Definizione, caratteristiche e classificazione di un progetto in azienda

Definizione, Caratteristiche e Classificazione

In letteratura possiamo trovare innumerevoli definizioni di progetto: nel 1994 Russel D. Archibald, uno dei fondatori del PMI, lo descrive come “Uno sforzo complesso, comportante compiti interrelati eseguiti da varie organizzazioni, con obiettivi, schedulazioni e budget ben definiti”. Successivamente nel 1996 il PMI lo caratterizza come “Uno sforzo temporaneo intrapreso per creare un prodotto o un servizio univoco”. Per l’Harvard Business School invece “Un progetto è un’unica serie di attività volta a produrre un risultato definito, con una precisa data di inizio e fine, e una precisa allocazione di risorse”. Queste diverse definizioni sono tutte accomunate da due elementi cardine: la temporalità e l’unicità, caratteristiche peculiari di un progetto. La natura temporanea del progetto è conferita dalla presenza di un inizio e una fine. Quest’ultima sopravviene al raggiungimento degli obiettivi del progetto oppure quando questi non sono più raggiungibili o ancora quando il progetto stesso, non più necessario, viene chiuso. Se ne inferisce pertanto che temporaneità non nell’eccezione di breve durata, ma piuttosto di durata definita. E’ infine opportuno sottolineare come l’aggettivo si riferisca anche ad altri aspetti del progetto come l’opportunità di mercato o l’unità lavorativa, mentre in genere il suo output, prodotto o servizio, potrebbe anche essere duraturo.

La seconda caratteristica fondamentale che emerge dalle definizioni è l’unicità intesa come irripetibilità del progetto dovuta a vari fattori come alla definizione dei suoi obiettivi, ai prodotti e ai risultati che mira a conseguire, al contesto economico e finanziario in cui si colloca, ai tempi e alle risorse ad esso assegnate. Oltre le due caratteristiche principali appena enunciate si possono identificare anche altri elementi distintivi e rilevanti come l’impiego di risorse, in termini di persone, tempo e soldi, che sono state specificatamente assegnate al progetto e potrebbero costituire dei vincoli oppure l’elaborazione progressiva, intesa come lo sviluppo in passaggi successivi e la prosecuzione incrementale. Nel tentativo di estrarre una definizione univoca dalle precedenti possiamo descrivere il progetto come una combinazione di risorse umane e non, riunite in un’organizzazione temporanea per dare una risposta articolata a un bisogno o la soluzione ad un problema che attraversa in modo trasversale l’intera struttura organizzativa.

Una prima classificazione a cui possono andare incontro i progetti è quella tra interni ed esterni. I primi si originano internamente l’organizzazione mentre i secondi nascono da commesse del cliente. Un’altra divisione viene stilata sulla base del loro oggetto e in particolar modo alle aree funzionali coinvolte nell’analisi e nell’elaborazione del piano di progetto. Questi possono quindi essere monodi- sciplinari, i cui membri appartengono a una stessa area disciplinare e pare allora assodato che questi presentino difficoltà esclusivamente tecniche oppure si possono avere progetti pluridisciplinari, in questo caso le difficoltà saranno sia tecniche che relazionali, imputabili alla materia oggetto del progetto stesso, alla percezione e all’approccio delle diverse aree disciplinari dell’impresa. Le problematiche di questi ultimi trovano la loro massima rappresentazione nei progetti pluriaziendali, nei quali differenti aziende concorrono all’ottenimento del risultato. Questi sono contrapposti ai progetti monoaziendali nei quali un’unica entità contribuisce al raggiungimento dell’obiettivo. Un’ulteriore tipologia di progetto è il progetto nei processi, questo coinvolge risorse normalmente impegnate a seguire un processo, alle quali viene chiesto di partecipare alla realizzazione di un progetto inerente tale processo.

