Caratteristiche, funzioni e importanza del visual management

Il visual management

Il visual management, inteso come la gestione a vista applicata ai processi, è un metodo per la generazione di un ambiente ricco di informazioni immediate e visibilmente stimolanti, fruibili da tutto il personale e presentate in maniera chiara e comprensibile. È un approccio gestionale che utilizza segnali visivi per la condivisione delle informazioni nel posto di lavoro, in modo tale che il luogo di lavoro diventi auto-esplicativo, auto- ordinante, auto-regolante ed auto-migliorante. Infatti il visual management può essere definito non solo come una strategia per creare e sostenere la stabilità dei processi, ma anche per supportare le decisioni per il miglioramento dei processi e delle prestazioni aziendali.

L’obiettivo del visual management è dunque quello di rendere istantaneamente fruibili tutte le informazioni legate allo stato di avanzamento del processo mediante semplici strumenti, mettendo in luce le possibili criticità che si generano, le quali se visibili sono un’opportunità per il miglioramento.

L’elemento visivo risulta importante, in quanto l’uomo memorizza oltre l’80% di ciò che vede, circa il 10% di ciò che sente e il 0-5% di ciò che annusa e gusta; dunque la visualizzazione risulta rilevante per monitorare l’andamento complessivo dei processi.

Il visual management include lo sviluppo di dispositivi visivi che influenzano, dirigono, limitano e controllano il comportamento, rendendo disponibili le informazioni fondamentali a colpo d’occhio senza dire una parola.

Per capire al meglio il concetto si può vedere l’analogia stradale. In una strada sono presenti semafori, cartelli stradali, segnaletica orizzontale, dossi, ecc., tutti elementi con un loro specifico significato e globalmente comprensibili. La strada risulta dunque essere un luogo visivamente strutturato e normato dal Codice della strada ed è questo che il visual management tenta di fare.

I compiti del visual management

Questo approccio di gestione risulta fondamentale per il management, in quanto nasce dalla convinzione che non si può gestire ciò che non si vede; quindi è importante trovare i segnali giusti che mostrino lo stato attuale del processo e che permettano di progettarne lo stato futuro.

Dunque si possono identificare tre compiti del visual management:

1. DISPLAY: tramettere istantaneamente dati in modo non verbale: il visual management ricerca una comunicazione immediata, chiara ed esaustiva con semplicità e cercando di superare le barriere linguistiche e di competenza.
2. CONTROL: tradurre dati in informazioni: il visual management costringe le persone ad incontrarsi con gli strumenti visuali che presentano dati ed elaborano informazioni utili per il controllo del processo.
3. DECIDE: tradurre informazioni in piani d’azione: attraverso l’elaborazione delle informazioni fornite dal visual management, è possibile vedere i risultati raggiunti rispetto agli obiettivi prefissati e identificare opportuni interventi correttivi o migliorativi.

Le funzioni del visual management

Dopo averne dato una definizione e averne ripercorso lo sviluppo storico, ora vengono presentate le funzioni che il visual management può ricoprire, ossia:

1. TRASPARENZA: la trasparenza può essere definita come la capacità di un processo di produzione (o delle sue parti) di comunicare con le persone. La trasparenza permette la trasmissione di informazioni e una comprensione del posto di lavoro a colpo d’occhio sia ai manager sia ai lavoratori, favorendo una maggiore visibilità dei problemi ed evitando che le informazioni rimangono detenute nelle menti delle persone. A differenza del modello taylorista/fordista della produzione di massa in cui gli operai erano meri esecutori di alcune operazioni e l’attività di miglioramento era delegata ai tecnici di lavoro, con la filosofia lean avviene un empowerment dei lavoratori, ampliandone le responsabilità e coinvolgendoli nel processo di miglioramento con conseguente maggior soddisfazione del lavoro, motivazione e risultato prestazionale. Però, per evitare interpretazioni ambigue, è indispensabile porre attenzione alla semiotica e come i simboli utilizzati trasmettono l’informazione, in quanto il significato percepito è legato al contesto sociale in cui si opera e alla cultura del ricevitore.
2. DISCIPLINA: la disciplina può essere definita come “prendere l’abitudine di mantenere correttamente le procedure corrette”. L’utilizzo di elementi visivi permette anche ad un dipendente inesperto e neoassunto di operare secondo procedure corrette. Inoltre la disciplina permette una riduzione degli sprechi, influenzando il comportamento delle persone e aumento l’aderenza agli obiettivi aziendali.
3. MIGLIORAMENTO CONTINUO: il miglioramento continuo può essere definito come “un processo organizzativo focalizzato sull’innovazione incrementale sostenuta”. Il visual management è alla base del miglioramento continuo, in quanto permette di far emergere i problemi stimolando il coinvolgimento dei dipendenti a gestire e migliorare i processi.
4. FACILITAZIONE DEL LAVORO: la facilitazione del lavoro può essere definita come il tentativo di semplificare gli sforzi fisici e/o mentali su attività di routine già note offrendo vari aiuti visivi. La comunicazione visiva, se fatta correttamente, può essere più efficace della comunicazione linguistica, aumentando l’affidabilità nella trasmissione del messaggio favorendone maggiormente la comprensione e aumentando la velocità e la precisione con cui viene svolta l’attività. Ciò è dovuto al fatto che l’elaborazione grafica delle informazioni è un’attività umana involontaria, come la respirazione, che avviene nell’emisfero destro del cervello che è capace di lavorare più velocemente creando delle immagini mentali dall’impatto immediato.
5. FORMAZIONE PROFESSIONALE: Le informazioni dell’ambiente di lavoro consentono la formazione professionale, in quanto i dipendenti imparano dall’esperienza pratica acquisendo conoscenza. Queste informazioni apprese consentono alle persone un approccio creativo che supporta il miglioramento continuo delle proprie attività lavorative. Gli elementi visivi possono essere progettati in modo tale che le persone possano assorbire facilmente più informazioni possibili dall’ambiente e possano elaborarle più rapidamente per consentire il miglioramento, infatti l’utilizzo di immagini aumenta la capacità di memorizzazione dell’informazione che si vuole veicolare rafforzando il ricordo di quanto appreso. Dunque le visualizzazioni servono anche come promemoria, funzionano per il trasferimento della conoscenza e, se mantenute e aggiornate su base regolare, operano come meccanismo di feedback per le persone dell’organizzazione.
6. CREAZIONE DI PROPRIETÀ: Il visual management crea immagini per le parti interessate, permettendo quindi ad un potenziale dipendente che entra in questa organizzazione popolata di ambienti visivi di essere supportato nella propria attività lavorativa. Gli elementi visivi sono anche ampiamente utilizzati come strumenti di marketing interno per segnalare l’appartenenza al gruppo, per far conoscere la visione e la cultura dell’organizzazione e per avvisare tutti dei cambiamenti aziendali che stanno avvenendo.
7. GESTIONE PER FATTI: Il visual management si basa sull’uso di dati e fatti, oggettivando la realtà e liberandola dai giudizi soggettivi e personali. Ad esempio attraverso la visualizzazione delle performance si comprende facilmente se si sta migliorando oppure no e in che percentuale. Posti di fronte alla realtà, il management e i dipendenti cercano prima di tutto di concentrare i loro sforzi nell’affrontare i problemi piuttosto che cercare il colpevole.
8. SEMPLIFICAZIONE: Il visual management consente di comunicare messaggi complessi con semplicità, mantenendo l’organizzazione focalizzata sul monitoraggio, filtraggio, semplificazione e presentazione efficace dell’informazioni necessarie, corrette ed immediate nel luogo di lavoro e creando un terreno di informazioni da cui le persone possono attingere ogni volta che ne sentono il bisogno. Però, soprattutto per i processi decisionali, è necessaria una semplificazione dell’informazione, in quanto una mancanza o un overflow di informazioni può portare a scarse prestazioni, sprechi, decisioni sbagliate, conflitti, incomprensioni, angoscia e discordia.
9. UNIFICAZIONE: Attraverso l’efficace condivisione delle informazioni si possono rimuovere parzialmente i quattro limiti principali delle imprese (le barriere verticali tra i livelli gerarchici interni, le barriere orizzontali tra le unità funzionali, le barriere con il mondo esterno e le barriere geografiche dovute al fatto che diverse unità organizzative sono situate in differenti arre geografiche) e creare empatia all’interno dell’organizzazione. Quindi, costruendo un’organizzazione “senza confini”, le persone non lavorano più in modo isolato esclusivamente secondo i valori della propria funzione, ma condividono informazioni, apprendimento e conoscenza con gli altri, sviluppando empatia attiva, fiducia e aiuto reciproco e prevenendo il comportamento “questo non è il mio lavoro”. Pertanto, il visual management funziona da unificatore, favorendo l’eliminazione degli effetti dannosi della frammentazione e dei confini organizzativi e aumentando la sensibilità delle persone nel loro ambiente lavorativo.