Che cos’è, rischi, vantaggi e impatto della trasformazione digitale in azienda

Che cos’è la trasformazione digitale?

Nell’economia di oggi, dato il costante mutamento del mercato, l’IT (Information Technology) è in continua evoluzione e le aziende devono quindi essere in grado di mutare in risposta ai cambiamenti della tecnologia stessa e del mercato.

In questa epoca sempre più digitale, le relazioni tra le organizzazioni e i clienti vengono riviste e modificate e i modelli di business vengono reinventati. Le aziende di tutti i settori, quindi, hanno bisogno di flessibilità, rapidità, agilità, e capacità di modificarsi costantemente per perseguire nuove opportunità di business. La digitalizzazione sottolinea quanto sia importante porre la tecnologia al centro di tutti i processi, prodotti e servizi e comprende i profondi cambiamenti in atto nelle società e nelle industrie attraverso l’utilizzo delle tecnologie digitali.

Il tema della trasformazione digitale è un tema ad alto impatto sociale poiché non solo le organizzazioni ma anche la società e le famiglie stesse sono fortemente e costantemente sfidate dalle loro interazioni con la tecnologia, divenute ormai quotidiane.

“Digitalizationis the use of digitaltechnologies to change a business model and provide new revenue and value-producingopportunities; itis theprocess of moving to a digital business” (Gartner Glossary).

La digitalizzazione consiste nell’uso delle tecnologie digitali per cambiare un modello di business e fornire nuove opportunità di guadagno e produzione di valore; è il processo di passaggio a un business digitale.

Non va intesa come un progetto ma bensì come un processo di cambiamento dell’azienda, un modo diverso di fare le cose che richiede una molteplicità di iniziative le quali interessano tutte le funzioni aziendali.

Poiché la trasformazione digitale avrà per ogni azienda un aspetto diverso, risulta complicato individuare una definizione universale, valida per tutti. In termini generali, definiamo la trasformazione digitale come l’integrazione della tecnologia digitale in tutte le aree di un’azienda, la quale porterà delle modifiche fondamentali al modo in cui operano e al modo in cui forniscono valore ai clienti.

Riteniamo maggiormente in linea con lo scopo della tesi la definizione appena citata, nonostante, come appena affermato, non ne esista una univoca per spiegare il significato di digitalizzazione ma ne esistono molteplici.

Infine, grazie ai progressi della tecnologia digitale si è assistito a diverse ondate di digitalizzazione che hanno cambiato profondamente le imprese e le società. La prima ondata si è focalizzata sulle tecnologie che subentrano alla carta come vettore fisico, generando maggiore automazione nella routine di lavoro. La seconda ondata ha dato vita ad Internet come infrastruttura di comunicazione globale, con conseguenti modifiche alla logica di creazione del valore dell’azienda e nuovi tipi di attività, come l’e-commerce.

Rischi e vantaggi della trasformazione digitale nelle PMI

La Trasformazione Digitale è anche un cambiamento culturale che richiede alle organizzazioni di sfidare continuamente lo status quo, sperimentando e cercando di non abbattersi ai primi fallimenti. Come per ogni cosa al mondo esistono sia vantaggi che ostacoli / svantaggi.

Tra gli ostacoli che rallentano lo sviluppo della digitalizzazione in un’organizzazione troviamo l’inerzia e la resistenza. L’inerzia è una delle barriere più significative, poiché le imprese sono profondamente radicate nelle relazioni esistenti con clienti e fornitori, hanno processi di produzione che sono ormai consolidati e altamente ottimizzati, ma spesso rigidi e si basano su risorse che non possono essere facilmente configurate. La resistenza invece, si riferisce al fatto che i dipendenti possono dimostrare opposizione quando le dirompenti tecnologie vengono introdotte nell’organizzazione.

Altri elementi che ostacolano la realizzazione di questo processo innovativo si riconoscono nella bassa consapevolezza riguardo i benefici che si possono trarre dall’adozione di queste nuove tecnologie e dalla bassa priorità. Infatti, molte volte l’esigenza di una trasformazione aziendale, non venendo considerata nelle riunioni, o considerata solo marginalmente, viene trascurata a causa anche della ristretta disponibilità di risorse e di tempo, risorsa scarsa per eccellenza.

