Che cos’è, a cosa serve e vantaggi deli OKR in azienda

Introduzione

Gli OKR, dall’inglese Objectives and Key Results, sono un framework utilizzato per creare allineamento sugli obiettivi e sui risultati da raggiungere, sia a livello aziendale che a livello di team, fino al singolo individuo. Si deve la paternità degli OKR a Intel, per mano di Andy Grove.

Oggi molte aziende, tra le quali Google, Spotify, Facebook, Uber, Airbnb, per citarne alcune, utilizzano questo framework come parte dei loro processi aziendali. Purtroppo in Italia il metodo degli OKR non è così diffuso come meriterebbe.

Come funzionano i metodi tradizionali

I metodi di valutazione tradizionale, comunemente basati sul Management by Objectives (MBO), hanno fondamentalmente due limiti: il primo è che vengono assegnati generalmente su base annuale (raramente semestrale), il secondo è che misurano le performance del singolo individuo o del gruppo di lavoro in base a al raggiungimento del 100% degli obiettivi.

Per capire quanto sia inefficace impostare obiettivi su base annuale, basti pensare a quanto velocemente cambino i contesti e le priorità all’interno di una tipica azienda, soprattutto se si lavora in maniera agile e in ambito tecnologico. Il rischio è che, al termine dell’anno, gli obiettivi definiti in precedenza non siano più applicabili o rilevanti.

Inoltre, il fatto che il singolo individuo sia misurato in base al pieno raggiungimento degli obiettivi, porta inevitabilmente a predisporre traguardi poco ambiziosi, al fine di evitare il fallimento e il conseguente impatto negativo a livello di bonus e spesso di crescita in termini di carriera. Gli svantaggi sono evidenti: in quanti sono disposti ad alzare l’asticella se poi si rischia la punizione?

Cosa sono gli OKR

Gli OKR sono l’approccio ideale per le aziende che lavorano con le metodologie agili. Per loro natura, gli OKR consentono un ciclo di definizione di obiettivi più rapido, in genere ogni trimestre.

In questo metodo di allineamento, gli obiettivi (Objectives) sono il “luogo”, o l’ambizione, che si vuole raggiungere; i risultati (Key Results) sono la direzione da seguire. I risultati non sono bersagli da centrare, ma aspirazioni che possono essere più o meno grandi.

Gli OKR sono applicabili in vari contesti e funzionano molto bene anche come framework di crescita per l’individuo o a livello strategico per l’organizzazione.

Se ci hai fatto caso non ho mai accostato gli OKR alla parola “valutazione”. Gli OKR, infatti, non sono altro che un metodo di allineamento. La persona e il team non vengono mai premiati in base ai risultati raggiunti, o penalizzati per quelli non raggiunti. Gli OKR sono la bussola che conduce ai risultati e non un mezzo per definire i bonus.

In tale contesto, è normale che l’individuo sia predisposto ad alzare l’asticella e definire obiettivi ancora più ambiziosi.

Come funzionano gli OKR

Prendiamo il caso di un team Scrum. All’inizio di ciascun trimestre, l’intero team si riunisce insieme al proprio manager (Line Manager/Development Manager); la persona, per intenderci, che gestisce la crescita e lo sviluppo personale di ciascun individuo.

Si parte identificando al massimo 5 Objectives (obiettivi), non di più altrimenti si rischia di essere dispersivi. Per ciascun obiettivo il team identifica al massimo 5 Key Results (risultati). Gli obiettivi sono qualitativi, i risultati quantitativi e quindi misurabili. In linea di massima, se non si è in grado di assegnare un numero a ciascun risultato, forse non vale neanche la pena prenderlo in considerazione.

Volendo si può anche aggiungere una colonna con l’iniziativa da adottare con il fine di raggiungere il risultato desiderato. È anche utile indicare l’owner, ovvero la persona o il gruppo di persone che si fa carico di promuovere l’iniziativa.

Un esempio di OKR può essere il seguente:

Obiettivo (Objective)	Risultato (Key Result)	Iniziativa
1.0 – Migliorare la qualità del nostro software	1.1 – Almeno l’80% del codice sorgente deve essere coperto da Unit Test
	1.2 – Lavorare con TDD su almeno due User Story per Sprint	Per incoraggiare i meno esperti, almeno 2 giorni per Sprint di Pair Programming (Sviluppatori)
	1.3 – Il 100% dei bug con severità “Alta” devono essere corretti entro due giorni	Valutare il backlog corrente e riassegnare priorità dove necessario (Product Owner e Scrum Master)
	1.4. Aumentare la copertura dei test UI del 20%

Al termine del trimestre il team e il manager si ritrovano per valutare l’andamento degli OKR. Alcuni risultati saranno centrati al 100%, altri magari soltanto al 50%, alcuni magari non verranno raggiunti.

