Che cos’è e a cosa serve lo Stand-up meeting

Che cos’è lo Stand-up meeting

Gli stand-up meeting sono riunioni a cadenza prestabilita che si svolgono all’interno di ambienti dedicati a ciò, le meeting room. In questi locali sono affisse le lavagne e i cartelloni del progetto, da aggiornare durante gli incontri del team. Queste stanze devono essere sempre accessibili ai membri del team per poter consultare in ogni momento i tabelloni e quindi lo stato dell’avanzamento del progetto. Alle riunioni partecipano tutti i membri del team ed è il team leader a condurre l’incontro, almeno inizialmente, poiché con il passare del tempo è il team che si autoregola e il team leader torna a ricoprire un ruolo “passivo” ed intervenire in questioni importanti e nel momento in cui ci siano decisioni da prendere.

All’inizio dell’incontro ogni membro spiega ai colleghi lo stato di avanzamento dei lavori per le attività e i compiti che lo riguardano, le difficoltà e le criticità riscontrate. Successivamente si analizzerà quanto definito in fase di programmazione e si aggiorneranno i project board.

Le riunioni devono essere brevi, nell’ordine dei quindici minuti, ed è per questo motivo che è preferibile siano svolte in piedi, per mantenere alta l’attenzione dei partecipanti ed indurre un senso di urgenza fra i membri del team. Lo scopo della riunione non è sviscerare il progetto nei dettagli tecnici ma quello di gestire l’avanzamento rispondendo a specifiche domande:

1. Come e quanto è progredito il progetto rispetto alla riunione precedente?
2. Quali problemi ed ostacoli sono sopraggiunti durante lo svolgimento delle attività?
3. Quali attività devono essere svolte prima del prossimo meeting?

È opportuno svolgere la riunione al mattino o prima dell’ora di pranzo, per mantenere il senso di urgenza e per iniziare subito con le attività da fare.
La frequenza con cui devono essere tenuti gli stand-up meeting varia da progetto a progetto a seconda di quanto rapidamente cambiano le cose. È preferibile evitare di lasciare passare troppo tempo da un incontro al successivo poiché aumentano la probabilità e la magnitudo di errori. Al tempo stesso non devono svolgersi troppo spesso poiché l’avanzamento rispetto al meeting precedente è minimo. Bisogna definire la frequenza dei meetings, che può anche variare nel corso del progetto, in base alla situazione in cui si trova il progetto e in base a quanto è critica la comunicazione tra i membri. Per esempio, in prossimità di una milestone o in momenti critico dello sviluppo del prodotto, i meetings possono essere più frequenti; mentre in momenti in cui il ritmo del lavoro rallenta, la frequenza può diminuire.

All’avvio di un nuovo progetto, si tiene il Kick-Off meeting, un diverso tipo di riunione a cui partecipano anche i membri della direzione. Viene presentato a tutti i membri del team l’idea di base del progetto, le motivazioni, i tempi e soprattutto gli obiettivi e i risultati attesi dal progetto. Durante il kick-off, fin da subito il team di lavoro avrà modo di riflettere e ragionare su possibili ostacoli e problemi da risolvere e pianificare come procedere. Si inizieranno dunque a popolare i project board di lungo periodo con le principali scadenze, come le Milestone, e le macro attività da svolgere, fino a schedulare anche un tabellone di medio termine con i primi task da completare.