Lavagne virtuali: Differenza tra Trello e Asana

Lavagne virtuali

Negli ultimi anni hanno preso piede anche in ambito lavorativo (soprattutto aziendale) numerosi sistemi che si avvalgono dell’uso del web ovvero le Project board virtuali o in italiano lavagne di progetto virtuali o ancora lavagne virtuali. Questi sono innovativi strumenti, di tipo social, che hanno l’obiettivo di migliorare la collaborazione dei team di progetto, i cui membri sono distanti tra loro anche di migliaia di chilometri, a causa di postazioni di lavoro molto distanti fra loro, e sono coinvolti nello sviluppo di più prodotti contemporaneamente. L’approccio “virtuale” nel contesto della collaborazione nella gestione dei progetti, ha come scopo quello di contribuire all’apprendimento delle persone, permettere la condivisione della conoscenza e del sapere intrinseco fra i diversi individui e la possibilità di interagire e di creare informazioni.

Questi software sono online e, dopo essersi registrati, vi si accede via browser o tramite un’applicazione per smartphone. Non è richiesta quindi nessuna installazione su locale e l’accesso può essere eseguito da qualunque dispositivo connesso ad internet in qualsiasi parte del mondo mediante il proprio account. Sono strumenti di tipo social che permettono la comunicazione mediante l’uso di bacheche virtuali dedicate alle conversazioni tra i membri del team di lavoro. È infatti possibile confrontarsi e chiedere chiarimenti ad altri colleghi, all’interno del post-it virtuale della singola attività, menzionandoli mediante tag. Ai membri interpellati appare una notifica nella propria board personale, e possono così rispondere immediatamente ed essere aggiornati in tempo reale riguardo qualsiasi novità.
Generalmente questi strumenti offrono la possibilità di creare una lista di attività o di task mediante cartellini virtuali e di pianificare le varie scadenze, definendo le milestone di progetto ad esse collegate. Le singole attività possono essere anche suddivise in più subtask da completare, e per ognuna, sia task che subtask, c’è uno spazio dedicato alla descrizione del lavoro da svolgere. In questi cartellini virtuali è possibile anche allegare documenti che possono essere visionati e modificati direttamente sulla piattaforma o scaricati sul proprio PC. Ciò favorisce la chiarezza e diminuisce il rischio di perdere i vari file fra le varie mail scambiate tra i membri del team.

Una volta pianificate le varie attività, queste possono essere visualizzate mediante project board time-based o workflow-based, a seconda del software utilizzato e delle preferenze ed esigenze del singolo utente. Inoltre, se disponibile dal sistema o dalle varie implementazioni possibili, si genera in automatico un diagramma Gantt dove l’orizzonte temporale è facilmente gestibile e modificabile: i task possono essere direttamente aggiornati e collegati tra di loro secondo una logica di dipendenza, in modo tale che se un’attività è in ritardo o viene prolungata, quelle a valle di essa si sposteranno di conseguenza in automatico. Lo storico di ogni cambiamento e modifica viene registrato, permettendo in questo modo un miglior controllo ed una più semplice futura analisi.

Questi software, inoltre, permettono di assegnare i vari task ad una o più persone. Di conseguenza è possibile monitorare il carico di lavoro per ogni utente e, se necessario, riassegnare le attività o ripianificarle in base alle esigenze di progetto.
Ad aiutare il monitoraggio delle attività in corso vi sono dashboard personalizzabili, dei cruscotti che permettono di avere sott’occhio lo stato del progetto e gli aspetti sensibili della progettazione in un’unica schermata. Questi sono, per esempio, grafici in cui viene riassunto l’andamento del progetto riportando le attività pianificate e al tempo stesso le attività completate dell’intero progetto per confrontare quanto si è pianificato con ciò che si è realmente realizzato; la lista delle attività da svolgere a breve e nei giorni seguenti; notifiche riguardo aggiornamenti o menzioni in un post.