Per comprendere al meglio questo processo di trasformazione digitale è importante conoscere non solo tutto ciò che comporta di positivo, che verrà spiegato di seguito, ma è di grande interesse conoscere anche gli svantaggi che l’adozione di nuove tecnologie comporta, per poter poi affrontare nel migliore dei modi queste difficoltà. Innanzitutto, molte imprese dispongono di budget limitati e conoscenze insufficienti. Dopodiché molti imprenditori non sono informati sull’IT (Information Technology), poiché limitati dalla loro esperienza o dal successo passato.

Per di più sono stati identificati quattro motivi per spiegare come mai questa trasformazione sta avvenendo a rilento nelle PMI.

Come primo motivo afferma che le piccole aziende con i loro obiettivi specifici sono meno esposte alla necessità di una rapida digitalizzazione; il secondo motivo vede mancare spesso nelle piccole aziende risorse e visione manageriale per comprendere appieno gli impatti della trasformazione digitale; il terzo motivo attesta che le PMI adottano un approccio graduale alla digitalizzazione rispetto alle grandi aziende. Infine, gli investimenti in digitalizzazione all’interno di questo tipo di società dipendono fortemente dalle prestazioni finanziarie delle imprese ed è spesso il caso in cui abbiano risorse limitate da utilizzare in questo settore.

Tra gli aspetti positivi che questo processo implica possiamo affermare la digitalizzazione prima di tutto riduce drasticamente gli sprechi. A seguito di questo, l’archiviazione cartacea porta via molte risorse sia in termini di spazio che di tempo e al documento cartaceo ci si può accedere solamente attraverso la presenza fisica in azienda. Attuando quindi procedure che permettono la digitalizzazione dei documenti è possibile, di conseguenza, ridurre l’utilizzo degli archivi cartacei. Il vantaggio consiste pertanto nel fatto che attraverso l’utilizzo del formato digitale, i documenti sono accessibili da remoto e da qualsiasi parte del mondo ci si trova è possibile reperire una specifica documentazione digitale. Di conseguenza vengono poi ridotti i costi per la creazione e il mantenimento degli archivi aziendali. Questa risulta essere una scelta sostenibile e permette di avere risparmi in termini anche di spazio.

Altro aspetto positivo della digitalizzazione consiste nel fatto di offrire nuove modalità tecnologiche di interazione tra azienda e interlocutori per la quale è quindi possibile raggiungere la piena soddisfazione dei clienti. Digitalizzare la produzione, inoltre, consente di ridurre i rischi d’errore e i fermi macchina, eliminando così i colli di bottiglia.

Una volta assimilate i nuovi strumenti digitali e le nuove competenze, i tempi necessari per raggiungere un risultato si ridurranno sensibilmente.

Secondo una ricerca di Ricoh nel 2016, le aziende italiane che si sono servite di nuove tecnologie per la digitalizzazione hanno ottenuto i seguenti vantaggi:

• Un’ottimizzazione del servizio ai clienti (segnalato dal 38% del campione italiano);
• Una riduzione dei costi (38%);
• Un miglioramento delle comunicazioni con i clienti (37%).

Come impatta la digitalizzazione nelle varie aree aziendali

La trasformazione digitale è un processo che implica una serie di mutamenti tecnologici, sociali, organizzativi, culturali, manageriali e creativi dell’intera organizzazione aziendale.

La Digital Transformation impatta in particolar modo nei seguenti ambiti:

