Che cos’è e come affrontare la trasformazione digitale in azienda

Che cos’è la digitalizzazione?

 La digitalizzazione è diventata ormai uno dei principali argomenti che interessano le aziende di tutto il mondo. Quello che sta avvenendo è un cambiamento generale nello scenario operativo delle imprese dovuto alla proliferazione delle nuove tecnologie digitali il cui potenziale è ancora inestimabile.

Si sta sviluppando una nuova economia digitale a livello globale caratterizzata da dinamismo, personalizzazione e forte concorrenza, dove per sopravvivere e avere successo è necessario integrare nuove competenze, tecnologie all’avanguardia e innovazioni nei prodotti e servizi offerti.

Inoltre la natura dirompente delle tecnologie digitali sta rivoluzionando il modo di operare delle industrie, dissolvendo anche le tradizionali barriere che le dividono e creando un network dove la collaborazione e la condivisione sono elementi sempre più indispensabili.

Ciò che ci si aspetta è che queste nuove tecnologie possano fornire un contributo strategico allo sviluppo del business di un’azienda.

In tale contesto la digitalizzazione è considerata dalle imprese l’obiettivo principale da raggiungere per rimanere costantemente competitive.

La digitalizzazione è definita come “l’utilizzo delle tecnologie digitali per modificare un modello di business e fornire nuove opportunità di guadagno e generazione di valore”.

Digitalizzare un’impresa, pertanto, significa modificare il modo con cui essa opera e trasformare il suo modello di business per aumentare il proprio know how, ovvero l’insieme di procedure interne, conoscenze tacite, abilità operative e processi produttivi che le permettono di differenziarsi dalle altre aziende e di ottenere un vantaggio unico rispetto ai competitors.

In particolare, la digitalizzazione implica lo sviluppo di nuove competenze digitali al fine di rendere un’impresa più competitiva e capace di soddisfare le richieste dei clienti, attraverso l’offerta di servizi innovativi e una maggiore condivisione dei dati.

I cambiamenti che ne derivano possono rappresentare nuove opportunità, offrendo la possibilità di eseguire le attività in maniera più efficiente ed efficace, ma anche un ostacolo all’operatività di un’azienda poiché tendono a modificare i modelli di business correnti.

Di conseguenza, è necessario che le imprese realizzino rapidamente che ci sono nuove realtà operative e che i metodi tradizionali non sono più sufficienti al fine di adattarsi e avere successo nel nuovo mondo digitale.

Tutto ciò richiede necessariamente un cambiamento della visione strategica di un’organizzazione: si tratta, quindi, di sviluppare un modello organizzativo innovativo e rivoluzionario che permetta di gestire in maniera efficiente ed integrata tutte le attività di un’azienda. Solo attraverso un complesso processo di trasformazione digitale, le aziende possono riuscire in questa sfida.

In generale, gli effetti della digitalizzazione per un’impresa possono essere identificati sotto tre punti di vista:

• efficienza interna;
• opportunità esterne;
• cambiamenti

Per quanto riguarda l’efficienza interna i potenziali benefici derivanti dalla digitalizzazione comprendono una maggiore efficienza, qualità e affidabilità dei processi aziendali, che possono essere raggiunti riprogettando i processi interni e migliorando il modo di lavorare attraverso i mezzi digitali e l’automatizzazione, eliminando quindi quelle attività manuali non necessarie e riducendo la probabilità di commettere errori.

Le opportunità esterne, invece, sono rappresentate dalla creazione di nuove occasioni di business (come per esempio lo sviluppo di nuovi prodotti/servizi o l’acquisizione di nuovi clienti) nel campo d’azione corrente di un’azienda e dal miglioramento della customer experience attraverso la diminuzione dei tempi di risposta e di servizio e un maggior coinvolgimento dei clienti stessi fin dalle prime fasi del processo di produzione.

I cambiamenti dirompenti, infine, sono identificati da novità assolute nell’ambiente operativo di un’azienda, dato che la digitalizzazione può rendere obsoleta la sua attività attuale, ma allo stesso tempo creare business completamente nuovi in cui investire. Il potenziale di cambiamento del mercato causato dalle tecnologie digitali, infatti, comporta che i modelli di business esistenti vengano rimodellati e spesso surclassati.