Ciclo di Vita di un progetto in azienda

Come si è precedentemente esposto, una delle caratteristiche fondamentali del progetto è la sua unicità. Ciò nonostante, i progetti appartenenti a una stessa categoria seguono uno stesso percorso strutturato in fasi distinte e successive, dall’idea del servizio o prodotto che si vuole realizzare fino al suo completamento, questo iter prende il nome di ciclo di vita del progetto. Come affermato nella 6° edizione del PMBOK (2018), il ciclo di vita di un progetto definisce l’insieme di fasi che attraversa un progetto, dall’inizio al suo completamento, specificando per ognuna di esse il tipo di lavoro tecnico svolto, le persone coinvolte, la completezza, l’accuratezza e la successiva approvazione dei deliverable da produrre prima di procedere con la fase successiva del lavoro.

Esaminando questa definizione si evince che questo ciclo è il risultato di sforzi sia gestionali o di project management sia tecnici, entrambi intesi in termini di costo e di personale. Gli aspetti gestionali si incentrano sull’inizio, la definizione, la pianificazione, l’esecuzione, il controllo e la chiusura di una fase del progetto o del progetto stesso. Si possono osservare due differenti prospettive per gli aspetti di project management, quella sequenziale che ritrova le fasi di un processo in parallelo a quelle tecniche e la prospettiva ciclica che invece fa riferimento a ogni fase del ciclo di vita del progetto. Se quindi questi aspetti gestionali possono essere considerati universali a ogni progetto quelli tecnici, che si evolvono in parallelo agli aspetti di project management, sono invece specifici per ogni settore di applicazione e inevitabilmente legati alla tipologia di servizio o prodotto, il grafico livello di sforzo-tempo riporta una possibile casistica in cui si possono notare oltre le fasi di project management ossia la fase di inizio, pianificazione, esecuzione e chiusura anche le fasi che compongono per questa casistica il ciclo tecnico quali la fattibilità,la definizione dei requisiti di progettazione, lo sviluppo con i test e l’implementazione e la mantenzione finale. Su questo grafico sono quindi rappresentate le due curve che caratterizzano i due aspetti per osservare come entrambi gli sforzi, inizialmente ridotti, aumentino nelle fasi di mezzo per poi precipitare alla fine quando ormai il progetto si accinge a concludersi. Infatti nella fase iniziale nasce una idea o si riscontra un problema quindi nel ciclo tecnico vengono definiti gli obiettivi, viene svolta un’analisi di fattibilità e una economica.

Contemporaneamente nel ciclo organizzativo si definisce e autorizza il progetto. Successivamente per il ciclo tecnico si entra in una fase operativa, con la definizione dei requisiti di progetto e poi in una esecutiva con lo sviluppo vero e proprio e in una di controllo sia dello stato di avanzamento sia della qualità, con attività periodiche e test finali. Parallelamente nel ciclo organizzativo vengono identificati i deliverable, i fattori di successo e le risorse con il loro conseguente coordinamento. Nella fase di chiusura gli sforzi tecnici sono associati alla manutenzione, alla messa a punto e al grado di raggiungimento dell’obiettivo, mentre quelli organizzativi sono conseguenza degli ultimi controlli e della chiusura del progetto con la sua formalizzazione. La risultante di queste due curve è quella che caratterizza il ciclo di vita di un progetto.

Aspetti da non tralasciare durante la trattazione del ciclo di vita di un progetto sono l’attenzione manageriale, la possibilità di influenzare i risultati e l’impegno delle risorse. L’attenzione manageriale risulta essere inizialmente molto elevata, questo per evitare varianti in corso d’opera, poi inizia a diminuire finché non si presenta un picco finale dovuto alle verifiche da effettuare prima della fine del progetto per consentire la sua chiusura on time. Per quanto concerne la possibilità di influenzare i risultati appare chiaro come anche questa risulti essere inizialmente elevata, per la maggiore facilità nel modificare il progetto, e poi va man mano a diminuire fino alla fine dello stesso. Infine l’ultima curva data dall’impegno delle risorse nel tempo presenta un picco nella fasi intermedie, durante le quali avviene l’esecuzione del progetto.