1. Relazioni con il mercato e stakeholders: la digitalizzazione rende disponibili nuovi canali di comunicazione con chiunque sia portatore di interesse verso l’azienda. Si tratta di un nuovo approccio relazionale basato sull’ascolto, la condivisione e il confronto.
2. Ottimizzazione delle risorse e operations: grazie alla trasformazione digitale è possibile ridurre gli errori, semplificare la gestione, diminuire i costi ed eliminare le attività ridondanti.
3. Evoluzione della Value Proposition: il nuovo modo di comunicare porta ad una maggior conoscenza del cliente e l’azienda potrà ulteriormente modificare l’attività di ricerca e sviluppo di nuovi prodotti.
4. Empowerment dei collaboratori: come vedremo in seguito, il processo di digitalizzazione richiede inevitabilmente particolari competenze, le quali saranno identificate in apposite figure aziendali. La trasformazione digitale può essere adottata in qualunque fase aziendale, dalla produzione, alla vendita, alla distribuzione e alla comunicazione interna. Non può essere limitata né l’adozione di quest’ultima ad alcune fasi, nemmeno il tipo di trasformazioni, dato che questo processo è in continuo sviluppo. All’interno dell’azienda la digitalizzazione si presenta nei diversi ambiti come segue:
5. Produzione: l’uso delle tecnologie digitali consente di eseguire parte dei processi di produzione sul territorio del consumatore, ad esempio l’installazione e la configurazione del software;
6. Logistica:è possibile grazie alle tecnologie digitali monitorare in tempo reale i movimenti del prodotto e le sue caratteristiche. Per di più l’emergere di droni automatici che consegnano gli ordini direttamente nelle case dei clienti può trasformare drasticamente i processi logistici;
7. Marketing e vendite: la digitalizzazione consente di raccogliere informazioni sui consumatori dai social network e da altre fonti in cui questi ultimi lasciano la loro impronta digitale. Grazie a questo segno che lasciano è possibile valutare le loro preferenze e le loro caratteristiche. Inoltre, il produttore può beneficiare di un lungo e vantaggioso rapporto con il consumatore grazie alla diffusione della digitalizzazione e l’onnipresenza di internet.
8. Personale: nel contesto della digitalizzazione, le imprese hanno bisogno di nuove figure che riescano a guidare l’impresa in tale trasformazione. Le strutture gerarchiche utilizzate in precedenza, ovvero quelle basate sul controllo e sulla rigidità, ora non rendono più come dovrebbero. La tecnologia, infatti, mette a disposizione strumenti e rende più semplice un cambio di mindset per ripensare le organizzazioni, le relazioni e le modalità di lavoro, rivoluzionando così i vecchi modelli organizzativi. Questo a volte significa allontanarsi da processi aziendali di vecchia data su cui le aziende sono state costruite a favore di pratiche relativamente nuove che sono ancora in fase di definizione.

Strategia di trasformazione digitale

Bisogna prendere atto che la trasformazione digitale è un processo inarrestabile e che per un’impresa investire oggi in questo processo significa conversare con le nuove generazioni di consumatori e soprattutto continuare ad esistere in futuro. Negli ultimi anni, le aziende stanno conducendo una serie di iniziative per esplorare queste nuove tecnologie digitali e sfruttarne i vantaggi. Ciò comporta necessariamente delle trasformazioni che influiscono su prodotti e processi, non solo, ma anche su strutture organizzative.

Pianificare quindi una strategia di trasformazione digitale appropriata può essere ritenuta la giusta base di partenza. Risulta necessario quindi stabilire delle pratiche per gestire queste complesse trasformazioni che consistono appunto in un modello che supporta l’azienda nel governare le trasformazioni che si verificheranno a causa dell’integrazione delle tecnologie digitali.

A prescindere dal tipo di azienda, le strategie di trasformazione digitale presentano degli elementi comuni che si possono riassumere in quattro dimensioni essenziali:

1. Impiego delle tecnologie;
2. Cambiamenti nella creazione del valore;
3. Cambiamenti strutturale;
4. Aspetti finanziari.

Con il primo punto si intende la propensione dell’impresa verso le nuove tecnologie e la sua abilità nell’ottenere il massimo rendimento. Un’azienda, ad esempio, può scegliere diverse strade: utilizzare standard già stabiliti e quindi vedere le tecnologie solamente come mezzi per soddisfare le operazioni aziendali, oppure può decidere di imporre un proprio standard tecnologico, diventando così un leader di mercato e ottenere vantaggi competitivi.

L’impiego di nuove tecnologie comporta dei cambiamenti nella creazione del valore, ciò può essere visto sia come un vantaggio che come uno svantaggio. Un vantaggio poiché offre opportunità di ampliare e arricchire l’attuale portafoglio di prodotti e servizi mentre uno svantaggio poiché comporta rischi più elevati dovuti alla minor esperienza nel nuovo campo.

Con l’impiego di nuove tecnologie e il cambiamento nella creazione del valore sono necessari a sua volta dei cambiamenti strutturali intesi come variazioni nell’assetto organizzativo. Questi cambiamenti devono riguardare principalmente i prodotti, i processi o le competenze.