Durante l’avanzamento del progetto, questi software di project management permettono la creazione di report, in automatico, riguardo sia la gestione delle risorse che delle attività. A progetto ultimato, invece, è possibile archiviare tutto lo storico delle attività, della loro schedulazione, dei file allegati e delle conversazioni tra i membri direttamente sulla piattaforma, permettendo un rapido acceso futuro. Al tempo stesso è possibile generare report finali, come la lista delle attività che sono state completate in ritardo, per una futura analisi e soprattutto per evitare il ripetersi di certi errori.
L’approccio virtuale alla gestione dei progetti di sviluppo nuovo prodotto ha come obiettivo principale quello di accelerare il processo decisionale grazie ad una condivisione delle informazioni velocizzata, in tempo reale, senza però rinunciare ad una precisa schedulazione delle attività e ad una razionale ripartizione delle risorse in funzione del reale tempo a disposizione. Questi software aiutano le aziende ad abbattere le distanze e le barriere, aumentare l’efficienza e la produttività dei project manager e dei loro team, determinando nuovi vantaggi competitivi, una riduzione del time to market e un più rapido ritorno sugli investimenti.

Differenza tra Trello e Asana

In questo paragrafo andiamo a confrontare due software, Trello e Asana, molto diffusi al giorno d’oggi tra i miglior project management software.

Trello

Il software Trello si basa sulla filosofia del Kanban (di cui consigliamo almeno un’infarinatura dalla relativa pagina di Wikipedia), che mira a mantenere qualsiasi livello produttivo sempre ai massimi standard, riducendo al minimo lo spreco di tempo, soldi e risorse.

Le task in Trello sono assegnate per mezzo di una specie di post-it virtuali, che possono essere organizzati graficamente in base al tempo di lavorazione e al progetto a cui fanno riferimento.

A differenza di Asana, questa piattaforma potrebbe peccare un po’ in quanto ad opzioni. È possibile tuttavia taggare ogni post-it con particolari keyword al fine di tenerlo sempre sottomano, creare notifiche che verranno inviate dopo un certo lasso di tempo e creare liste relative al progredire di ogni sezione del progetto.

Progetti diversi possono essere raggruppati in board, in maniera tale da non rischiare di fare confusione se se ne gestisce più di uno, e ad ogni board potranno essere assegnati un certo numero di collaboratori afferenti. Ogni collaboratore avrà il suo spazio virtuale all’interno della board, ed in questo spazio, oltre alle direttive generali, il project mamanger avrà facoltà di caricare le immagini, i documenti e tutti i tipi di file che riterrà opportuno riservare a quella specifica porzione di progetto.

Con Trello è possibile creare quante board si desidera, e per ognuna di queste inserire un numero illimitato di task. Come per Asana, l’interfaccia grafica mira ad essere quanto più intuitiva possibile, e di certo costituiscono elemento gradito i suggerimenti che ci vengono forniti man mano per imparare a sfruttare tutte le potenzialità di questo tool.

Asana

Asana è stato creato nel 2008 da uno dei padri fondatori di Facebook, Dustin Moskovitz, Asana si mette subito in risalto per il suo layout semplice e intuitivo, che fa il paio con un utilizzo della piattaforma immediatamente comprensibile anche a chi si avvicina per la prima volta al mondo dei project management tool.

Le task possono essere organizzate in tre macrocategorie temporali (giornaliere, imminenti e future) e possono essere assegnate a chiunque disponga di un indirizzo e-mail. Se si lavora su più progetti, con Asana è anche possibile suddividere i collaboratori per gruppi e, in caso, creare anche dei sottogruppi.

Onde evitare la dispersione di informazioni, Asana permette al project manager di inviare dei questionari ben specifici ad ognuno dei collaboratori, ai quali si dovrà dare una risposta ben precisa (ad esempio, sullo stato di progressione di una determinata task): in questo modo il collaboratore non sarà costretto a rendere pubblici dettagli personali, ed il project manager potrà comunque ottenere le risposte desiderate.

Uno dei difetti di questa piattaforma, forse, sta proprio nella sua costante ricerca di produrre il massimo risultato con il minimo sforzo, che forse a volte danneggia l’importante aspetto del rapporto umano che non dovrebbe mai venir meno fra collaboratori. L’interfaccia grafica, spogliata di fronzoli fino a lambire le caratteristiche del minimalismo, non aiuta di certo in questo senso. Ma di “contro”, a parte questo, ce ne sono davvero pochi altri.

Sul versante “pro”, non si può certo ignorare la grande quantità di opzioni di cui il project manager può disporre, come quelle di assegnare colori diversi a task diverse, attivare e disattivare comandi grazie alle scorciatoie da tastiera, sovraestendere un’unica task a diversi progetti, o poter aggiungere in maniera gratuita al proprio “libro paga” fino ad un massimo di quindici collaboratori.