Un altro elemento caratterizzante la digitalizzazione è la capacità di garantire che tutte le informazioni all’interno dell’organizzazione possano essere agevolmente acquisite, archiviate, analizzate e condivise. Ciò è reso possibile dalla dematerializzazione dei documenti cartacei, ovvero dalla trasformazione di questi in file digitali facilmente fruibili e condivisibili, che permette di standardizzare e automatizzare il modo in cui le informazioni vengono raccolte e condivise tra tutte le aree aziendali.

Inoltre, attraverso l’adozione di software gestionali innovativi è possibile migliorare la gestione dei dati rendendoli disponibili in ogni momento e in tempo reale grazie ad un sistema unico e condiviso basato su sistemi IT interconnessi. Questi sono programmi in grado di aumentare l’efficienza e l’automatizzazione dei processi aziendali e grazie ai quali è possibile ridurre il tempo di esecuzione delle attività e il rischio di errore. In questo modo gli utenti sono agevolati nelle loro mansioni e la loro soddisfazione sul lavoro aumenta grazie all’automazione delle attività di routine che permette di avere più tempo libero da dedicare allo sviluppo di nuove capacità e competenze.

Infine, grazie ad una maggiore condivisione delle informazioni, che possono essere elaborate e processate digitalmente anche lungo l’intera supply chain, si riesce a migliorare il rapporto con fornitori e clienti uniformando le procedure, spesso eterogenee, dei collaboratori a monte e a valle della filiera produttiva.

In sintesi, i vantaggi aggiuntivi derivanti dalla digitalizzazione di un’impresa possono essere riassunti come di seguito:

1. creazione di nuovi modelli di business che aprono nuove opportunità per un’organizzazione;
2. miglioramento della produttività attraverso una maggiore efficienza dei processi aziendali (riduzione delle perdite di tempo) e riduzione dei costi;
3. automatizzazione dei processi che garantisce maggiore sicurezza e controllo dei dati, permettendo agli operatori di svolgere le loro mansioni più facilmente;
4. sviluppo di flussi di lavoro (workflow) digitali che portano ad una riduzione degli errori umani e a minori perdite di informazioni;
5. miglioramento della customer experience e ridotti tempi di risposta che rendono più competitiva un’organizzazione;
6. maggiore cooperazione lungo l’intera supply chain attraverso la condivisione delle informazioni;
7. maggiore diffusione della cultura digitale tra i collaboratori che acquisiscono maggiore consapevolezza sulle potenzialità delle nuove tecnologie digitali.

Come affrontare la Digital Transformation?

Dato che la digitalizzazione è definita anche come “il processo di passaggio ad un’azienda digitale”, essa comprende anche il concetto di digital transformation (in italiano trasformazione digitale). Questo termine si riferisce ad un complesso processo di trasformazione aziendale, il quale richiede un cambiamento organizzativo trasversale e l’implementazione di nuove tecnologie digitali, che tende a stravolgere le normali procedure aziendali.

La trasformazione digitale, in particolare, riguarda tutti quei cambiamenti nel modello di business, nei prodotti, nei processi e nella struttura organizzativa di un’azienda che possono essere determinati dall’adozione delle tecnologie digitali.¹¹

La trasformazione digitale rappresenta, quindi, uno stimolo per aumentare la produttività e migliorare le performance delle imprese, aiutandole a raggiungere e mantenere una notevole competitività in un mercato che è e sarà sempre più interconnesso e legato a dinamiche digitali.

Le quattro dimensioni principali su cui interviene la trasformazione digitale sono:

1. utilizzo delle tecnologie, che riflette la capacità di un’azienda di esplorare e sfruttare le nuove tecnologie digitali;
2. cambiamenti nella creazione di valore, i quali riflettono l’influenza della trasformazione digitale sulla modalità di generare profitto di un’azienda;
3. cambiamenti strutturali, i quali si riferiscono alle modifiche nella struttura organizzativa, nei processi produttivi e nelle competenze operative di un’impresa;
4. dimensione finanziaria, che si riferisce sia alla necessità di azioni finanziarie per sostenere un business in difficoltà sia alla capacità dell’azienda di fornire adeguate risorse finanziarie per la trasformazione digitale.

Ciò che ne deriva è che la trasformazione digitale riguarda ogni aspetto di un’organizzazione, perciò è fondamentale che le imprese adottino un approccio proattivo nei confronti di questo fenomeno il cui impatto è in continua crescita.

