Differenza tra programma, progetto, processo e operazioni in azienda

Caratteristiche di un progetto

La parola progetto ha insito il senso di slancio e tensione in avanti: deriva dal verbo latino “pròicere” (o in forma non contratta “pro iacere“), cioè lanciare o proiettare, ma anche in senso figurato, erigere edifici o simili. È proprio nell’origine del termine che si ritrova un predicato legato ad un’azione o una funzione, più che ad un sostantivo od un oggetto statico: il focus è infatti il futuro, inteso come pianificare, prevedere, far avanzare e controllare qualche cosa che, pur non esistendo ancora, darà risultati col passare del tempo. Quando normalmente si pensa alla definizione pratica di un progetto, la risposta in letteratura può trovare esplicitazioni diverse e molteplici, ma si basa su elementi ed indicatori ben definiti, una definizione utilizzata per progetto è sicuramente la seguente:

“Uno sforzo complesso, di regola di durata inferiore ai tre anni comportante compiti interrelati eseguiti da varie organizzazioni, con obiettivi, schedulazioni e budget ben definiti”

D’altro canto, la gestione per progetto riguarda quelle insieme di attività che perseguono un obiettivo da raggiungersi in un periodo di tempo predichiarato: il calcolo della durata delle attività di un progetto è da considerarsi frutto di analisi di tipo probabilistico in quanto risulta influenzata da innumerevoli fattori, per esempio errori di stima, e dipende dall’effort (ore/uomo necessarie per lo svolgimento dell’attività) e dal numero di risorse assegnate a quel task (maggiore è il numero di risorse, minore è la durata). La successiva determinazione del reticolo logico e delle dipendenze tra le attività completano il quadro degli elementi per calcolare il percorso critico (CPM) e quindi la durata dell’intero progeto.

 

Programma, progetto, processo e operazioni

Nel Project Management però è bene saper discernere tra due nozioni di fondamentale importanza dal punto di vista manageriale, che spesso vengono utilizzate come sinonimi di progetto, ma che in realtà hanno significati e peculiarità estremamente eterogenee tra di loro:

• Il “Programma” è un’iniziativa a lungo termine definibile come “un gruppo di progetti, programmi ausiliari e attività correlati e gestiti in modo coordinato al fine di ottenere benefici non possibili con la gestione individuale dei singoli progetti”. La gestione del programma è quindi l’applicazione di conoscenze, abilità, strumenti e tecniche per soddisfare i requisiti del programma stesso. Le organizzazioni con una gestione matura dei programmi hanno molto più successo di quelle che ne sono prive.
• Il “Processo” è “un insieme di attività, svolte in sequenza e/o in parallelo, che partendo da un dato input permettono di raggiungere un determinato output”, sia esso un prodotto, risultato o servizio pre-specificato. Gli asset dei processi organizzativi, che comprendono processi e procedure oltre alla conoscenza di base dell’impresa e i fattori ambientali aziendali possono vincolare le opzioni di Project Management ed è fondamentale selezionare i processi necessari per soddisfare gli obiettivi del progetto.

Le strutture organizzative eseguono delle attività per raggiungere una serie di obiettivi. In genere, è possibile classificare tali attività come appartenenti ad un progetto o funzioni operative, anche se le due categorie presentano talvolta aree comuni. Progetti e operazioni condividono molte caratteristiche: sono entrambi eseguiti da persone (team), sono vincolati da risorse limitate, sono soggetti a pianificazione, esecuzione e controllo. Tuttavia, essi sono da distinguere principalmente per il fatto che le funzioni operative vengono eseguite in modo continuativo e hanno natura ripetitiva, mentre la natura dei progetti risulta temporanea e unica. Inoltre, gli obiettivi dei progetti e operations sono anch’essi di natura fondamentalmente diversa: infatti, mentre lo scopo di un progetto è raggiungere il proprio specifico obiettivo e quindi concludersi, al contrario il fine ultimo di una funzione operativa è quello di intraprendere un’azione continuativa di supporto al business, dove il lavoro continua tramite l’assunzione di nuovi obiettivi. La Tabella seguente presenta un sunto di quanto affermato finora:

	OPERATIONS MANAGEMENT	PROJECT MANAGEMENT
ATTIVITA’	Continuative	Intermittenti
FOCUS	Periodi	Progetti
RIFERIMENTI	Stabili	Incerti
SCOPO	Produttivo/operativo	Creativo/innovativo
CONTROLLO	Feed-back (consuntivo)	Feed-forward (previsioni)
CENTRI	Di costo	Di investimento
FUNZIONI AZIENDALI	Acquisti, produzione, vendite	R&S, progettazione, ingegneria

In sintesi, i progetti costituiscono un metodo per organizzare quelle attività alle quali i normali limiti operativi aziendali non consentono di dare una risposta adeguata; vengono quindi spesso utilizzati come mezzo per l’attuazione del piano strategico di una struttura organizzativa (a prescindere dal fatto che il gruppo di progetto sia alle dipendenze della struttura organizzativa o sia un fornitore di servizi esterno), solitamente in seguito a:

1. Richieste di mercato/di un cliente;
2. Necessità aziendali di innovazione organizzativa/manageriale;
3. Progresso tecnologico;
4. Adempimento legale;