Non tutti gli obiettivi sono “accertabili” dal manager del team, che in molti casi è presente per creare allineamento all’interno dell’azienda e per aiutare il team nel processo di valutazione. Spesso, ed è il caso di argomenti puramente tecnici come nella tabella qui sopra, i risultati vengono valutati all’interno del team. Individualmente o collettivamente (self-assessment). La domanda a cui rispondere, in questa fase è: che cosa abbiamo imparato?

Una volta terminata la fase di rivisitazione degli OKR si passa a definirne di nuovi per il trimestre successivo. Gli obiettivi non raggiunti possono essere rivisti, cambiati, o riproposti per l’iterazione successiva.

Nel caso qui sopra ho fatto l’esempio di un team Scrum, ma lo stesso procedimento si può adottare a livello di dipartimento (esempio: Product Management, Senior Management, UX Team…) o in genere ad ogni livello dell’organizzazione.

Perché funzionano gli OKR

Vale la pena rimarcare che gli OKR non sono uno strumento di misurazione delle performance e per questo motivo non devono mai essere connessi a un sistema di bonus. Sono infatti uno strumento utilizzabile dal management per valutare se si sta seguendo una direzione comune.

A questo punto ti chiederai: se non c’è un sistema di premio/punizione, perché funzionano?

Abbiamo visto che gli OKR hanno alcune caratteristiche fondamentali. Essi sono:

• Ambiziosi: puntare alla luna con “Objectives” ambiziosi, mal che vada si è sempre arrivati in mezzo alle stelle (citazione)
• SMART: i “Key Result” devono sempre essere quantificabili, quindi devono essere “SMART”: Specifici (Specific), Misurabili (Measurable), Raggiungibili (Achievable), Realistici (Realistic) e con scadenza (Time-bound)
• Trasparenti: gli OKR devono essere visibili a chiunque all’interno dell’organizzazione e collegati agli obiettivi di business

A differenza dei metodi di valutazione tradizionali, dove gli obiettivi sono scelti al ribasso per evitare penalizzazioni, gli OKR incoraggiano il singolo o il gruppo a fissare mete ambiziose. L’ottica è il continuo miglioramento attraverso la condivisione degli ORK all’interno dell’organizzazione.

Se tutti gli OKR sono stati raggiunti al 100% molto probabilmente non si è stati abbastanza ambiziosi. Al contrario, se non sono stati pienamente raggiunti, c’è ancora qualcosa da imparare. Quel margine che ci separa dal pieno raggiungimento del Key Result è la nostra occasione di crescita.

Differenza tra KPI e OKR

La differenza tra KPI e OKR non è subito ovvia ma è sostanziale. Mentre i KPI misurano le performance e l’output di processi già in essere, gli OKR ci consentono di prendere in considerazione obiettivi futuri e grandi progetti. Ci permettono quindi di esplorare nuovi territori.

KPI e OKR non si escludono a vicenda. Grazie ai KPI siamo in grado di controllare le performance e identificare i problemi, con gli OKR abbiamo una bussola da utilizzare per migliorare i processi e risolvere i problemi. Ma anche, come abbiamo detto in precedenza, per promuovere il cambiamento.

Conclusioni

A questo punto ti sarà chiaro come gli OKR sono diversi dai tradizionali metodi di valutazione basati sul Management by Objectives. Sono un mezzo che ci aiuta a definire obiettivi sempre più ambiziosi, e all’inizio non è semplice entrare in quest’ottica.

Nel caso di un team Scrum, l’utilizzo degli OKR, può portare al raggiungimento di obiettivi che non sembravano nemmeno possibili. Inoltre la verifica degli OKR è un momento per riallinearsi sulle priorità e imparare insieme dai successi ma anche dai fallimenti.

Gli OKR sono infatti un importante strumento di comunicazione e di allineamento. Tuttavia è fondamentale che non siano utilizzati soltanto da un singolo team, ma da tutta l’organizzazione. Ancora meglio se gli OKR di un team hanno dipendenze con altri team, in modo da promuovere il raggiungimento di obiettivi condivisi e rompere i silo in cui troppo spesso è semplice rifugiarsi.