Differenza tra Project Management, Program Management e Portfolio Management

Project Management, Program Management e Portfolio Management

Lo sviluppo dei sistemi software, dell’IT e soprattutto di Internet, consente un continuo potenziamento dei sistemi di controllo dei progetti, così come migliora notevolmente la facilità di comunicazione tra i membri dei team di progetto. I progetti vengono sempre più frequentemente gestiti da team virtuali, composti da persone dislocate in varie parti del mondo ma in continuo collegamento grazie alla rete.
Aumenta l’attenzione ai rischi e alla loro mitigazione, soprattutto investendo in una miglior pianificazione e una miglior preparazione teorica dei project manager e dei team di progetto, elemento quest’ultimo ormai acquisito come essenziale dalla maggioranza delle aziende.

D’altro canto, il Project Management opera in un contesto organizzativo più ampio disciplinato dal Program Management e dal portfolio management. Le strategie e priorità organizzative sono collegate e hanno diverse interazioni.
Con Program Management è definita la gestione di “un gruppo di progetti correlati, gestiti in modo coordinato al fine di ottenere benefici ed obiettivi strategici e un controllo non possibili nella gestione individuale dei singoli progetti”.
I programmi possono contenere elementi di lavoro correlati ma esterni all’ambito dei singoli progetti appartenenti al programma. Un progetto può far parte o meno di un programma ma un programma avrà sempre dei progetti. I progetti di un programma sono collegati da un risultato comune.
Se la relazione tra progetti è solo quella della condivisione di un cliente, di un fornitore, di una tecnologia o di una risorsa, l’impegno deve essere gestito come un portfolio di progetti piuttosto che come un programma.

Il Program Management si focalizza sulle interdipendenze tra progetti ed aiuta a determinare l’approccio ottimale per gestire tali interdipendenze.
Le azioni riferite a tali interdipendenze possono includere:

• risolvere i vincoli legati alle risorse e/o conflitti che hanno un impatto su diversi progetti nell’ambito dello stesso programma.
• allineare la direzione organizzativa/strategica che influenza gli obiettivi dei progetti e del programma
• risolvere le questioni e la gestione del cambiamento nell’ambito di una struttura di governance condivisa.

Per Portfolio Management invece si intende l’insieme di progetti e programmi che un’organizzazione (oppure una divisione o Business Unit, BU) gestisce in un periodo di tempo correlato al piano strategico aziendale.

Ciascun progetto o programma presente nel portfolio è quindi associato a specifici obiettivi di business e viene valutato in relazione al contributo al business aziendale.
La gestione del portfolio ha l’obiettivo di assicurare che la priorità dei singoli progetti e programmi venga periodicamente rivista al fine di allocare le risorse e gli investimenti in modo coerente ed in linea con gli obiettivi organizzativi e gli obiettivi strategici.

Progetti e pianificazione strategica

I progetti sono spesso utilizzati come mezzo per raggiungere gli obiettivi prefissati nella pianificazione strategia, quel processo con il quale si fissano gli obiettivi di un sistema (territoriale, aziendale, statale) e si indicano i mezzi, gli strumenti e le azioni per raggiungerli in una prospettiva di medio/lungo periodo.

Essi sono solitamente autorizzati come risultato di una o più delle seguenti considerazioni strategiche:

• richiesta del mercato
• opportunità strategiche/esigenze aziendali
• richiesta di un cliente
• progresso tecnologico
• requisiti legali

Sebbene un gruppo di progetti nell’ambito di un programma possa prevedere specifici benefici associati a ciascun progetto, può anche contribuire ai benefici complessivi del programma, agli obiettivi del portfolio e al piano strategico dell’organizzazione.