Che cos’è ed utilizzo di SAP ERP per la gestione delle risorse umane

SAP ERP come strumento strategico per la gestione delle risorse umane

L’attuale contesto economico, in rapida e continua evoluzione, costringe le aziende ad operare in presenza di livelli crescenti di competitività e complessità. Devono essere in grado di definire strategie vincenti, promuovere lo sviluppo del business, conseguire gli obiettivi contenendo i costi. Per mantenere posizioni di vantaggio è necessario innovare non solo i prodotti, ma anche i processi. I sistemi IT sono di grande supporto se ben scelti, implementati ed utilizzati, in quanto possono facilitare la flessibilità di cui le aziende necessitano per differenziarsi sul mercato. Uno sistema ERP (Enterprise Resource Planning) è il giusto strumento che permette all’impresa di raggiungere questo obiettivo. È un prodotto software sviluppato per il business, costituito da un insieme di pacchetti, che permette alla società che decide di utilizzarlo di automatizzare ed integrare la maggior parte dei suoi processi di business. Condivide i dati comuni, opera sull’intera azienda e produce e accede alle informazioni in un ambiente real-time.
In particolare il prodotto ERP dell’azienda SAP si è dimostrato il più valido tra quelli presenti nel mercato, visto che riesce a tradurre in un sistema informativo le best practice dei processi riguardanti tutti le aree funzionali di un’azienda.

L’acronimo ERP è stato coniato nella prima metà degli anni ’90 per indicare che la caratteristica principale di questi sistemi è la gestione integrata di tutte le risorse che partecipano alla creazione dei prodotti e servizi di un’azienda. Si tratta di un software gestionale che raggruppa diversi moduli, integrati tra loro in un unico database. In pratica, l’ERP è un’evoluzione dei sistemi MRP (Materials Requirement Planning), sviluppati inizialmente solo per la programmazione dei piani di produzione e per gestire i materiali al fine di migliorare l’efficienza nei sistemi manifatturieri. La loro offerta si è ampliata progressivamente fino ad includere le altre funzioni di “back-office” come la gestione finanziaria, del magazzino, della logistica, del controllo qualità, delle risorse umane. Oggi la gamma di applicazioni si è ulteriormente allargata per integrare le varie componenti dei processi di business, includendo anche funzioni di “front office”, come la gestione automatizzata della forza vendita e i sistemi di supply chain management.

SAP è la più grande azienda al mondo che si occupa di software gestionale per le aziende. È stata fondata da un gruppo di cinque ex-dipendenti dell’IBM. Inizialmente, negli anni ’70, la visione dei suoi fondatori era quella di combinare le varie funzioni di business in un’unica applicazione con un database e fondarono la società che oggi è conosciuta come SAP AG per far diventare la loro idea realtà. L’acronimo SAP sta per “System, Andwendungen, and Produkte in Der Datanverarbeitung”, che può essere tradotto in inglese come “System, Application, Products in Data Processing”.
Il prodotto SAP attualmente più conosciuto è il sistema mySAP. È diventato così popolare poiché è in grado di fornire numerose funzionalità, che spaziano dai processi che seguono la fabbricazione dei prodotti ai servizi legati al prodotto una volta ultimato. Il fattore fondamentale che ha determinato il successo del software SAP è che può essere applicato in qualsiasi tipologia di industria. Ha al suo interno sia il concetto di enterprise resource planning (ERP) che business process reengineering (BRP), risultando in un’unica integrazione.

Il linguaggio di programmazione ABAP

ABAP (Advanced Business Application Programming) è il linguaggio di programmazione usato dagli sviluppatori SAP per definire nuove transazioni che compongono le applicazioni presenti in SAP R/3. È anche utilizzato dalle aziende per customizzare alcune applicazioni, per fornire ulteriori funzionalità.
È un linguaggio di programmazione di quarta generazione, presentando alcune caratteristiche simili ai moderni linguaggi di programmazione come C e Visual Basic. Permette di definire variabili, programmi modulari attraverso subroutine e chiamate a funzioni, accedere al database usando open SQL e programmazione orientata agli eventi.
ABAP viene maggiormente utilizzato per:

1. Report custom: un programma che legge dati specifici dal database e visualizza i dati attraverso lo schermo del computer o la stampante. Esso consiste principalmente di due schermate. La prima, chiamata selection screen, contiene i campi di input permettendo all’utente di inserire i criteri per il report. La seconda è l’ouput screen, che contiene la lista dei risultati ottenuti come output della selezione fatta;
2. Interfacce: sono programmi che leggono i dati da SAP e li scrivono in un file di sistema perché siano trasferiti ad un sistema esterno;
3. Transazioni custom: programmi simili alle transazioni SAP, definite per fornire funzionalità aggiuntive, indispensabili per il business dell’azienda.

