Che cos’è e funzioni del Front office e Back office

Front office e Back office

Quasi ogni organizzazione, e di norma tutte quelle dedicate a fornire servizi ai cittadini, possono essere suddivise in due ambienti:

1. Il front office, che è costituito dai luoghi (servizi, sportelli) e dagli operatori che “vedono l’utenza”, ossia hanno un rapporto diretto, faccia a faccia, con gli utenti dell’organizzazione.
2. Il back office, che è costituto dai luoghi (uffici) e dagli operatori che non hanno un rapporto diretto con l’utenza, ma servono a far funzionare l’intera organizzazione, incluso il front office.

Cos’è il front office?

Il front office si riferisce a persone (recruiter) che lavorano con i clienti e generano direttamente entrate per la propria attività. Il reclutamento è principalmente un’attività di front-office perché lavori direttamente con i tuoi clienti per passare attraverso l’intero processo di reclutamento del ciclo. Le tue azioni portano direttamente alla tua capacità di generare entrate per te o la tua azienda di reclutamento.

Funzione di front office

I compiti di front-office sono le cose che si fanno ogni giorno per il reclutamento. Ecco un breve elenco di alcune delle tue responsabilità di reclutamento nel front-office:

• Commercializza i servizi
• Incontra i clienti
• Costruisce relazioni con i clienti
• Fonte, schermo, intervista e offerte per i candidati

Poiché il reclutamento è una posizione di front-office in cui si interagisce direttamente con i clienti, la maggior parte dei recruiter possiede una varietà di competenze, tra cui vendite, personale e comunicazione. Inoltre, i recruiter abbracciano il marketing per le capacità di reclutamento.

Cos’è il back office?

Il back office si riferisce alle attività dietro le quinte che supportano gli sforzi del front office ma non si occupano direttamente dei clienti. I lavoratori in posizioni di back-office svolgono compiti amministrativi, tra cui contabilità, risorse umane, tecnologia legale e informatica.

Come reclutatore, si hanno principalmente compiti di front-office. Ma se vengono offerti servizi di personale a contratto, si ha bisogno anche delle responsabilità di back-office se vengono gestite tali attività “internamente” invece di esternalizzarle. Oltretutto è necessario che l’azienda o il datore di lavoro gestisca le mansioni amministrative.

Funzioni di back-office

Quando si offrono servizi di personale a contratto ai clienti, si diventa il ​​datore di lavoro W-2 legale dei lavoratori a contratto. Per questo motivo si hanno molte responsabilità finanziarie, amministrative e legali da adempiere, tra cui:

• Redazione di accordi legali per i clienti
• Generazione di contratti di lavoro per candidati
• Dipendenti di bordo e tenuta dei registri
• Raccolta ed elaborazione della scheda attività
• Finanziamento e trattamento dei salari
• Conformità fiscale statale e federale
• Ottenere un compenso per i lavoratori
• Esecuzione di controlli in background
• Fatturazione e riscossioni clienti
• Beneficio dell’amministrazione
• Sebbene queste responsabilità non generino direttamente entrate, sono necessarie per offrire ai clienti servizi di personale a contratto.

Progettare e monitorare le relazioni tra front e back office?

Per progettare e monitorare le relazioni tra front e back office in modo efficace bisogna rispettare alcune pratiche o regole:

1. Evitare che i servizi di front office non siano forniti di risorse, sia adeguate che tempestive. Di norma gli utenti (e i cittadini in genere) giudicano l’intera organizzazione dal solo front office. Dunque è un interesse primario e strategico di tutta l’organizzazione (e dei suoi responsabili) che il front office funzioni al meglio.
2. Allestire e curare efficaci comunicazioni tra front e back office: come fa il back office a seguire le esigenze degli utenti (e del front office) e a conoscere gli effetti degli interventi, se non gestisce comunicazioni fitte e continue col front office?
3. Distribuire il potere decisionale nell’organizzazione (chi decide sull’attivazione degli interventi) in modo da contemperare due esigenze che possono essere contrastanti:
   1. garantire ai servizi di front office una sufficiente autonomia decisionale, anche per consentire risposte e interventi da attivare velocemente;
   2. e al contempo garantire il coordinamento necessario di tutti i front office entro l’organizzazione complessiva. Evitando tuttavia iter troppo complessi e lunghi per pervenire ad una decisione.