Professione aziendale: La figura del Office manager

Gli Office managers o in italiano responsabili degli uffici sono di fatto responsabili del funzionamento efficiente di un ufficio attraverso una serie di compiti amministrativi, finanziari e gestionali.

Cosa fa un Office manager?

I responsabili degli uffici o office managers assicurano essenzialmente il buon funzionamento di un ufficio su base giornaliera e possono gestire un team di personale amministrativo o di supporto. Le responsabilità includono tipicamente:

organizzazione di riunioni e gestione di database
prenotazione trasporto e alloggio
organizzazione di eventi o convegni aziendali
ordinare cancelleria e mobili
trattare la corrispondenza, reclami e domande
preparazione di lettere, presentazioni e rapporti
supervisione e monitoraggio del lavoro del personale amministrativo
gestione dei budget degli uffici
collaborare con personale, fornitori e clienti
implementare e mantenere procedure / sistemi amministrativi d’ufficio
delegare compiti a dipendenti junior
organizzazione di programmi di inserimento per i nuovi dipendenti
garantire che le politiche in materia di salute e sicurezza siano aggiornate
utilizzando una gamma di pacchetti software
partecipazione a riunioni con l’alta direzione
assistere la funzione Risorse Umane dell’organizzazione mantenendo aggiornate le registrazioni del personale, organizzando colloqui e così via.

Tuttavia, a seconda delle dimensioni e della struttura dell’organizzazione, il ruolo di responsabile dell’ufficio può anche essere combinato con un altro ruolo lavorativo basato sull’ufficio, ad esempio:

HR Assistant
Segretario della Società
Responsabile delle strutture (assumendosi la responsabilità della manutenzione dell’edificio)
Assistente al marketing.

I compiti spesso includono alcuni dei doveri tradizionali di una PA o di un amministratore, ma il ruolo può essere più ampio.

Professione aziendale: La figura del Office manager

Tipici datori di lavoro dei dirigenti d’ufficio

Qualsiasi organizzazione con più di pochi membri del personale può assumere un responsabile dell’ufficio. I principali datori di lavoro includono:

ospedali
università
organizzazioni finanziarie
autorità locali
governo centrale
enti di beneficenza
piccole imprese
produttori.

I lavori sono in genere pubblicizzati tramite bacheche di lavoro e giornali locali, regionali e nazionali (online e in formato cartaceo), nonché da agenzie di reclutamento specializzate.

Qualifiche e formazione richieste

Una laurea a volte può essere utile e questa carriera è aperta a laureati di tutte le discipline di laurea. Tuttavia, molti datori di lavoro non specificano le qualifiche accademiche come requisito, sottolineando invece l’importanza di:

esperienza in un ruolo amministrativo
conoscenza dei pacchetti software
buone capacità interpersonali e di gestione del tempo.

La precedente esperienza lavorativa in ufficio, di segreteria o con i clienti è essenziale (alcuni datori di lavoro possono aspettarsi almeno due anni). Alcuni datori di lavoro richiedono anche precedenti esperienze di lavoro all’interno di un ruolo di ufficio nello stesso settore. Un’esperienza significativa può essere acquisita tramite il lavoro tramite agenzia interinale, che a sua volta può portare al lavoro d’ufficio a tempo indeterminato.