La customizzazione

Il processo di customizzazione del sistema SAP, attraverso un’apposita configurazione o utilizzando il linguaggio ABAP, viene detto customizing ed è necessario per adeguare la soluzione alle esigenze del cliente. La configurazione è un processo che cerca di adattare i requisiti e i processi di business dell’azienda usando un codice transazione proprio di SAP, chiamato SPRO. Viene completato in un’apposita sezione del sistema e serve per rendere il sistema il più possibilmente flessibile al cliente.
Dato che la soluzione ERP di SAP è stata modificata negli anni in maniera tale che potesse essere usata dalle varie sedi di aziende multinazionali, il sistema è stato pensato perché i dati e le customizzazioni specifiche di ogni nazione potessero fare riferimento ad un unico sistema, ma in maniera indipendente gli uni dagli altri. A questo proposito viene quindi definito il mandante (o client), che è l’unità organizzativa di livello più alto in SAP. Questo significa che comprende tutte le unità organizzative in cui i dati vengono suddivisi. In pratica il mandante identifica una parte del database (con un codice identificativo) in cui viene creato un ambiente operativo. Ogni mandante è indipendente dall’altro, e qualsiasi operazione eseguita in un mandante non è visibile in nessun’altro mandante del sistema. Gli unici dati comuni a tutti i mandanti sono contenuti nel DataDictionary, che per questo motivo sono detti client indipendent. I dati contenuti nel DataDictionary servono a SAP per gestire le varie funzioni. Un’eventuale modifica a questi dati influirà su tutte le tabelle in tutti i mandanti.

Architettura

L’architettura di SAP R/3, e anche del suo successore mySAP, è basata sul modello client/server a tre livelli:

• Presentation Server
• Application Server
• Database Server

Benché segua tale modello, il sistema non è vincolato solamente a tre livelli, ma può essere esteso al modello client/server multi-tier. In SAP il software viene organizzato in livelli e funzioni in base alle loro posizioni. SAP R/3 deve avere almeno un presentation server e un application server ed esattamente un database server.

Presentation Server

Il Presentation Server è l’unico che viene eseguito sulla workstation dell’utente, poiché è a questo livello che viene lanciata l’interfaccia utente grafica di SAP (SAP GUI). Il livello contiene il software necessario per comporre la SAP GUI, facendo da interfaccia tra R/3 e gli utenti. Il sistema usa la GUI per fornire un’interfaccia grafica intuitiva perché l’utente possa inserire e visualizzare i dati. Il Presentation Layer manda l’input dell’utente all’Application Server e riceve da questo i dati da visualizzare. Mentre una componente della GUI viene eseguita, esso rimane collegato alla sessione da terminale dell’utente nel sistema R/3.

Application Server

In questo livello viene eseguita la business logic sottostante il sistema R/3. Esso manda i dati da presentare all’utente al Presentation Layer. Comprende il “know-how” amministrativo aziendale del sistema ed elabora programmi applicativi definiti dagli utenti, come ad esempio l’implementazione delle query, a supporto delle decisioni. Gli application server sono solitamente connessi attraverso una rete locale con il database server.
Il livello consiste di uno o più application server ed un message server. Nella pratica vengono utilizzati diversi application server perché così i servizi sono maggiormente distribuiti rispetto all’uso di un solo application server, dato che non tutti riescono a fornire sempre il massimo delle loro potenzialità. Ognuno di loro contiene un insieme di servizi usati per eseguire R/3. Il message server invece è responsabile delle comunicazioni che avvengono tra gli application server. Esso passa le richieste da un server all’altro, presente all’interno del
sistema, e contiene le informazioni sui gruppi formati dai server e sul carico corrente presente nel sistema, in modo tale da scegliere il server adatto al momento del log-on di un utente.

Quando una richiesta dal Presentation Server arriva all’Application Server, esso dirige la richiesta al dispatcher. Quest’ultimo rappresenta il processo centrale del Web Application Server e gestisce le risorse per le applicazioni coordinandole con il sistema operativo. Il compito principale del dispatcher include la distribuzione del carico della transazione ai work process, l’integrazione del presentation layer e l’organizzazione della comunicazione della transazione. Le richieste vengono prima salvate nella coda del dispatcher e poi elaborate, in
accordo con il principio “first-in, first-out”. Il dispatcher distribuisce le richieste una alla volta ai work process disponibili. I dati vengono realmente elaborati in questi ultimi, benché all’utente che ha creato la richiesta usando la SAP GUI non sia sempre assegnato lo stesso work process.

Non esistono assegnazioni fisse dei work process agli utenti. Per elaborare una richiesta dell’utente può essere necessario leggere i dati dallo schema ABAP del database o scrivere su di esso.

Per questo, ogni work process è collegato direttamente allo schema ABAP del database.

