzino, dei costi unitari degli articoli e delle giacenze.
Flusso attivo – vendite: gestione delle contrattazioni commerciali coi clienti, ricezione e registrazione ordini, emissione bolle, analisi periodiche delle vendite.
Flusso passivo – acquisti: pianificazione della fornitura, calcolo del punto di riordino, emissione ordini, ricezione merce e controllo qualità.
Flusso produttivo: definizione dati tecnici per la realizzazione del prodotto, allocazione ottimale dei carichi di lavoro tra le risorse al fine di ridurre i costi, sequenza delle fasi e monitoraggio dello stato dei lavori.