Queste tre dimensioni possono essere modificate solamente dopo aver preso in considerazione attentamente gli aspetti finanziari. Per garantire che questa strategia di trasformazione digitale abbia successo è necessario che l’azienda disponga di risorse finanziarie sufficienti. Per questo motivo quest’ultimo punto è considerato sia un motore, che una forza limite per la trasformazione.

Le organizzazioni devono quindi integrare le tecnologie digitali e le loro capacità per trasformare i processi per competere e lottare nel mondo digitale. Il cambiamento organizzativo si verifica quando un’azienda fa una transizione dal suo stato attuale a quello desiderato futuro.

È difficile dare una strategia valida per tutti poiché la trasformazione digitale avviene in modo diverso per ogni tipo di azienda.

Chi svolge un ruolo importante nella digital transformation? Il Chief Digital Officer

Non esiste un manuale per attuare la Digital Transformation all’interno di ogni impresa e ciascuna agisce in maniera diversa. Un aspetto molto importante per il successo è il supporto del top management: la trasformazione, infatti, potrebbe incontrare resistenze da numerose parti dell’impresa. È indispensabile quindi la partecipazione attiva di tutti gli stakeholder, comunicando all’azienda le priorità e agevolando il superamento degli ostacoli. Inoltre, devono sostenere lo sforzo digitale all’interno non solo dei loro team ma in tutta l’azienda e devono aiutare tutti i dipendenti a cambiare mentalità verso questo nuovo processo.

Ciò può apparire difficoltoso e diventa quindi fondamentale il supporto aggiuntivo di un esperto: le aziende si trovano obbligate a modificare la loro struttura organizzativa, inserendo nel proprio organico una figura adeguata che riesca a guidare nel modo giusto questa trasformazione.

La nuova figura che può essere introdotta nelle imprese è il Chief Digital Officer (CDO). Poiché le esigenze di digitalizzazione dipendono dalla natura del settore in cui operano le aziende e queste ultime variano considerevolmente nei loro livelli di maturità digitale, è praticamente impossibile universalizzare la missione o il ruolo dei CDO all’interno dell’impresa.

Considerando il punto di vista di ciò che le aziende devono fare per prepararsi al futuro digitale, è possibile affermare che il ruolo del CDO, essendo ancora nella fase nascente, non è ben definito, ma in linea generale consiste nel coinvolgere attivamente l’impresa verso questa trasformazione, coinvolgendo non solo il top management, ma anche tutti coloro che fanno parte della vita dell’impresa. Come detto in precedenza, non potendo universalizzare il ruolo del CDO, esso assume diversi compiti nelle diverse organizzazioni: in alcune, le responsabilità di questi ultimi sono più tattiche e implicano la guida di una serie di iniziative e progetti specifici, mentre in altre i CDO sono incaricati di innovare prodotti e servizi all’avanguardia.

Un elemento critico del CDO consiste nel cambiare il modo in cui le persone lavorano, in particolare i nativi non digitali e la cultura aziendale alla base del loro comportamento lavorativo.

Inoltre esistono 3 tipi di CDO: gli acceleratori digitali, i marketer digitali e gli armonizzatori digitali. I primi guidano l’innovazione digitale, in genere integrando i leader esistenti che sono coinvolti nel supporto delle attività operative. I secondi, invece, guidano gli sforzi del marketing digitale di un’organizzazione focalizzandosi sulla relazione intima con il cliente attraverso tecnologie come i social media e il mobile computing, nonché un’analisi approfondita dei dati dei clienti. Infine, gli armonizzatori digitali vengono coinvolti per avere una visione aggregata di tutte le iniziative digitali in corso; essi aggregano i vari sforzi digitali in un’unica unità e li coordinano, inoltre sottolineano la governance e la necessità di trasparenza nei progetti digitali stessi. Riassumendo, ciascuno dei tre tipi di CDO si concentra sulla costruzione di una capacità digitale distinta: l’acceleratore digitale sottolinea la contrazione dei cicli di innovazione e la sperimentazione; il marketing digitale è fortemente concentrato sull’analisi dei dati; e l’armonizzatore digitale unisce le iniziative digitali esistenti per interagire strategicamente con il cliente e semplificare le iniziative digitali sia esistenti che nuove.

In conclusione, questa nuova figura ha il compito di garantire che le tecnologie digitali siano adeguatamente sfruttate e allineate agli obiettivi dell’organizzazione in modo tale da rendere più facile l’adozione di questo nuovo processo da parte delle aziende