Come migliorare la collaborazione in azienda con la tecnologia
Le organizzazioni possono risparmiare risorse e tempo e migliorare la collaborazione adottando soluzioni semplici come Dropbox e Google Drive disponibili nel mondo IT. In questo articolo presenterò due soluzioni o servizi che hanno aiutato me e il mio team a risparmiare un’enorme quantità di tempo speso nella condivisione di dati, documenti e informazioni, ridotto il numero di email scambiate tra i membri del team e reso facile l’accesso i miei documenti dalla scrivania del mio ufficio o da casa.
Le due soluzioni hanno alcune caratteristiche comuni anche se vengono sviluppate e introdotte da due società diverse. Nella parte successiva di questo articolo fornirò brevi informazioni su entrambe le soluzioni, le loro caratteristiche e come le organizzazioni possono utilizzarle per migliorare la collaborazione tra i team e i loro reparti.
Google Drive
Google ha iniziato a lavorare su una piattaforma di archiviazione online nel 2006; poiché più tempo e risorse sono state assegnate al motore di ricerca, l’idea è stata ritardata di sei anni. Google Drive è stato avviato nell’aprile 2012 da Google come servizio di archiviazione, collaborazione in team, condivisione di file e modifica di documenti, fogli di lavoro e presentazioni. In Google Drive sono inclusi Documenti, Fogli e Presentazioni Google utilizzati per la modifica collaborativa di documenti, fogli di lavoro, presentazioni, disegni e moduli. A partire da ottobre 2014, Google Drive è stato utilizzato da 240 milioni di utenti su base mensile.
Dropbox
Dropbox è stata fondata da Drew Houston e Arash Ferdowsi nel 2007. Dropbox è stato inizialmente sviluppato in base all’esigenza che l’azienda doveva affrontare nella condivisione delle informazioni e centinaia di e-mail scambiate tra i dipendenti ogni giorno. Dropbox offre 2.0 GB di spazio di archiviazione gratuito, che può essere aumentato fino a 15 GB invitando i tuoi amici e colleghi e utilizzando gli altri servizi offerti dall’azienda. Dropbox ha oltre 300 milioni di utenti attivi in tutto il mondo.
Archiviazione di file
Con Google Drive puoi salvare gratuitamente fino a 15 GB di file, dove puoi conservare foto, storie, progetti, documenti word, disegni, registrazioni, video e qualsiasi altro tipo di file o documento. Lo spazio di archiviazione aggiuntivo costa agli utenti $ 1,99 al mese.
Mentre con Dropbox puoi iniziare con 2,0 GB di spazio di archiviazione gratuito, lo spazio di archiviazione gratuito può essere aggiornato fino a 15 GB invitando i tuoi amici e colleghi a unirsi a Dropbox. Dropbox offre soluzioni di archiviazione per le aziende con costi aggiuntivi.
Accesso da qualsiasi luogo
Puoi accedere ai tuoi file in Google Drive e Dropbox da qualsiasi smartphone, tablet o computer. Quindi, ovunque tu vada, i tuoi file seguono. I documenti archiviati sui computer sono disponibili anche per l’utilizzo offline, il che significa che qualsiasi modifica apportata dagli utenti a un documento verrà automaticamente sincronizzata con lo stesso documento sul cloud dopo che il dispositivo è connesso a Internet.
Condivisione di file
Puoi condividere file con colleghi e amici per visualizzare, scaricare e collaborare. Questa funzionalità riduce ogni volta il tempo speso per inviare documenti tramite posta elettronica. Le modifiche apportate dal tuo collega o amico in un documento verranno automaticamente salvate e sincronizzate con il file nel tuo account e nei tuoi dispositivi su cui è installato Dropbox.
Altre funzionalità di Google Drive e Dropbox includono:
- Crea documenti, fogli di lavoro e presentazioni mentre questo non è disponibile in Dropbox, puoi creare creare questi documenti sul tuo computer utilizzando programmi di terze parti come Microsoft Word o Excel.
- Funziona con prodotti come Gmail e Google+, funziona direttamente con Google Drive. Puoi avere accesso ai tuoi file Dropbox tramite un plug-in Gmail per Dropbox.
- Strumenti di ricerca per cercare file o documenti desiderati
- Visualizza oltre 30 tipi di file tra cui Adobe Illustrator e Photoshop, questa funzione è disponibile in Google Drive.
- I file vengono salvati automaticamente
- Avvia una discussione, questa funzione è disponibile per Google Drive ed è alimentata da Google Chat e dalla funzione di commento.
Conclusioni
In conclusione, le organizzazioni possono ottenere quanto segue introducendo Google Drive o Dropbox sul posto di lavoro.
- Riduci il numero di email scambiate tra i membri del personale condividendo file o documenti
- Evita la perdita di dati in caso di danni fisici all’organizzazione
- Migliora la collaborazione tra il personale e i membri del team
- Riduci le spese di stampa e carta condividendo documenti e file online gratuitamente oa un costo molto basso
- Migliora l’efficienza complessiva grazie all’accesso tempestivo ai file da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento
