Che cos’è un sistema informativo di project management (PMIS)

Introduzione al Project management

La parola “Progetto” deriva dal latino “projectare” e significa “gettare avanti”, i progetti infatti sono intrapresi per portare avanti un’idea e realizzarla. I progetti e la loro gestione non devono essere ricondotti ad un concetto moderno, infatti esistono sin dai tempi in cui il primo uomo camminò sulla Terra e comprendono sia i progetti più immediati, quali la caccia, che i più complessi, le costruzioni.

Un progetto è un temporaneo impegno intrapreso per creare un unico oggetto, servizio o risultato; la natura temporanea di un progetto indica che esso ha un inizio e una fine definiti (Project Management Institute, 2013).

I progetti sono quindi entità organizzative e seguono una sequenza molto precisa, che può essere semplificata in 5 punti principali:

• un’idea;
• un progetto preliminare ed una strategia;
• una pianificazione dettagliata;
• una fase di esecuzione;
• una fase di chiusura del progetto.

Tutti i progetti, indipendentemente dalla complessità o dalla banalità, grandi o piccoli che siano, seguono questa sequenza.

Più nel dettaglio, il PMBOK definisce il project management come l’applicazione di 5 gruppi di processo: avvio, pianificazione, esecuzione, monitoraggio e controllo, chiusura. Il reporting rientra nel processo di monitoraggio e controllo di un progetto. Il monitoraggio e controllo di un progetto per essere efficace deve considerare i seguenti parametri:

• Obiettivo;
• Qualità;
• Tempi;
• Costi;
• Risorse;
• Rischi

Il modello di gestione del progetto definito dal PMI impiega una serie di metodi e strumenti, quali l’impiego di Work Breakdown Structure (WBS).

Work Breakdown Structure

Secondo il PMBOK la WBS consiste in una scomposizione gerarchica in vari livelli della portata totale del lavoro che deve essere realizzato dal team di progetto per raggiungere gli obiettivi e creare i deliverable richiesti.

Una struttura di suddivisione del lavoro (WBS) efficiente e completa può rivelarsi fondamentale nei processi di pianificazione della gestione dei progetti suddividendoli in fasi, risultati finali e pacchetti di lavoro. Di conseguenza, può avere un impatto positivo su altri processi di gestione del progetto, quali definizione delle attività, pianificazione, analisi e risposta ai rischi, strumenti di controllo e organizzazione.

Agile Project Management

La nozione di Agile Project Management fu resa per la prima volta popolare nel Manifesto Agile del 2001. I principi di una metodologia agile includono una pianificazione ed una documentazione minima, una presentazione di risultati in piccoli incrementi per ottenete un feedback dagli utenti ed una risposta rapida. La metodologia agile riguarda principalmente applicazioni non deterministiche e ambienti dinamici, quali lo sviluppo e la ricerca di nuovi software.

Il project management tradizionale (denominato Waterfall) invece è una metodologia che si adatta ai processi strutturati, che prevede una pianificazione dettagliata e resistente ai cambiamenti e ci sono situazioni in cui questo metodo ha limiti significativi, come quando il grado di innovazione è alto e quando i team sono piccoli. In pratica, l’approccio Agile può essere visto come un contributo alla teoria del Project Management tradizionale, sugli ambienti di incertezza.

Ci sono varie tipologie di approccio alla metodologia Agile, una delle più impiegate è lo Scrum.

Lo Scrum è una metodologia agile che non specifica le situazioni da adottare in tutte le circostanze, ma si applica a lavori complessi in cui gli eventi non possono essere previsti, e dov’è possibile avere solo una visione accurata dei fatti nel corso del progetto. Lo Scrum ha sei caratteristiche principali: consegna flessibile, assenza di rigidità per le scadenze, squadre composte da pochi membri, revisioni frequenti, collaborazione e orientamento ai risultati.

Il processo Scrum consiste in cinque attività principali: il meeting iniziale di pianificazione, l’incontro di pianificazione dello sprint, lo sprint, l’incontro di revisione dello sprint e lo Scrum quotidiano. L’incontro di pianificazione si svolge all’inizio del progetto ed ha lo scopo di stabilirne le linee guida. Uno sprint è un ciclo di lavoro in cui si svolge l’implementazione del progetto. L’incontro di pianificazione dello sprint si svolge per definire i contenuti dello sprint. La riunione di revisione dello sprint si tiene alla fine di ogni sprint e permette al team di mostrare al Product Owner l’evoluzione del progetto e di discutere quali saranno gli argomenti del prossimo sprint. Mentre lo scopo dello Scrum quotidiano è di monitorare i progressi del team e consentire ai membri del team di assumere impegni reciproci in modo che il lavoro possa procedere nel modo più opportuno e senza ostacoli. Infine, le pratiche di gestione agili possono aiutare le aziende a ottenere valore per le loro attività e per i clienti.

Sistema informativo di project management

Un sistema informativo di project management (PMIS, Project Management Information System) è un sistema automatizzato per creare rapidamente, organizzare e semplificare i processi di gestione del progetto. Nella parte di sviluppo di un progetto, il sistema informativo di project management è utilizzato per aiutare il team di gestione del progetto per creare la programmazione, le stime e le valutazioni dei rischi e raccogliere feedback dagli stakeholder.

Negli ultimi anni, i sistemi informativi per il project management sono cambiati notevolmente a causa l’incremento della diversità della tipologia di progetti e della loro complessità. Prima si focalizzavamo esclusivamente sulla gestione della programmazione e delle risorse, attualmente sono dei sistemi che supportano l’intero ciclo di vita del progetto e del portfolio dei progetti.

Un sistema informativo di project management è in genere un sistema informatico che supporta un project manager nello sviluppo del progetto; si tratta quindi di uno strumento, e non una sostituzione della figura del project manager. Infatti, esso può effettuare delle programmazioni, calcolare costi, ma non può sostituire il giudizio esperto di un project manager. L’obiettivo di un PMIS è di automatizzare, organizzare e fornire il controllo di processi di gestione del progetto. Un tipico sistema software offre strumenti di creazione WBS, funzioni di calendario, abilità di pianificazione, strumenti di autorizzazione del lavoro, grafici di controllo qualità, grafici PERT, diagrammi di Gantt e altre caratteristiche grafiche, calcoli per il percorso critico, tracciamento e livellamento delle risorse e funzionalità di reporting.

I sistemi di gestione dei progetti devono avere determinate caratteristiche per poter fornire un contributo significativo al raggiungimento degli obiettivi del progetto, e quindi di poter avere un impatto in termini di budget, programma e specifiche del progetto. Un adeguato sistema di gestione del progetto deve essere sufficientemente sofisticato, sottoposto a manutenzione e produrre informazioni di qualità sufficiente. La competenza chiave dei sistemi IT (Information Technology) sono le seguenti: esecuzione rapida dei dati, calcoli numerici rapidi e precisi, veloce comunicazione, collaborazione tra organizzazioni, archiviazione di grandi quantità di dati, facile accesso ai dati, comprensione semplice di elevate quantità di dati, questo per poter aumentare l’efficienza e l’efficacia delle persone che lavorano in paesi diversi e permettere l’automatizzazione dei processi aziendali e dei processi manuali.

Infine, bisogna dire che molte aziende usano software base come Microsoft Word ed Excel per svolgere molte funzioni di gestione del progetto, compresa la determinazione dell’ambito del progetto, tempo e costi, assegnazione di risorse e preparazione della documentazione di progetto. Le aziende tendono ad impiegare questi software perché conoscono le loro funzionalità, tuttavia ci sono centinaia di strumenti software di gestione dei progetti che forniscono specifiche funzionalità per la gestione dei progetti. Quali ad esempio Microsoft Project, che permette di gestire le risorse, programmare e gestire le attività di progetto e creare in automatico il diagramma di Gantt.