Business analytics: Processi e fasi per implementare un sistema di BA in azienda

L’implementazione dei sistemi di business analytics

L’introduzione della business analytics (BA) porta realmente dei vantaggi considerevoli nei confronti dell’azienda che utilizza un sistema di questo tipo.
L’utilità della BA non è in discussione perché la sua applicazione nei singoli reparti aziendali porta notevoli vantaggi e, con le modifiche avvenute nei mercati di sbocco, risulta essere un indispensabile fonte durevole di valore per il cliente. I principali vantaggi di cui l’azienda può giovare riguardano la possibilità di migliorare la conoscenza dei propri clienti e delle dinamiche competitive del mercato nel quale opera, tramite la possibilità di analizzare e aggregare dati che, in precedenza manualmente risultava complicato fare, nonché raccogliere dati dei quali si ignorava l’utilità.

Un modello molto utile per discutere sull’implementazione della BA, è quello proposto da Brands e Holtzblatt, che rappresenta una roadmap che indica quali sono i passi da seguire per l’introduzione della business analytics in azienda. Un importantissimo elemento da sottolineare è che non esiste una strategia per l’implementazione valida erga omnes ma, al contrario, è necessario adattare il sistema alle reali necessità e peculiarità che la specifica azienda presenta.

La roadmap si compone di sette fasi, cosi riassunte:

1. Definizione dell’obiettivo della BA, è necessario domandarsi “Per quale motivo vogliamo introdurre la business analytics?”, “A quale necessità volgiamo far fronte?”. Determinando il/gli obiettivo/i è possibile focalizzarsi sulle priorità e indirizzare le risorse.
   Se si fallisce la comprensione del problema, potremmo ritrovarci a risolvere un problema che, probabilmente, non esiste.
2. Definire l’organizzazione strutturale, le alternative che si presentano di fronte riguardano una struttura centralizzata, che prevede il top management come principale utilizzatore della BA; la struttura decentralizzata fornisce anche ai livelli più bassi della gerarchia aziendale la possibilità di utilizzare in maniera diretta (quindi senza la richiesta ai responsabili funzionali) la business analytics.
3. Creazione di un team inter-funzionale, in cui i responsabili del controllo di gestione sono le figure di riferimento dato che conoscono l’azienda nel suo complesso ed hanno esperienza nel decision making. Un altro soggetto chiave del team è il responsabile IT, indispensabile per identificare il fabbisogno informativo e informatico dell’azienda.
4. Preparare un modello di BA e un piano per il suo utilizzo, in questa fase si vanno a determinare i contorni del modello e a specificare come dovrà tecnicamente funzionare al fine di soddisfare le esigenze ed essere utile a risolvere il problema precedentemente identificato.
5. Selezionare un software e pianificare un training, è una fase critica nella quale il responsabile IT e il controller collaborano al fine determinare sotto il profilo tecnico e quello economico, quale sia il software verso il quale orientarsi. Inoltre dovrà essere prevista una fase di addestramento tecnico per il personale utilizzatore.
6. Implementazione e fase di testing, in questa fase si va a mettere in pratica quanto prima pensato e programmato, con l’effettiva implementazione, nella quale un project team proveniente dal soggetto rivenditore/istallatore, si occuperà di questa fase.
   Prima del go live verranno fatti tutta una serie di test per definire se il software funziona e se genera le informazioni volute.
7. Valutazione e revisione, la fase finale è utile per determinare che il sistema sia sempre all’altezza delle necessità e, qualora non rispetti i bisogni, sarà necessario ripartire dalla prima fase.

Dalla bontà dell’applicazione della roadmap appena mostrata, si determina la corretta riuscita dell’applicazione dei sistemi di business analytics.
Sottostimare le possibilità offerte da questi sistemi, oppure effettuare una errata valutazione in una o più fasi, può significare il fallimento del progetto oppure, nel peggiore dei casi, si rischia che l’azienda non sia tecnicamente in grado di reggere alla pressione competitiva e sia determinata a scomparire in breve tempo, o non essere più protagonista del mercato in cui opera.