Una volta che il processo è completato, il risultato dell’elaborazione dal work process viene mandato dal dispatcher alla SAP GUI. Essa interpreta i dati ricevuti e genera la schermata di output per l’utente.
I buffer aiutano a velocizzare l’elaborazione delle richieste degli utenti. I dati spesso sono letti e raramente cambiati e possono essere tenuti come una copia del contenuto del database nella memoria condivisa dell’application server. Questo significa che i dati non devono essere sempre letti dal database ogni volta che risulta necessario, ma possono essere richiamati molto velocemente dal buffer.

Database Server

È nel database Server che risiede il DBMS relazionale. Questo livello è composto dal database managament system, centrale, che contiene tutti i dati presenti nel sistema R/3, e dal database stesso. R/3 supporta il database system fornito da molte aziende, come ADABAS D, la serie DB2, INFORMIX, Microsoft SQL Server e ORACLE, poiché SAP stesso non produce un proprio database.
L’intera architettura SAP è conosciuta con il nome di eSOA (Enteprise Service-Oriented
Architecture), la quale è una metodologia usata per costruire applicazioni affidabili orientate ai servizi. È adatta a supportare l’uso di servizi Web per garantire l’interoperabilità tra diversi sistemi così da consentire l’utilizzo delle singole applicazioni come parti del processo di business e soddisfare le richieste degli utenti in modo integrato e trasparente. Dato che SAP non produce l’hardware necessario a supportare i suoi sistemi, negli anni ha fatto in modo di fornire un prodotto che fosse aperto alle varie architetture hardware, in modo che il cliente potesse utilizzare l’infrastruttura IT che già possedeva.

Landscape

Ogni sviluppo SAP ha più ambienti di lavoro, che vengono chiamati landscape. Un landscape è un’implementazione completa di SAP. Quando le aziende sviluppano le applicazioni SAP, in realtà le sviluppano molte volte e queste vengono eseguite in parallelo. Inoltre, il reale storage richiesto dipende dal numero e di tipo di landscape. Solitamente sono tre e vengono chiamati: Sviluppo, Quality e Produzione.

Ogni implementazione di SAP inizia con il landscape di Sviluppo, che è generalmente di dimensioni ridotte. In effetti, tutti e tre i livelli architetturali potrebbero essere implementati in un unico livello.
Ogni cambiamento che vuole essere apportato al sistema per poi essere utilizzato in Produzione deve essere prima testato. Il landscape di Quality viene utilizzato proprio per questo scopo. I dati sono quelli che saranno utilizzati realmente, non solo un sottoinsieme. Questo protegge dalla possibilità che un cambiamento che funziona in un ristretto landscape come quello di Sviluppo possa fallire in un ambiente molto più grande come quello di Produzione. Se si presenta spesso la necessità di effettuare test di nuove funzionalità che devono essere poi portate in Produzione, allora è fondamentale che tale landscape abbia lo stesso numero di server e le identiche configurazioni dello storage presenti in Produzione. Inoltre i dati presenti nell’ambiente di Quality vengono spesso aggiornati con quelli presenti nel landscape più stabile con cadenza regolare.

Il cuore di ogni implementazione SAP è rappresentato dal landscape della Produzione. Tutti gli altri sono di secondaria importanza e ogni cliente SAP si sforza per assicurare la disponibilità di tale ambiente agli utenti, ogni volta che si rende necessario, 24 ore su 24, per tutti i giorni della settimana. Per questo motivo, upgrade del sistema, aggiornamenti dell’hardware e manutenzione del sistema che non rendono più disponibile il software, richiedono un’attenta pianificazione.

Poiché quando nuovi processi e strategie vengono aggiunte al sistema, lo Sviluppo viene utilizzato come landscape iniziale per introdurre i dati, si crea la necessità di spostare le funzionalità introdotte tra i vari ambienti. Ogni cambiamento viene inserito in una appropriata richiesta, denominata Transport Request. Un tool apposito, detto Transport Management System, aiuta a trasportare le richieste fino alla Produzione, una volta che esse sono state rilasciate.

L’accesso al sistema mySAP da parte degli utenti è possibile grazie alle transazioni. Una transazione è un programma e una parte del sistema. Il software raggruppa le varie transazioni in insiemi, chiamati moduli, sulla base dell’area di business a cui si riferiscono.
La figura seguente mostra la struttura modulare del sistema, suddiviso in base alle funzioni di business che compongono tipicamente un’impresa e i settori che vengono gestiti dal sistema informativo in oggetto.

Per questo motivo, l’integrazione è la parola chiave che separa SAP dalle altre applicazioni ERP. L’integrazione in SAP significa dunque che tutti i processi di business di qualsiasi organizzazione sono correlati e uniti l’uno con l’altro cosicché un cambiamento in uno dei settori del proprio business possa riflettersi negli altri.