Che cos’è, a cosa serve e come scrivere un piano di progetto

Il Project Management è un metodo che investe tutto il ciclo di vita del progetto, dall’ideazione alla pianificazione, dalla progettazione fino alla costruzione, il collaudo ed alle attività post-costruzione. La gestione manageriale permette di svolgere le attività del progetto in relazione ai tempi e al budget concordati, di ottimizzare le risorse disponibili, di dare risposte immediate ad eventi imprevisti.

Il carattere di unicità di ogni progetto rende necessariamente multiforme la gestione manageriale, ferma restando la validità dei principi organizzativi, degli strumenti operativi e soprattutto l’importanza di una particolare forma mentis che guida il tutto. A questo proposito per maggiore chiarezza ricordiamo che quando parliamo di carattere di unicità di un progetto non solo facciamo riferimento alle sue caratteristiche tipologico – funzionali strutturali ed architettoniche e al contesto di inserimento, ma anche alle modalità di assegnazione in relazione al paese e alla struttura di committenza. Di volta in volta le modalità di assegnazione del progetto e le sue caratteristiche condizionano fortemente la progettazione nel suo itinere fin dalle prime fasi di impostazione e cambiano non solo le responsabilità delle figure professionali coinvolte, ma anche l’applicazione delle tecniche manageriali.

Project management e Project Manager

Il Project Manager è la complessa figura proposta a gestire il ciclo della realizzazione del progetto, dall’ideazione alla fine della sua implementazione, in modo corretto, applicando metodologie organizzative e gestionali finalizzate ad ottimizzare gli aspetti tecnici, qualitativi, economici e temporali con un’efficace utilizzazione delle risorse assegnate.

Il Project Management è da considerarsi una vera e propria filosofia manageriale. Gli aspetti che caratterizzano tale pensiero risultano essere:

• Definire un obiettivo da raggiungere;
• Definire le risorse necessarie e/o disponibili per raggiungere il risultato;
• Pianificare il modo con cui ottenere il risultato;
• Predefinire i criteri di valutazione del risultato;
• Controllare periodicamente il lavoro correggendo eventuali gap rispetto a quanto pianificato;
• Valutare il risultato raggiunto.

La valutazione del risultato deve considerare i quattro fattori che determinano la riuscita del progetto:

• Qualità intrinseca dell’obiettivo raggiunto;
• Il rispetto dei tempi previsti;
• L’adeguato utilizzo delle risorse economiche e finanziarie disponibili;
• Un elevato grado di soddisfazione da parte delle persone che hanno partecipato all’impresa.

In senso tecnico quindi la gestione dei progetti è una metodologia che permette l’applicazione di conoscenze, competenze, strumenti e tecniche alle attività di progetto.

Il Project Manager richiede un’attenta pianificazione. Tale pianificazione non ha come fine la pura esecuzione di quanto prestabilito, ma tende ad anticipare per quanto possibile gli eventi del progetto. Ogni progetto tende a introdurre novità in sé: il processo di pianificazione non può garantire completa certezza che il progetto andrà come previsto in tutti i suoi aspetti. Pertanto l’idea di fondo è quella di affrontare il progetto curandone i particolari fin dall’inizio: nella fase di gestione del progetto non deve invece esistere pedanteria nel volere rispettare a tutti i costi il piano, di fronte a eventi imprevisti, errori commessi, turbolenze di vario genere ma rigorosità nel pretendere la coerenza del lavoro con i dettami del piano o fintanto che si procede senza problemi ed elasticità al cambiamento nei momenti in cui il piano deve essere modificato. È questo un evento che accade molto spesso: la flessibilità del capo progetto e della squadra, in questi casi, determina il raggiungimento dell’obiettivo.

Il piano di progetto

Il piano di progetto è il principale strumento di organizzazione e gestione del ciclo di vita di progetto.

Di seguito verranno analizzati gli elementi che caratterizzano il progetto:

