Processo di gestione del cambiamento attraverso la tecnologia
La gestione del cambiamento è il processo di rinnovamento della direzione, della struttura e delle capacità dell’organizzazione per migliorare l’efficienza operativa o adattarsi ai cambiamenti nell’ambiente esterno o interno e quindi servire meglio i clienti. Nel mondo frenetico di oggi, l’unica cosa costante è il cambiamento e la gestione del cambiamento è diventata parte integrante della gestione aziendale.
Processo di gestione del cambiamento
Il processo di gestione del cambiamento prevede tre fasi principali: sblocco, transizione e ricongelamento. La prima fase dello sblocco sta demolendo i paradigmi, le norme e le regole stabilite; implica quindi spingere le persone fuori dalle loro zone di comfort e trascinarle verso il cambiamento desiderato. La transizione è il viaggio dai paradigmi esistenti ai nuovi paradigmi. Questo prende la forma di situazioni temporanee, regolamenti ad hoc, gestione per eccezioni e simili. Questa fase è molto spesso in uno stato di flusso in cui le regole e le procedure finora prevalenti rimangono smantellate, ma nuove regole e paradigmi devono ancora radicarsi e la resistenza al cambiamento che forza l’adesione alle norme precedenti crea un certo conflitto e confusione. Il ricongelamento implica il radicamento di nuovi paradigmi, l’imposizione di nuove regole, regolamenti e norme saldamente in atto e la fine di ogni resistenza alle norme precedenti.
Questo modello di cambiamento, promulgato dallo psicologo Kurt Levin, guida al giorno d’oggi il cambiamento nella maggior parte delle organizzazioni.
Uso della tecnologia per cambiare
La diffusione delle capacità di elaborazione e archiviazione negli ultimi anni ha portato a un uso diffuso della tecnologia ed in particolar modo dei record elettronici come documenti di elaboratori di testi, fogli di calcolo, diapositive di presentazioni, database e altri nelle organizzazioni. Tali record elettronici ottengono un punteggio rispetto ai tradizionali documenti cartacei nella gestione del cambiamento e completano il processo di sblocco-transizione-ricongelamento.
Il più grande vantaggio dell’utilizzo dei record elettronici di gestione delle modifiche è la possibilità di modificare facilmente i documenti. Durante la fase di “sblocco” del cambiamento, i documenti esistenti che descrivono le regole, i regolamenti e le politiche che devono essere modificati devono semplicemente essere eliminati e sostituiti con nuovi documenti che descrivono nuove regole, regolamenti e politiche. Allo stesso modo, apportare modifiche al database elettronico o alle interfacce informatiche utilizzate dai dipendenti rappresenta il modo più efficace per implementare un nuovo modo di fare le cose. I registri cartacei sono difficili da modificare e sostituire, richiedendo uno sforzo scrupoloso e un lavoro manuale per creare, sostituire e distruggere. In pratica, i vecchi documenti cartacei continuano a coesistere con i nuovi documenti, rendendo il passaggio difficile e caotico.
La facilità, la semplicità e i bassi costi dei record elettronici aiutano la gestione del cambiamento, consentendo di pubblicare aggiornamenti frequenti e implementare il cambiamento in più fasi, sostituendo i record richiesti parte per parte o fase per fase.
La capacità di programmare record elettronici per subire modifiche come la formattazione o per eseguire calcoli resi necessari dal cambiamento aiuta a implementare il cambiamento più velocemente.
L’uso efficace dei record elettronici per la gestione del cambiamento si basa sulla premessa di una buona politica di gestione dei record elettronici. I record elettronici non regolamentati presentano gli stessi inconvenienti dei record cartacei. La presenza di due documenti elettronici che indicano due serie di procedure per la stessa cosa crea confusione e difficoltà nella transizione, così come l’esistenza del vecchio manuale e del nuovo manuale in ufficio. La chiave è aggiornare i documenti, assicurarsi che la pubblicazione di versioni più recenti elimini automaticamente le vecchie versioni e regoli l’esecuzione dei backup.