Dato che ogni impresa è diversa dalle altre, la digital transformation può essere realizzata in maniera differente a seconda del core business, del settore e del mercato in cui opera e con obiettivi specifici che variano da caso a caso. Pertanto non esiste una metodologia universale da adottare quando un’impresa vuole intraprendere un percorso di digitalizzazione¹³.

In quest’ottica è possibile però definire alcune linee guida che i manager possono seguire per superare la complessità della trasformazione digitale e le loro ambiguità su come affrontarla.

Innanzitutto il successo di una trasformazione digitale dipende principalmente da due fattori: il supporto del top management e il commitment delle risorse coinvolte nel processo di digitalizzazione.

Il top management, infatti, rappresenta l’elemento chiave per il processo di trasformazione digitale di un’impresa, poiché deve supportare il cambiamento e incentivare le persone ad accettarlo.

La capacità di leadership dei manager è uno degli aspetti essenziali per il successo della trasformazione digitale, in quanto essi devono essere capaci di comunicare la priorità del progetto, assicurare i finanziamenti necessari, sostenere il cambiamento che ne deriva e motivare le persone ad accettarlo.

Così come il cambiamento operativo, anche il cambiamento comportamentale delle persone coinvolte incide significativamente: occorre quindi tenere in considerazione il comportamento e le caratteristiche delle persone, gestendo con particolare attenzione la paura e la resistenza al cambiamento del personale aziendale.

La trasformazione digitale, inoltre, non deve essere considerata come un fattore di rischio, come spesso accade, date le caratteristiche di incertezza, complessità e ambiguità che la contraddistinguono, ma deve essere considerata una priorità assoluta a livello direzionale e deve essere comunicata attivamente affinché venga accettata e condivisa da tutto il personale.

Trovare nuove fonti di guadagno è un altro elemento fondamentale per il successo di un’azienda e, quindi, un fattore indispensabile per attuare una strategia di trasformazione digitale.

Quando un’azienda intraprende un percorso di digitalizzazione, infatti, deve considerare fin dal principio come creare valore e generare entrate al fine di finanziare lo sviluppo futuro delle iniziative di trasformazione ed anche eventuali fallimenti, poiché ogni progetto di innovazione è caratterizzato da un certo grado di incertezza e il rischio di fallire è elevato.

Dato che l’integrazione e lo sfruttamento delle nuove tecnologie digitali è una delle principali tendenze che le aziende devono affrontare nell’attuale scenario in cui operano, la domanda principale che sorge spontanea è come poterle accogliere e utilizzare per trarne vantaggio.

Pertanto, al fine di affrontare al meglio la sfida lanciata dalla “digital transformation” e beneficiarne il più possibile, assicurandosi il vantaggio competitivo che ne deriva, è necessario formulare attentamente una strategia di trasformazione digitale che coordini tutte le dimensioni impattate e che sia, quindi, in grado di supportare le organizzazioni in questa complessa trasformazione al fine di migliorarne le prestazioni operative.

In quest’ottica, Parviainen et al. hanno definito un approccio sistematico che permette di analizzare tutti gli impatti derivanti dalla digitalizzazione e i passi da effettuare per trarne il massimo beneficio.

Tale modello, è costituto da quattro principali step:

1. analizzare l’impatto potenziale della digitalizzazione e decidere quale posizione l’azienda vuole assumere nei confronti del cambiamento;
2. analizzare lo stato attuale dell’azienda rispetto agli impatti derivanti dalla digitalizzazione e alla posizione desiderata, identificando il “gap” tra la situazione attuale e quella futura;
3. definire l’approccio da adottare per colmare il gap identificato al punto 2, ovvero individuare le azioni concrete necessarie per raggiungere la posizione desiderata, assegnando ad ognuna di esse una priorità, in modo da stabilire l’ordine di realizzazione in base all’importanza, e schematizzandole in una mappa guida;
4. implementare le azioni individuate al punto 3 con il supporto sia tecnico sia manageriale verificando che esse portino al risultato atteso, e, in caso contrario, ritornare agli step precedenti individuando delle azioni correttive.

Tali step devono essere ripetuti in maniera iterativa al fine di elaborare gradualmente la soluzione migliore per trarre beneficio dalla “digital transformation” e mettere a fuoco gli obiettivi di digitalizzazione che un’impresa intende raggiungere.

Business Process Management (BPM)

Un altro metodo, suggerisce di utilizzare il Business Process Management (BPM) come punto di partenza per la “digital transformation” di un’impresa per poi stabilire le necessarie skills digitali da sviluppare.

Il BPM è un insieme di metodi, tecniche e sistemi utili per identificare, analizzare, migliorare e monitorare i processi aziendali di un’organizzazione. Basato sull’orientamento al processo, i suoi potenziali benefici vanno dall’aumento di flessibilità, agilità e reattività nei confronti dei continui cambiamenti dell’ambiente operativo, fino al miglioramento nel recepire le innovazioni e nel porre il Cliente sempre al centro del proprio business.

Questi vantaggi derivano allo stesso modo anche dalla digitalizzazione che condivide i presupposti e le caratteristiche del BPM, come l’orientamento al processo.

L’utilizzo di un BPM ben funzionante, pertanto, può fungere da supporto e guida per il processo di trasformazione digitale che un’azienda vuole intraprendere.

Secondo Imgrung et al., però, ciò non è sufficiente e, di conseguenza, le organizzazioni devono sviluppare altre quattro capacità aggiuntive per affrontare la sfida lanciata dalla digitalizzazione, ovvero:

• implementare una “strategia digitale”;
• aumentare la “consapevolezza digitale”;
• aggiustare la propria “mentalità”;
• definire degli “standard di sicurezza”.

Con “strategia digitale” si intende la formulazione di un piano definito che promuova l’innovazione, miri a risultati nel breve periodo, attinga conoscenze e risorse da tutte le fonti di informazioni disponibili e faciliti la realizzazione di prodotti e servizi orientati al Cliente al fine di mettere in discussione i modelli di business consolidati e innovarli continuamente.

La “consapevolezza digitale” risulta un elemento essenziale per un’impresa per monitorare le proprie capacità distintive e prestazioni. E’ necessario perciò implementare dei sistemi di benchmarking al fine di utilizzare i risultati che ne derivano per adattare la propria strategia e gli obiettivi di digitalizzazione alle preferenze dei clienti e alle richieste del mercato.

La trasformazione digitale, inoltre, richiede che le imprese abbiano a disposizione sufficienti risorse finanziarie per far fronte ad eventuali fallimenti nel breve periodo e che supportino le strategie e i modelli di business in mercati competitivi.

Oltre agli adattamenti delle strutture organizzative, per affrontare la digitalizzazione e le implicazione connesse, è necessario che le imprese sviluppino una “mentalità” aperta che promuova la creatività, l’innovazione, l’orientamento al rischio, la collaborazione e la condivisione delle informazioni.

Gli “standard di sicurezza” risultano essenziali dal momento che la digitalizzazione mira a digitalizzare gli asset e le attività di un’impresa e di conseguenza emergono inevitabilmente nuove minacce per la sicurezza dei dati che possono ostacolare in maniera negativa il successo aziendale. Pertanto, fin dalla prime fasi del processo di trasformazione digitale, le organizzazioni devono definire delle regole che tengano conto di tutti i potenziali rischi digitali. L’adozione di un BPM tradizionale risulta, quindi, un ottimo punto di partenza per la trasformazione digitale, ma è necessario affiancare ad esso specifiche capacità e competenze “digitali” per affrontare con successo un percorso di digitalizzazione.

Inoltre, spesso accade che i managers aziendali non abbiano chiarezza sulle opzioni e i fattori chiave da prendere in considerazione per portare a termine con successo il percorso di trasformazione digitale intrapreso.

Per ovviare a tale problematica, Hess et al. hanno delineato delle linee guida sotto forma di domande strategiche che i manager si dovrebbero porre quando intraprendono un percorso di digitalizzazione.

Infine, ciò che emerge, quindi, è che se da un lato i managers comprendono e riconoscono la necessità di rendere digitale la propria azienda, dall’altro si trovano in difficoltà nel momento in cui devono prendere decisioni che implicano un cambiamento complessivo che coinvolge ogni aspetto dell’organizzazione.

Inoltre, bisogna considerare che ogni impresa è diversa dalle altre e a seconda del core business, del settore e del mercato in cui opera la digital transformation può essere realizzata in maniera differente e con obiettivi specifici che variano da caso a caso.