Caratteristiche, funzionamento e applicazione dei workflow management systems (WFMS)

Workflow

Nel panorama industriale moderno alcuni strumenti di gestione risultano indispensabili, uno di questi è il cosiddetto workflow. La teoria e le applicazioni del workflow management promuovono la gestione dei gruppi di lavoro collaborativi secondo il workflow model, modello processuale. Un processo consiste in una o più attività ognuna delle quali rappresenta un lavoro da svolgere per giungere a un obiettivo comune. Il workflow management sostiene l’organizzazione del processo di lavoro mediante l’utilizzo di software specifici. I sistemi software che permettono la gestione del workflow vengono chiamati workflow management system, (nella figura seguente è riportato il processo di installazione) e i vantaggi che portano possono essere così elencati:

• Incremento dell’efficienza: l’automazione di molti processi fornisce l’eliminazione dei passi non necessari;
• Migliore controllo del processo: mediante la standardizzazione dei metodi di lavoro e la disponibilità di strumenti di verifica;
• Flessibilità: il controllo del software sul processo di lavoro può essere programmato in base alle esigenze;

In tali sistemi risulta centrale il ruolo di conservazione e condivisione della conoscenza che nasce dalle forme di workflow collaborativo. Le conoscenze individuali, per essere utili in un gruppo di lavoro, devono essere archiviate nel sistema e contenere metainformazioni che ne permettano il reperimento. Questo aspetto ha a che fare con la gestione del know-how dell’azienda.

Workflow management systems (WFMS)

I workflow management systems (WFMS) sono stati introdotti per supportare la progettazione, l’esecuzione e il monitoraggio di un processo lavorativo. Il workflow di un processo lavorativo consiste in varie attività, che devono essere eseguite secondo un certo ordine, coinvolgendo diversi fattori al fine di raggiungere un determinato obbiettivo. Un WFMS deve supportare sia la modellazione, sia l’esecuzione di un workflow. Nella fase di modellazione si scelgono le specifiche di un determinato workflow come, per esempio, quali attività vanno considerate, dati di interesse da dover valutare, quali agenti sono coinvolti durante ogni attività. Per agenti si intendono sia persone, sia l’esecuzione automatica di processi software. La fase di attivazione è responsabile dello scheduling, esecuzione e controllo delle attività per assicurare una corretta esecuzione del workflow.

Una delle sfide più importanti, per quanto riguarda i WFMS, è la ricerca di concetti che permettano reazioni flessibili a cambiamenti nell’esecuzione di un workflow.

Mentre l’uso di workflow nell’automazione dei processi può essere fatta risalire fino agli anni settanta, si è dovuto aspettare fino a metà degli anni novanta per raggiungere la loro accettazione. Motivo principale di questa lenta introduzione erano principalmente gli alti costi dei vari WFMS e di consulenti altamente specializzati. A peggiorare le cose, la maggior parte degli WFMS che venivano sviluppati, usavano un linguaggio specifico a seconda dell’azienda produttrice. In questo contesto è emersa un iniziativa dal nome Workflow Patterns Initiative nel 1999. Attraverso di essa vennero scoperti un gran numero di modelli workflow e appositamente documentati in modo che fossero indipendenti dal linguaggio utilizzato. Ognuno di questi modelli risponde ad una particolare categoria di processo produttivo. L’applicazione di un approccio basato su dei modelli per l’identificazione di workflow generici è stata presentata per prima in 2, che ha identificato diversi modelli di workflow. Questo lavoro è stato poi espanso in modo considerevole fino ad ottenere venti modelli di workflow, insieme ad una loro formalizzazione e ad un analisi della loro implementazione in sistemi spesso usati in ambito commerciale e di ricerca.

Da questo punto è partita la ricerca in due direzioni diverse:

• L’uso di modelli per stabilire una base di partenza, dal quale capire i requisiti di un determinato workflow, dal punto di vista del controllo.
• L’uso di modelli per valutare la capacità di una serie di processi lavorativi.

In letteratura per alcune applicazioni i modelli sono stati usati per investigare a fondo l’uso di workflow, in particolare l’espressività di vari approcci da un punto di vista di controllo. Invece un altro uso dei modelli è dato dal fatto che questi possono essere utilizzati per analizzare specifici linguaggi di modellazione per capirne i punti di forza, le debolezze, e anche per suggerire possibili miglioramenti. Il lavoro originale sui modelli di workflow si focalizzava principalmente sulla parte del controllo del modello, tuttavia è stato fatto notare, che per avere una comprensione completa di un workflow si deve anche considerare i dati e le risorse in nostro possesso. Tenendo in considerazione questi fattori i modelli per workflow sono stati estesi a 40 considerando i dati, e a 43 modelli considerando le risorse. Sin dalla loro uscita i modelli per workflow sono stati usati per una grande varietà di situazioni, che includono, selezione degli strumenti, progettazione e valutazione dei processi, e sono stati accettati in ottimo modo sia in campo industriale sia in campo accademico.