1. Occorre stabilire gli Obiettivi. Essi, da definire esplicitamente, costituiscono il risultato finale che il progetto deve conseguire; le mete sono fasi sequenziali, che devono essere conseguite per giungere al risultato finale.
2. Occorre stabile i Programmi. Essi sono necessari per stabilire le fasi temporali in cui si dovranno realizzare i sub-obiettivi e i compiti prescelti e individuare le interrelazioni: come minimo è presente un programma principale e dovranno essere creati dei subprogrammi per definire i limiti del progetto e delle fasi intermedie.
3. Anche se le stime iniziali per la pianificazione sono solo di massima, è importante definire la rilevanza economica del progetto, utile per valutare il progetto rispetto ad altre alternative. Si dovranno elaborare budget che consentano di tradurre questa stima in una precisa quantificazione delle risorse necessarie al raggiungimento degli obiettivi.
4. La scelta delle unità organizzative, cioè di Responsabili, che dovranno fornire supporto al Project Manager può risultare una decisione prettamente politica e rappresentare al tempo stesso un fattore esternamente importante per il successo o l’insuccesso del progetto; spesso sono pochi i progetti che possono considerarsi opera di una sola persona, per cui si dovrà considerare attentamente la disponibilità di personale competente.
5. Per il raggiungimento di ciascun obiettivo debbono essere svolte una o più attività, ciascuna delle quali può a sua volta essere descritta da uno o più compiti elementari. Si tratta, quindi, di pervenire a una visione unitaria adottando probabilmente una serie di compromessi.
6. L’esecuzione delle attività di progetto richiede alle persone le necessarie competenze e capacità tecniche, organizzative e relazionali.
7. Definite le attività, ragionando in base alle competenze richieste è possibile individuare le persone e le altre risorse necessarie e se, disponibili, assegnare loro i rispettivi compiti e responsabilità. È in questa sede che la definizione dei ruoli e l’assegnazione delle risorse aiuta a gestire aspetti talvolta delicati di relazione e di potere che sempre esistono.
8. Solo a questo punto si hanno le informazioni necessarie per determinare esattamente i tempi di progetto: obiettivi, attività e disponibilità temporale delle risorse ma anche delle persone.
9. Tra i contenuti del piano di progetto debbono esser esplicitati criteri e modalità con cui si intende controllare l’effettivo andamento del progetto.
10. Non è tutto prevedibile nel piano di progetto. Il Project Manager con una certa esperienza sa che il suo compito principale è proprio quello di risolvere e smussare gli incidenti di percorso che sempre colpiscono tutti i progetti.

Le attività per una corretta gestione del progetto sono:

1. La Pianificazione e la Programmazione;
2. L’organizzazione e l’identificazione delle risorse necessarie.

Queste attività gestionali sono finalizzate all’analisi del progetto e riguardano generalmente la sua corretta impostazione sin dalla fase precontrattuale, anche allo scopo di prevenire problemi che possano sorgere durante le successive fasi dello sviluppo progettuale. Si stabilisce cosa debba essere fatto, chi lo debba fare, i modi e i tempi entro i quali debba essere fatto e si verifica la disponibilità delle risorse umane e materiali necessarie all’implementazione del progetto; si esaminano gli aspetti principali della struttura organizzativa del Committente per chiarire i suoi obiettivi, le necessità, la capacità finanziaria, la capacità ad adempire ai propri compiti di committenza e di cooperazione nel progetto.

• Si prepara il piano di lavoro per individuare tutte le attività progettuali e le prestazioni professionali richieste, per assegnare compiti e ripartire responsabilità e per stabilire i tempi e preventivare i costi; in seguito, con preciso riferimento ai contenuti del piano di lavoro, si preparano gli organigrammi del gruppo progettuale.
• Si definiscono e si finalizzano tutti gli accordi contrattuali dello studio progettuale con la committenza, con i consulenti esterni e con i componenti interni al gruppo progettuale.
• Si individuano e si descrivono le attività di progetto per raggiungere gli obiettivi precedentemente definiti e le interconnessioni fra di esse e si assegnano le responsabilità alle persone. Si calcolano i tempi per lo sviluppo delle attività e i relativi costi.
• Si verifica la consistenza qualitativa e la disponibilità di tempo delle risorse umane a disposizione o da reperire e si effettuano le eventuali azioni correttive per la fattibilità del piano di lavoro.

Il piano di lavoro, una volta redatto ed approvato dal Committente, va opportunamente ed adeguatamente fatto conoscere, per la parte che spetta, a tutte le persone addette ai lavori in modo che possano essere pienamente coinvolte. Questo aspetto viene sempre più considerato fondamentale. Le nuove posizioni sul fattore management promuovono sia l’aspetto flessibilità gestionale che quello sulla cooperatività interattiva fra il Project Manager e gruppo di lavoro.

Il Project Manager deve assicurarsi che tutte le decisioni necessarie siano prese dalle persone giuste al momento opportuno e che le direttive vengano impartite attraverso procedure predisposte per poter essere correttamente comprese e prontamente e precisamente eseguite da chi di dovere.

Il coordinamento infra-interdisciplinare deve garantire lo sviluppo omogeneo delle attività progettuali secondo il piano di lavoro. Il coordinamento va effettuato su base giornaliera durante tutta la realizzazione del progetto e coinvolge l’utilizzazione di tutte le risorse per tutte le discipline.

È molto importante stabilire un efficace sistema procedurale di comunicazioni per lo scambio delle informazioni, che permetta a tutte le parti coinvolte nell’elaborazione del progetto di essere propriamente e tempestivamente informate in modo da svolgere correttamente il proprio lavoro.

Attraverso l’attività di controllo si esercita il confronto periodico fra l’effettivo sviluppo del progetto e i presupposti tecnici, qualitativi e temporali stabiliti nel piano di lavoro e specificati contrattualmente. L’attività di controllo deve essere programmata e periodicamente effettuata secondo procedure predisposte per permettere l’identificazione delle eventuali non conformità e l’adozione di misure correttive e di azioni preventive.